Разработка программы электронного документооборота

В результате того, что были созданы глобальные компьютерные сети, мы видим переворот в областях, связанных с передачей и распространением информации [1, 2]. С применением методик удаленного доступа проводятся торги, партнеры в них совершают сделки, не уходя из офиса. Поручения, связанные с переводом денег можно передавать в банк как компьютерные данные за несколько секунд. Чтобы сделать заключение договора в письменной форме, уже нет необходимости представлять его на бумаге и делать заверение подписи и печати - можно заверить компьютерные файлы с текстами договора электронными цифровыми подписями и направить их по телекоммуникационным каналам партнерам [3, 4].

Осуществление компьютеризации информационной деятельности помогло людям заметно ускорить процессы, связанные с обработкой, поиском, передачей информации, увеличить характеристики надежности по хранению ее в больших массивах и в результате будет преодоление так называемого "второго информационного барьера" [5, 6].

Целью работы является разработка системы электронного документооборота при поддержке сетевых возможностей.

Возможность быстрой разработки позволяет сэкономить время, потраченное на разработку исполнителями, что в итоге ведет к низкой стоимости разработки и, как следствие – получается конкурентоспособная цена реализации [7, 8].

Оптимизация является важной для всех приложений без исключения [910]. Встроенные в среду разработки методы оптимизации работы скомпилированных средой исполняемых файлов дают возможности в будущем уменьшить расходы на доработку приложения.

В базе данных можно отметить такие таблицы:

-Дата поступления;

• - Входящая документация;

  -Отписано;

  -Отдел;

  -Сотрудники;

  -Отчеты;

  -Документы;

• - Архив авансовых отчетов;

• - Архив актов выполненных работ;

• - Архив доверенностей;

• - Архив договоров;

  

• - Архив заявок на кассовый расход;

• - Архив заявок на получение наличных денег;

• - Архив накладных;

• - Архив платежных поручений;

• - Архив приходных ордеров;

• - Архив расходных ордеров;

• - Архив счетов;

• -Архив счетов-фактур;

  -Архив товарных чеков.

Меню программы создано таким образом, чтобы пользователю было удобно работать с ним постоянно – все необходимые окна вынесены в отдельные пункты меню.

Системные требования программы подготовки и хранения документов «Документы и бланки» такие:

-Операционная, относящаяся к типу Windows (версия не меньше 8);

-Процессор, имеющий частоту не меньше 2,0 ГГц;

-Оперативная память с объемом не меньше 2048 Мб;

-Объем видеопамяти не менее 512 Мб;

-Разрешение экрана не менее 1024x768;

-Клавиатура, мышь.

-Сетевая карта.

Вся документация разрабатываемой системы хранится в зашифрованных файлах. Каждый документ, отчет и другие данные индексируются для обеспечения быстродействия базы данных при больших объемах информации.

В окне «Отделы предприятия» есть поля описания отдела и его структуры, а также предусмотрен список сотрудников, приписанных к этому отделу. Соответствующими кнопками можно добавлять, редактировать и удалять записи о сотрудниках.

Пролистывать входящую документацию можно кнопками « ^ » и « ^ ». Кнопки «Сохранить» и «Удалить» производят соответствующие своему названию действия: сохраняют внесенные пользователем изменения в документе или удаляют его.

Для внесения документов в электронный вид используется группа пунктов меню «Документы». Она включает в себя бланки следующих документов: авансовый отчет; акт выполненных работ; доверенность; договор; заявка на кассовый расход; заявка на получение наличных денег; накладная; платежное поручение; приходный ордер; расходный ордер; счет; счет-фактура; товарный чек.

Кнопка «Печать», расположенная в каждом окне документов, открывает окно для печати документов, где можно также настроить параметры печати.