Пути совершенствования информационного обеспечения управления предприятием

Постановка проблемы. В современных условиях внедрение автоматизированной системы на предприятии вызвано объективной необходимостью улучшения качества процесса менеджмента на предприятии, что предполагает использование современных систем, позволяющих снизить временные и трудовые затраты в процессах управления предприятием.

Изложение материала. В отечественной практике существует множество примеров неудачных процессов автоматизации [1], когда вместо сокращения объемов ручного труда, пришлось увеличивать количество обслуживающего персонала. Причины таких неудач, в первую очередь, кроются в невнимательности руководства компании к проекту внедрения (рис.1.). Как видно из диаграммы, следующие «по популярности» факторы неудач это отсутствие целей проекта и неформализованость бизнес- процессов компании то есть, по сути, отсутствие предпроектного обследования компании.

Рисунок 1. Основные сложности при внедрении ИС в России

А среди факторов успеха (рис. 2.) выделяется заинтересованность менеджмента компании во внедрении системы. Это и участие руководства, и соблюдение плана внедрения, а также грамотная постановка целей и задач внедряемой системы, проведение обследование компании на наличие хаоса в бизнес-процессах, вместо того чтобы пытаться автоматизировать хаос.

Рисунок 2. Факторы успеха внедрения ИС

Зачастую преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте.

Эффект от внедрения локальной сети в ООО «ДЗОО «Автомобилист»» будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт.

Автоматизация системы управления предприятия ООО «ДЗОО «Автомобилист»» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Проведем оценку целесообразности предлагаемого проекта.

Отсутствие постановки задачи менеджмента в ООО «ДЗОО «Автомобилист»» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать.

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности. В результате внедрения в локальной сети и попытки автоматизировать частично документооборот произойдет значительное снижение потока документов. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес -процессами.

Внедрение программы потребует не малых капиталовложений от предприятия. В первую очередь затраты будут связаны с непосредственным проектированием системы. Сюда включается детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и затем само внедрение.

В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение информационной системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования информационных систем. По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.

В результате реализации данного проекта можно достичь следующего:

• 1.    Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

• 2.    При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Таким образом, реализация данного проекта является целесообразной, так как позволяет выйти предприятию на новый уровень информатизации. Что в свою очередь ведет к рациональному управлению, контролю над правильностью осуществляемой работы сотрудниками со стороны руководителей и повышению их грамотности в своей профессиональной области.