Программа введения сотрудника в должность как средство профессиональной адаптации молодого специалиста

В современных условиях молодому специалисту-выпускнику вуза особенно важно не только обладать профессиональными знаниями, умениями, компетенциями, но и владеть навыками быстрого вхождения в профессию, приспособления к содержанию и условиям трудовой деятельности, требованиям организации, непосредственного трудового коллектива и других факторов квалифицированного выполнения профессиональной деятельности. Таким образом, освоение новой социальной роли, профессиональное самоопределение, формирование личностных и профессиональных качеств, опыт самостоятельного выполнения профессиональной деятельности и вхождение в профессию являются элементами профессиональной адаптации молодого специалиста.

Обычно под профессиональной адаптацией понимают «систему мер и мероприятий, которые способствуют профессиональному становлению работника и формируют у него соответствующие профессиональные качества, а также помогают в освоении работником элементов организационной культуры и принятии нового социального статуса. В современном практике управления человеческими ресурсами термин «адаптация» в основном ассоциируется с адаптацией персонала на предприятии, под которой понимается процессом ознакомления, приспособления работников к содержанию, условиям трудовой деятельности и социальной среде организации. Нередко процесс такой «адаптации» на практике носит достаточно формальный характер, реализуется без учета категории принятого на работу специалиста (выпускник учебного заведения, молодой специалист или специалист с опытом работы и багажом знаний)» [1, с. 570].

Профессиональная адаптация как один из видов социальной адаптации имеет и предметную, и социально-психологическую сторону. Предметная сторона отражает отношение «подсистема "человек-профессия"», социально психологическая отражает отношение «подсистема "человек-человек" и "человек-коллектив"». Эти взаимосвязанные стороны являются двумя моментами единого процесса адаптации, они протекают одновременно, дополняя и интенсифицируя друг друга. При этом каждый аспект адаптации относительно самостоятелен [3, с. 29].

Исследователь В. М. Петровичев отмечает, что при рассмотрении профессиональной адаптации следует выделять «три взаимосвязанных аспекта:

• а)    адаптация как процесс приспособления специалиста к изменяющимся условиям профессиональной среды, характеризующийся своими пространственно-временными механизмами;

• б)    как результат этого процесса, характеризующийся степенью итоговой адаптированности человека;

• в)    как источник новообразований, характеризующийся комплексом формируемых качеств профессионала» [4, с. 49].

От взаимного соответствия этих компонентов зависят психологические состояния человека в процессе трудовой деятельности, характер поведения специалиста, степень эффективность его взаимодействия в системе «человек – профессиональная среда» и др.

Молодые специалисты, обладающие отличным багажом знаний, но не имеющие практического опыта, нередко сталкиваются с различными затруднениями в процессе профессиональной адаптации. Это вызвано тем, что специалист без опыта работы затрачивает больше времени на освоение новой социальной роли и профессиональных обязанностей, чем его коллега, имеющий возможно небольшой, но практический опыт в аналогичной должности. В такой ситуации успешность во вхождении в профессию во многом зависит от личных качеств самого молодого специалиста: инициативность, общительность, исполнительность, легкость в усвоении новой информации, стремление к профессиональному росту и др.

Анализ исследований направленный на изучение процесса профессиональной адаптации свидетельствует о том, что в адаптационный период сотрудников эффективность труда в среднем снижается на 15 %, а у молодых специалистов потеря труда ещё значительнее [2, с. 6]. Это связано с тем, что большинство молодых специалистов в первые дни работы больше всего опасаются не справиться с новой должностью, не найти общего языка с руководителями и коллегами, не быть воспринятым в целом и в итоге потерять работу или перспективы продвижения [5, с. 86].

Молодому специалисту - вчерашнему выпускнику вуза необходимо привыкнуть к новому режиму работы и отдыха, соблюдению трудовой дисциплины и норм внутреннего трудового распорядка, познакомиться с организационной структурой предприятия и местом своего подразделения в этой структуре. Отношения внутри нового коллектива, так же могут разительно отличаться от тех, которые сложились в вузовском социуме, где они носили преимущественно неформальный характер. Вместе с тем у молодых специалистов наблюдаются высокие требования, как к области реализации своих жизненных планов, так и к своей профессиональной сфере, что не всегда соответствует той действительности, с которой они сталкиваются при выходе на работу, что, несомненно, усложняет процесс их профессиональной адаптации.

