Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками по прочим операциям

В современных нестабильных условиях ведения бизнеса изучение расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками организации по прочим операциям имеет практическое значение, т.к. результаты работы каждой организации, ее конкурентоспособность напрямую зависят от уровня произведенных ею расходов.

Залогом эффективной работы любой организации является экономное и рациональное использование всех имеющихся ресурсов. В связи с этим актуальность контроля расходов с целью постоянного снижения их величины считается одной из приоритетных задач бухгалтерии каждой организации. Важнейшую роль в решении этой задачи играют учет и контроль, которые призваны обеспечить систему менеджмента полной и достоверной информацией обо всех расходах организации.

От того насколько своевременно и точно будут отражены операции расчетов на счетах бухгалтерского учета, а также насколько обоснованно будут использованы подотчетные суммы, расчеты с персоналом по прочим операциям, зависит и финансовый результат организации.

В ходе проверки в организациях расчетных операций с подотчетными лицами, наиболее часто встречаются следующие ошибки: ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);отсутствуют первичные документы или их недостаточное оформление;

нарушение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм.

Как известно, с 19.08.2017 г порядок выдачи денег под отчет изменился в связи с тем, что Центробанк переписал кассовый порядок (Указание от 19 июня 2017 г. № 4416-У) [1]. Согласно новым правилам выдачи подотчетных сумм , деньги могут получить даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым авансам. Ранее необходимо было отчитаться подотчетному лицу в 3-хдневный срок по полученным суммам в подотчет. Сейчас, список подотчетных лиц, как собственно и порядок выдачи наличных денег под отчет в организации устанавливает руководитель, издавая соответствующий приказ, а также фиксируя новые правила в учетной политике организации.

На мой взгляд , формируя учетную политику , следует в обязательном порядке прописать конкретные сроки для представления оправдательных документов и составления авансового отчета , в зависимости от целей получения денежных средств . Особую значимость приобретают случаи не возврата денег, полученных в подотчет.

Среди путей совершенствования расчётов с подотчётными лицами и расчетом с персоналом по прочим операциям в организациях, необходимо выделить следующие основные моменты :

• 1)    внедрение на практике детализированного кассового чека (что, сколько, где и за какую цену было приобретено подотчетным лицом), при этом недопустимо принимать к учету документ , в котором написано , к примеру, «канцтовары» без расшифровки ;

• 2)    создание приказа, в котором должен быть утвержден список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет;

• 3)    следует разработать внутренний приказ об установлении размера (норм) суточных; а для определения размеров предстоящих

расходов составлять расчет (смету) командировочных расходов, исходя из утвержденных нормативов

• 4)    утверждение сроков отчета в расходовании и возврата сумм ;

• 5)    ведение более информативно журналов регистрации работников, прибывших из командировки, и работников, направленных в командировку.

Что касается возмещения материального ущерба, можно предложить создать фонд на пополнение собственных средств, но в том случае, если виновным лицом является работник предприятия - это позволит работнику равномерно возмещать причитающиеся к выплате суммы.

Следует еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя организации контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечение расходования их по целевому назначению, т.к. система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, а также обеспечивает эффективную работу, как всего предприятия, так и всех работников [3].

Если применять следующие действия, то улучшения функционирования предприятия в данной области расчетов не замедлят себя ждать , а именно: - контролировать порядок выдачи подотчетных сумм и отчетов по ним;

• -    проводить регулярно инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками по прочим операциям, в т.ч. внеплановые;

• -    для более четкого контроля по движению документов необходимо разработать и внедрить графики документооборота и ознакомить с ними всех исполнителей под подпись;

• -    постоянно проверять состояние расчетов с сотрудниками по просроченной задолженности.

Таким образом, повышая уровень системы внутреннего контроля за использованием денежных средств и доскональным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям , а также совершенствуя все направления учета расчетов , организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках, а также добиться максимально эффективной работы .

( 19 июня 2017 г. № 4416-У)«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [Электронный ресурс]: (с изменениями). – Доступ из справ.-правовой системы «Консультант – Плюс». Режим доступа:

INFORMATION SOURCES

• 1.    The indication of the Bank of Russia from 3/11/2014 No. 3210-U (an edition from 2/3/2015) (It is new. Decree. of June 19, 2017 No. 4416-U) "About an order of conducting cash operations by legal entities and the simplified order of conducting cash operations by individual entrepreneurs and small business entities" [An electronic resource]: (with changes). – Access from. - the legal system "The Consultant — Plus". Access mode: http://www.consultant.ru

• 2.    Kondrakov N.P. Accounting at small enterprises: studies. grant / N.P. Kondrakov.-Moscow: Avenue, 2015. – 495p.

• 3.    Fedorova E.A. Control and audit [Text]: studies. grant / E.A. Fedorova. - M.: UNITY-DANA, 2015. - 229 p.

"Экономика и социум" №2 (45) 2018