Пути усиления контроля за сохранностью и использованием основных средств в торговых организациях

Исследование организации внутрихозяйственного контроля сетевых торговых объектов показывает, что, не смотря на то, что в целом контроль за сохранностью основных средств организован на довольно высоком уровне, в нем присутствует ряд недостатков существенно снижающих его эффективность.

Наиболее выраженные слабые места контроля основных средств связаны с географической удаленностью лиц, на которые возложен контроль от самих объектов основных средств.

Такая ситуация обуславливает возникновение ряда сложностей в организации эффективного контроля за сохранностью и использованием основных средств, что приводит к определенным видам нарушений.

Основным недостатком внутрихозяйственного контроля основных средств является низкий уровень контроля за сохранностью и использованием основных средств непосредственно в торговых объектах.

Работниками, обеспечивающими контроль основных средств в данном направлении внутрихозяйственного контроля чаще всего являются директор торгового объекта и менеджер торгового зала. Однако кроме этого контроль за сохранностью основных средств возложен на начальника соответствующего отдела контроля сохранности использования основных средств (далее отдел технического обслуживания торгового оборудования) который чаще всего располагается в здании общего руководства торговой сетью.

И если менеджер торгового зала и директор торгового объекта осуществляют непосредственный контроль за сохранностью и использованием основных средств, то контроль начальника отдела технического обслуживания торгового оборудования, который также должен осуществляться какими-то методами отсутствует.

По сути, отдел технического обслуживания торгового оборудования осуществляет и контролирует только ремонтные работы торгового оборудования, в то время как контроль за сохранностью и правильностью использования основных средств по факту полностью возложен на руководство магазина. Такая ситуация может обусловить наличие ряда проблем, в том числе и умышленную перенастройку весового оборудования, неправильные условия хранения отдельных видов товаров с целью экономии энергоресурсов и т.д.

Поэтому на наш взгляд, целесообразно утвердить ряд контрольных форм для отдела технического обслуживания торгового оборудования. С целью усиления контроля за сохранностью и правильностью использования основных средств непосредственно в торговых объектах розничной сети. Так, отдел технического обслуживания торгового оборудования должен раз в квартал осуществлять обязательную проверку сохранности и правильности использования основных средств, так и внезапную проверку правильности использования весового и холодильного оборудования. Документально результаты проверки могут оформляться в журнале, форма которого представлена на рисунке 1.

Журнал учета ежеквартальной проверки сохранности и правильности использования торгового оборудования торговых объектов

Наименован ия торгового объекта	ФИО проверяю щего	Дата проверки	Выявленные недостатки (ошибки)	Выявленные объекты основных средств требующие ремонта и не включенные в график ремонта основных средств на соответствующий период	Подпи сь провер яющег о
График проверки утверждается в начале года			Контрольная часть составляется по результатам проверки
Магазин 1
Магазин 2
Магазин n

Рис. 1 Предлагаема форма «Журнала учета ежеквартальной проверки сохранности и правильности использования торгового оборудования

Как видно из рисунка, данная форма объединяет в себе как плановую часть, представленную в виде графика проверок который утверждается в начале года, так и контрольную часть, которая составляется по результатам проверки. Данная форма контроля преследует две цели.

Во-первых, это усиление контроля за сохранностью и использованием основных средств. Так выявленные в результаты проверки недостатки фиксируются в журнале с указанием конкретных объектов, по которым они были выявлены и при проведении проверки в следующем квартале или внезапной поверки, что позволит контролировать, насколько оперативно магазин устраняет выявленные недостатки.

Во вторых, в ходе проверки можно выявить объекты которые требуют планового ремонта, однако не учтены в графике ремонта основных средств на соответствующий период. Запись в данном журнале будет являться основанием для внесения изменений в график ремонта основных средств.

Внезапную проверку целесообразно проводить ежемесячно по каждому торговому объекту исключительно в разные даты, для усиления факта внезапности проверки. Что касается объектов проверки они должны касаться только весового и холодильно-компрессорного оборудования, ошибки в использовании которых встречаются наиболее часто. План таких проверок целесообразно составлять внутри отдела технического обслуживания торгового оборудования в начале каждого месяца и предусмотреть в должностных инструкциях данного отдела пункт о неразглашении данной информации. Помимо непосредственно составляемых актов проверок, их учет целесообразно вести в журнале, примерная форма которого может быть представлена на рисунке 2.

