Разработка и обоснование эффективности внедрения системы KPI на предприятиях малого и среднего бизнеса

Действующие системы оценки, базирующиеся на основе устаревших и практически бесполезных методов эталона и критических случаев, показали свою неэффективность и создали угрозы потери прибыли и конкурентоспособности в будущем. Можно смело сказать, что в настоящее время существуют все предпосылки для разработки и внедрения новой системы оценки персонала на основе KPI методик, адаптированных под предприятия малого и среднего бизнеса.

Чтобы достичь максимальной эффективности от работы данной системы она должна быть простой, доступной и понятно формализованной. Для решения этой проблемы необходимо разработать и внедрить положение о KPI, карты и методики расчета каждого ключевого показателя, что показано в таблице 1158.

Таблица 1. – Документы, регламентирующие систему KPI на предприятии

К основным задачам при разработке KPI методики на предприятии будут относиться воплощение стратегии компании в конкретные задачи и показатели, функционирование которых будет осуществляться балансом финансовых и нефинансовых показателей в рамках единой системы оценки. Для осуществления этой задачи необходимо задействовать сотрудников из всех функциональных направлений деятельности компании, при взаимодействии с которыми будет разработана система ключевых характеристик и требований, предъявляемых к KPI системе. Если не выполнить данные условия, то достижения ожидаемого результата, от внедрения системы ключевых показателей эффективности, может сильно затянуться.

После разработки и утверждения основных документов, необходимо провести работу по разъяснению персоналу сути данной системы, принципа ее работы и возможных вознаграждений. Далее следует разработать карты эффективности, которые позволят установить определенный состав показателей эффективности и в разы поднимут трудоспособность персонала. При разработке карт стоит учитывать, что для каждого работника необходимо устанавливать только те показатели, на достижение который он реально сможет повлиять своим трудом, в свою очередь работники смогут понимать чего от них хотят и к чему им стоит стремиться.

Алгоритм построения карты KPI выглядит следующим образом:

• а)  формулировка целей и определение желаемого результата

вследствие их реализации;

• б)  построение списка задач, которые предстоит решить для

• ¹⁵⁸ Мягков Е. Как разработать, формализовать и внедрить систему KPI в компании // Финансист. – № 11. –

  2008. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.cfin.ru/management/practice/kpi_rollout.shtml

достижения поставленной цели;

• в)    выявление проблемных факторов, которые будет необходимо учитывать и решать для достижения поставленных задач;

• г)    создание перечня конкретных ключевых показателей эффективности.

Результат разработки и внедрения карт KPI принесет плоды уже при первом использовании данной методики. У руководителя пропадет необходимость расставлять приоритеты между работниками, ведь система KPI теперь это будет делать за него. Та часть персонала, которая серьёзно и добросовестно подошла к выполнению поставленных задач получит заслуженный бонус. А те, кто не смог или не захотел выполнять поставленный перед ними план работ, будут вынуждены писать объяснительные на имя своих непосредственных руководителей, в которых будут указаны причины невыполнения поставленной задачи. При этом стоит учесть нюанс, что если работник не может выполнить план по объективным, не зависящим от него причинам, то следует немедленно внести корректировки на случай возникновения таких причин в будущем. Данный подход к внедрению системы оценки на основе KPI показателей будет являться самым быстрым и эффективным не только потому, что будет мотивировать работников, но и сигнализировать о возможных проблемах и отклонениях от поставленных задач.

Предполагаемый экономический эффект от внедрения системы KPI:

• а)    увеличение эффективности труда, путем сокращения ненужных дублируемых функций;

• б)    значительное повышения эффективности труда путем роста мотивации и постоянного контроля за трудовой активностью работников;

• в)    установление правильных стратегических приоритетов, которые будут способствовать дальнейшему эффективному существованию организации;

• г)    рост конкурентоспособности.

Решающим этапом обоснования эффективности внедрения системы KPI на предприятии будет анализ возможных преимуществ и недостатков этой системы касательно данного предприятия, который детально рассмотрен в таблице 2 и 3. За основу возьмём бальную систему оценки со шкалой от 2 до 0, соответственно 2 – первоначальное предположение полностью верно, 1 – первоначальное предположение верно частично и требует более детального рассмотрение, 0 – первоначальное предположение не верно.

Таблица 2. – Анализ предполагаемых преимуществ от внедрения KPI

Таблица 3 – Анализ предполагаемых недостатков от внедрения KPI

В результате анализа предполагаемых преимуществ и недостатков от внедрения системы оценки с помощью ключевых показателей эффективности можно сделать следующий вывод: предполагаемых недостатков в результат анализа оказалось гораздо меньше, чем планировалось, и их суммарный вес составил 3 балла, при том, что суммарный вес преимуществ составил 7 баллов. На основе полученных данных отчетливо видно, что предполагаемая выгода более чем в 2 раза превышает возможные потери и, следовательно, внедрение системы KPI является целесообразным и обоснованным.

Данная система позволит быстро выявить проблемные места и низкоэффективных сотрудников организации, т.к. данные карты будут выдаваться каждому сотруднику. С одной стороны, это повысит прозрачность и удобность системы для самих работников, с другой стороны, повысится эффективность и скорость внедрения для организации, т.к. в случае невыполнения плана сотрудникам на обратной стороне придётся объяснять причины данного события.