Профессиональная адаптация нового сотрудника (в особенности не имеющего опыта профессиональной деятельности) в значительной мере определяется тем, насколько грамотно в организации выстроена система ввода сотрудника в должность и эффективно реализуется институт наставничества. Следует заметить, что зачастую руководители организаций ограничиваются оценкой только имеющихся функциональных качеств молодых специалистов и не уделяют должного внимания воспитательной работе с передачей необходимого опыта, навыков и умений, а также организационной культуры. Поэтому в современной организации особое значение имеет адаптация молодых специалистов.

Преодолению указанных выше затруднений молодого специалиста в процессе приспособления к содержанию и условиям трудовой деятельности, к непосредственной социальной среде способствует реализация совокупности процедур, направленных на сокращение периода профессиональной адаптации сотрудника в организации. Традиционно указанная совокупность процедур или мероприятий называется программой введения сотрудника в должность или программой ориентации сотрудника на рабочем месте, или, в значительной мере упрощенно, - программой адаптации.

Программа введения сотрудника в должность (программа адаптации) направлена на обеспечение:

• •    ориентации вновь принятого сотрудника на рабочем месте;

• •    быстрого «вхождения» сотрудника в должность;

• •    уменьшение количества возможных ошибок, связанных с началом деятельности нового работника;

• •    формирование у сотрудника позитивного образа компании;

• •    уменьшение дискомфорта в первые дни работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Данная программа отличается тем, что она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены. Организация и реализация данной программы обычно происходит силами службы управления персоналом с привлечением линейных руководителей. Реализация указанной выше программы осуществляется в несколько этапов.

Первый этап программы реализуется посредством вводноориентировочного инструктажа, личного ознакомления с организацией и рабочим местом, ориентационного собеседования с руководителем.

Вводно-ориентировочный инструктаж содержит информацию о компании в целом, ее истории, этапах развития, миссии, ценностях, ознакомления с организационной структурой, функциями структурных подразделений, правилах и нормах поведения, корпоративном стиле и традициях. Данная процедура может быть реализована в форме вводного собеседования с представителем службы персонала. Если организация крупная, то вводная процедура может быть реализована коллективно в форме вводного семинара-тренинга. Также вводно-ориентировочная часть содержит элементы самостоятельного изучения сотрудником и ознакомления с основными регламентирующими документами (корпоративный кодекс, портал обучения и т.п.).

Личное ознакомление с организацией обычно организует представитель службы персонала или непосредственный наставник нового сотрудника. Ознакомление с организаций, как правило, проводиться в форме экскурсии с целью формирования у нового сотрудника представлений о месторасположении служб и отделов, а также знакомства с ключевыми лицами организации и сотрудниками, с которыми специалист будет взаимодействовать в процессе работы. Немаловажным элементом ознакомления является представление нового сотрудника коллективу.

Ознакомление с рабочим местом, как правило, заключается в изучении технического и программного обеспечения, ознакомлении с методическими материалами, необходимыми для выполнения функциональных обязанностей, номенклатурой дел и т. д.

Ориентационное собеседование с руководителем проводиться обычно в свободной форме в первую неделю работы нового сотрудника в организации. Руководитель объясняет основные задачи и функции, отвечает на возникшие в процессе ознакомления вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

В ходе второго этапа осуществления программы формируется индивидуальный план мероприятий по адаптации нового сотрудника. Данный план обычно разрабатывается на основе существующих в организации стандартов, исходя из модели компетенций предполагаемой должности. План мероприятий корректируется в соответствии с личностными особенностями нового сотрудника и оформляется документом на базе заранее заготовленной формы.

Индивидуальный план включает вхождение в должность и работу молодого специалиста в должности. Вхождение в должность предусматривает освоение профессиональных обязанностей, изучение бизнес-процессов, первичное обучение и занимает минимальный период от испытательного срока - не более двух недель. Работа в должности представляет собой фактическое выполнение функциональных обязанностей новым сотрудником, освоение и развитие практических навыков под руководством наставника и достижение целей и задач, поставленных на период испытательного срока.

Содержание индивидуального плана сотрудника определяется заданными целями и задачами, которые сотрудник должен выполнить, а также конкретными компетенциями, которыми сотрудник должен овладеть. Индивидуальный план разделен на блоки по содержанию задач; каждый блок привязан к срокам выполнения задач и имеет закрепленного куратора, который отвечает за качество, сроки выполнения задач и участвует в промежуточной и итоговой оценке результативности деятельности нового сотрудника в период адаптации.