Журнал учета внезапной проверки сохранности и правильности использования весового и холодильно-компрессорного оборудования торговых объектов

Наименования торгового объекта	ФИО проверяющего	Дата внезапной проверки	Выявленные ошибки в использовании оборудования	Отметка об устранении выявленных ошибок при следующей проверке	Подпись проверяющего
Магазин 1
Магазин n

Рис. 2 Предлагаема форма «Журнала учета внезапной проверки сохранности и правильности использования весового и холодильнокомпрессорного оборудования»

Предложенная форма журнала позволит не только усилить контроль за наиболее неправильно используемыми видами торгового оборудования, но и позволит отслеживать торговые объекты, в которых наиболее часто встречаются неправильная настройка весового оборудования и другие ошибки в его использовании, и тем самым усилить контрольные процедуры в их отношении.

Еще одним слабым участком контроля за сохранностью и использованием основных средств является низкий уровень контроля ремонтных работ в части их длительности.

Во многих торговых сетях контроль за длительностью отдельных видов ремонтных работ и их сопоставимостью по времени проведения не осуществляется вообще. Вследствие этого, отдельные работники могут проводить одни и те же виды ремонтных работ с разницей в 3-10 дней.

На наш взгляд, такое положение дел дает работником ремонтной бригады возможность безнаказанно совершать внутрисменные прогулы, не влекущие за собой никаких последствий в виде изменения стимулирующей части их оплаты труда.

Для усиления контроля в данной области, на наш взгляд, целесообразно вести учет длительность проведения отдельных видов ремонтных работ с целью последующего нормирования времени ремонта для наиболее типичных поломок. Примерная форма такого журнала может быть представлена на рисунке 3.

Журнал учета ремонтных работ торгового оборудования

№ и дата Акта ремонтных работ	Характер поломки и ее причина	Дата начала ремонтных работ	Дата окончания ремонтных работ	Время, затраченное на непосредственн ое проведение ремонтных работ по оценке работника	Примеча ния

Рис. 3 Предлагаема форма «Журнала учета ремонтных работ торгового оборудования

Данная форма позволит накапливать информацию о продолжительности отдельных видов ремонтных работ и установить среднее время продолжительности ремонта, которое впоследствии позволит выявлять отклонения от средних норм и анализировать причины их возникновения. Кроме этого установленные нормы позволят повысить контроль за использованием рабочего времени ремонтной бригады и возможно повысить зависимость размера их заработной платы от результативности их труда.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что основные недостатки в организации внутрихозяйственного контроля основных средств в торговых сетях в первую очередь связаны с удаленностью торговых объектов от отдела на который возложены основные функции за их контролем. В результате этого возникают определенные сложности, связанные с повышением эффективности контроля, своевременности организации ремонтных работ, с достоверным учетом потерь рабочего времени ремонтной бригадой, правильности использования весового и измерительного оборудования.

Для устранения указанных выше недостатков, на наш взгляд, целесообразно:

• 1    Для усиления контроля за сохранностью и правильностью использования основных средств отдел на который возложены функции контроля за сохранностью и использованием основных средств должен раз в квартал осуществлять обязательную проверку сохранности и правильности использования основных средств, и ежемесячную внезапную проверку правильности использования весового и холодильного оборудования. Результаты проведенных проверок должны фиксироваться в соответствующих контрольных регистрах:

• -    журнале учета ежеквартальной проверки сохранности и правильности использования торгового оборудования;

• -    журнале учета внезапной проверки сохранности и правильности использования весового и холодильно-компрессорного оборудования.

• 2 Для усиления контроля за качеством и своевременностью проведения ремонтных работ ввести «Журнал учета ремонтных работ торгового оборудования» для учета информации о продолжительности отдельных видов ремонтных работ с целью устранения потерь рабочего времени рабочими ремонтной бригады.

Введение предложенных мероприятий и учетно-контрольных регистров позволит повысить эффективность внутрихозяйственного контроля за состоянием и использованием основных средств, улучшить качество и своевременность выполнения ремонтных работ, предотвратить потери рабочего времени, предупредить внезапные поломки торгового оборудования, а также в целом повысить качество информации для принятия управленческих решений

«Экономика и социум» №11(30) 2016