Пути автоматизации бизнес-процессов вузов

В настоящее время, когда все более обостряется конкурентная борьба в различных секторах экономики, руководители предприятий и организаций все больше задумываются об оптимизации (а в некоторых случаях и о реинжиниринге) бизнес-процессов. Современные условия деятельности обязывают предприятия и организации быстро и адекватно реагировать на изменяющиеся условия внешней среды и вынуждают искать новые резервы повышения эффективности их деятельности, одним из которых можно назвать оптимизацию/реин-жиниринг бизнес-процессов. Согласно определению стандарта ISO бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. По определению М.Хаммера и Дж.Чампи, реинжиниринг бизнес-процессов – фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения коренных улучшений в критически важных в современных условиях критериях производительности, таких, как стоимость, качество, услуги, скорость. Реинжиниринг зачастую подразумевает автоматизацию бизнес-процессов на базе создания собственной или внедрения готовой информационной системы. Результатом подобного реинжиниринга является приведение бизнес-процессов к существующим моделям (MRP, ERP).

Если рассматривать данные организационные модели управления предприятием в хронологическом аспекте, то первой появилась модель Material Requirements Planning (Планирование потребностей в материалах) – MRP (конец 60-х гг.). Данная модель была предложена О.Уайтом, который в условиях автоматизации промышленных предприятий предлагал рассматривать производственные, снабженческие и сбытовые подразделения в комплексе. Такой подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в процессе производства (при изменении потребностей, корректировке заказов, недостатке ресурсов, отказах оборудования).

В дальнейшем развитие концепции MRP шло по пути расширения функциональных возможностей предприятия в сторону более полного удовлетворения потребностей клиентов и снижения производственных издержек. Затем появилась концепция MRP II, суть которой сводится к тому, что прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляются по всему циклу, от закупки сырья до отгрузки товара потребителю.

Дальнейшее развитие систем MRP II связано с преобразованием в системы нового класса – Enterprise Resource Planning (Планирование ресурсов предприятия ERP). Системы этого класса ориентированы на работу с финансовой информацией для решения задач управления большими корпорациями. Сюда включается все, что необходимо для получения ресурсов, изготовления продукции, ее транспортировки и расчетов по заказам клиентов.

В современных условиях именно корпоративные системы класса ERP являются оптимальными для внедрения в вузы. При этом можно выделить следующие основные подходы [2], в рамках которых осуществляется комплексная автоматизация вуза:

• 1.    Первый подход основан на внедрении коммерческих ERP-систем. Среди них можно выделить систему «Университет» (компания «Редлаб»), «Tandem University», «Галактика Управление Вузом», «Комплексная автоматизация вузов» (РАМЭК), решения для комплексного управления вузом на платформе 1С, Информационно-аналитическая система для вуза (ЛАНИТ).

• 2.    Второй подход предполагает построение КИС собственными силами вуза. При этом, в течение, как правило, многих лет создается эволюционирующая система, адаптиро-

• ванная к особенностям вуза и обеспечивающая автоматизацию всех основных его подразделений.

• 3.    Третий подход заключается в смешанном применении коммерческих систем и собственных программных решений. При этом применяются решения, зарекомендовавшие себя на ИТ-рынке. Собственные разработки образуют второй контур автоматизации – управление учебным процессом, куда включаются кафедры, деканаты, научные, учебные, и учебно-методические отделы, а также ректорат.

Эффект от внедрения КИС в вузе можно рассмотреть на примере ИС «Электронный университет», разработанной МГТУ им. Баумана [3].

Система позволяет реализовать следующие функции и сервисы.

• •    Сервисы для абитуриентов: онлайн-регистрация для поступления в ВУЗ, назначение времени сдачи вступительных экзаменов, рассылка электронных писем с информацией о поступлении.

• •    Сервисы для студента: информация об академической успеваемости за весь срок обучения, учебный план, уведомления о необходимости выплат, возможность оплаты с помощью кредитных карт.

• •    Сервисы для преподавателя: возможность просмотра преподавателями списка студентов и листа ожидания своего курса, академической успеваемости студентов курса, онлайн выставление оценки в электронную зачетку студента, составления индивидуального расписания преподавателя в матричной форме.

• •   Управление взаимоотношениями со студентами и абитуриентами за счет исполь

зования CRM-системы.

• •   Сотрудничество с компаниями-работодателями, организация взаимодействия

компаний и студентов-выпускников соответствующих специальностей.

• •   Планирование и отслеживание бюджета: управление активами, контроль выплат,

приобретение товаров и сервисов.

• •   Управление финансовой деятельностью, генерация отчетов по финансовой дея

тельности, управление сопровождающей финансовой документацией.

• •   Управление персоналом, учет трудовой деятельности каждого сотрудника, расчет

заработанной платы, система штрафов и поощрений, ведение истории сотрудников.

• •   Формирование отчетов по преподавателям, студентам, финансовому положению

Университета.

Внедрение ERP-систем в вузах является крайне сложным процессом, который требует систематического планирования и структурированного подхода. Вследствие широкого охвата автоматизируемых бизнес-процессов на внедрение подобных систем могут понадобиться годы. Кроме того, внедрение подобных систем сдерживает их высокая стоимость. Согласно [5], «нормальным объемом ежегодных расходов на создание, развитие и поддержку интегрированных информационных систем считается сумма, составляющая 5-10% годового бюджета организации» (250-500 тысяч долларов). В современных условиях общий усредненный уровень автоматизации вузов равен примерно 40% [4].