Если в организации существует институт наставничества, то кураторы выбираются из числа наставников, которые прошли специальное обучение и обладают всеми необходимыми знаниями и навыками для выполнения функций по сопровождению процесса адаптации молодого специалиста в организации. «Наставничество – это назначение в помощь новичку опытного работника со стажем работы в организации не менее двух лет, который делится своим профессиональным опытом, руководит процессом социальнопроизводственной адаптации, поддерживает молодого специалиста во время прохождения испытательного срока, отвечает на его вопросы и дает советы. Наставник ускоряет профессиональную адаптацию новичка, знакомит с другими сотрудниками и помогает влиться в коллектив» [5, с. 88]. Для новых работников с небольшим опытом (или без него) особенно важно назначение наставника или куратора, который планирует, сопровождает и оценивает деятельность нового члена коллектива во время прохождения им испытательного срока.

Безусловно, понятия «профессиональная адаптация» и даже «первичная адаптация на рабочем месте» намного шире, чем представления о соответствии результатов профессиональной деятельности нового сотрудника заданным параметрам в период испытательного срока. Подобная адаптация может занять гораздо более продолжительный период, чем время испытательного срока (например, адаптация к руководящей должности длится около года). Но в задачи программы введения сотрудника в должность входит оценка результатов адаптации нового работника в конце испытательного срока, т.к. именно этот период обозначается в Трудовом кодексе РФ как «крайний срок» для увольнения при неудовлетворительном результате испытания (ст. 71 ТК РФ), и именно он является рубежом для оценки.

Третий этап реализации программы адаптации предусматривает плановый контроль. Для того чтобы предотвратить неуправляемость процесса адаптации нового сотрудника и в случае необходимости вовремя внести необходимые коррективы на протяжении всего периода реализации программы адаптации планируются контрольные точки. Промежуточная оценка по контрольным точка может проводиться в форме собеседования, интервью, выполнения тестовых заданий, либо иметь формат констатации выполнения того или иного задания. Количество контрольных точек зависит от специфики должности, длительности испытательного срока и уровня подготовки специалиста.

Итоговая оценка результативности программы адаптации нового сотрудника – молодого специалиста проводиться по результатам прохождения им всего испытательного срока, как правило, за несколько дней до его официального окончания, и заключается в оценивании всех ключевых показателей, содержащихся в индивидуальном плане. По итогам оценки принимается окончательное решение об успешности адаптации сотрудника. В процедуре итоговой оценки принимают участие непосредственный руководитель, наставник адаптируемого сотрудника, руководитель направления или подразделения и представитель службы персонала.

Представленная программа введения нового сотрудника – молодого специалиста в должность (программа адаптации) позволяет работнику преодолеть возможные затруднения в процессе вхождения в профессию.

Об успешности профессиональной адаптации молодого специалиста можно судить по следующим показателям:

• •    отсутствие у сотрудника чувства напряжения, неуверенности;

• •    овладение сотрудником необходимым объемом знаний и

• навыков, требующихся для выполнения работы;

• •    демонстрация сотрудником рабочего поведения, отвечающего

требованиям профессиональной деятельности;

• •    соответствие рабочих показателей сотрудника установленным

нормативам;

• •    желание сотрудника совершенствоваться в работе;

• •    удовлетворенность самого сотрудника своими новыми

достижениями.

Построение системы адаптации сотрудников для организации также представляет ряд значительных возможностей:

• •    уменьшение стартовых издержек за счет уменьшения сроков

достижения новым сотрудником установленных стандартов выполнения работ;

• •    сокращению текучести кадров;

• •    экономия времени непосредственного руководителя и рядовых

работников;

• •    возникновение у нового члена коллектива чувства

удовлетворенности работой, снижению тревожности и неуверенности

• •    развитие стабильно работающего коллектива.

В заключении стоит отметить, что сочетание выстроенной системы адаптации в организации и определенной профессиональной мотивации молодого специалиста будет способствовать его успешной как профессиональной, так и социально-психологической адаптации на новом рабочем месте. Освоение новой социальной роли, формирование личностных и профессиональных качеств, опыт самостоятельного выполнения профессиональной деятельности станут для молодого специалиста условиями дальнейшего профессионального роста и карьеры.