Разработка системы кадрового учета

Деловая активность любой организации зависит от грамотного управления и руководства сотрудниками. Руководитель организации должен иметь своевременную и полноценную информацию о штате сотрудников, чтобы принимать различные управленческие решения. Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров. Актуальным направлением развития современной организации является применение автоматизированных систем. Эти системы составляют фундамент информационной деятельности во всех сферах, начиная с управления производством и заканчивая управлением семейного бюджета. Внедрение ИТ в деятельность организации позволит ей существенно повысить эффективность и упростить деятельность кадрового отдела. Из этого следует, что автоматизация кадрового делопроизводства является нужным и перспективным процессом.

Работа специалиста по кадровому учету представляет собой учет кадров. Он выполняет такие функции, как: оформление документов о приеме на работу сотрудника, составление личных карточек и ведение личных дел сотрудников, составление графика отпусков, составление приказов на отпуск, составление приказов на увольнение, составление приказов о переводе на другую должность, также очень важной функцией является составление отчетной документации, например, отчета «Сведения о состоянии кадров в отрасли». Учет является трудоемкой функцией управления. Отличительная особенность учета – большая массовость и однородность поступающей информации. Необходимость постоянно иметь актуальную информацию, чтобы по запросам иметь возможность получать различные характеристики о сотрудниках и любые результирующие отчеты о деятельности по управлению сотрудниками, приводит к выводу о необходимости создания информационной системы с базой данных о сотрудниках.

Созданная система должна включать в себя непосредственно саму базу данных и клиентское приложение для работы с ней.

В базе данных будет храниться атрибутивная информация, связанная между собой с помощью ключевых полей.

Клиентское приложение будет включать следующие пункты меню:

• 1)   справочники;

• 2)   личная карточка;

• 3)   приказы;

• 4)   график отпусков;

• 5)    поиск;

• 6)    отчет.

На рисунке 2 представлена мнемосхема «Как есть» для автоматизируемого процесса.

0™ет                    Haua/ъник отдела ) 3 М СТ О правовой и кадровом работы

Рисунок 2 – Мнемосхема процесса кадрового учета «Как есть»

При использовании ИС будут изменены функции отдела, связанные с работой с входной и выходной информацией. Ручной ввод входной информации и возможность автоматического формирования приказов, личных карточек, графиков отпусков. Порядок ввода первичной информации будет организован следующим образом: при поступлении сотрудника на работу заполняется личная карточка, затем заполняется приказ о приеме на работу. Далее, при необходимости, заполняются: приказ о переводе на другую должность, приказ об отпуске, приказ об увольнении. В процессе деятельности отдела автоматически формируются такие документы, как: «Приказ о приеме на работу», «Личная карточка сотрудника», «Приказ о переводе на другую должность», «Приказ об увольнении», «График отпусков», отчет «Сведения о состоянии кадров в отрасли».

В системе предусмотрена система справочников, которая позволит сформировать такие справочники, как:

• -    справочник должностей;

• -    справочник отделов.

Вся необходимая информация в эти справочники вводится с помощью разработанных экранных форм.

Также в ИС предусмотрена система запросов, которая реализует следующие функции:

• - запрос списка сотрудников по отделам;

• - запрос списка сотрудников по должностям;

• - запрос информации по ФИО сотрудников;

• - запрос информации о текучести кадров;

• - запрос информации об отпусках.

На рисунке 3 представлена мнемосхема процесса кадрового учета

«Как будет»

Рисунок 3 - Мнемосхема процесса кадрового учета «Как будет»

Предполагается создание реляционной базы данных (БД), которая представляет собой совокупность взаимосвязанных таблиц: строка таблицы содержит информацию об одном объекте, а столбцы описывают характеристики этих объектов.

На рисунке 4 представлена диаграмма классов.

class Диаграмма классов

Приказ об увольнении

-

-

-

Отделы

Личная карточка сотрудника

Код отдела: int Наименование: char Телефонный номер: char

1..

Код приказа: int

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Номер приказа: int

ФИО сотрудника: char

Табельный номер сотрудника: int

Дата составления: date Основание для увольнения: char

Должности

Код должности: int

Наименование должности: char

Оклад: char

Вид работы: char

Количество ставок: int

1..*

Приказ о переводе на другую должность

Код приказа: int Форма по ОКПО: int Форма по ОКУД: int Номер приказа: char Дата составления: date Дата первода: date Вид первода: char Код отдела: int Код должности: int

Табельный номер сотрудника: int Основание для перевода: char

Табельный номер сотрудника: int

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Дата: date

ИНН: int

СНИЛС: int

Характер работы: char Паспортные данные: int Пол: char

Фамилия: char

Имя: char

Отчество: char

Гражданство: char

Код по ОКИН: int

Дата рождения: date

Место рождения: char

Код по ОКАТО: int

Знание иностранного языка: char

Образование: char

Семейное положение: char Наличие детей: int

Фактический адрес: char

Статус: char

Код отдела: int

Код должности: int

Номер служебного контракта: int

Стаж: int

Приказ о предоставлении отпуска

Код приказа: int

Номер приказа: int

Дата составления: date

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Табельный номер сотрудника: int

Количество дней: int

Дата начала отпуска: date

Дата окончания: date

ФИО сотрудника: char

Код графика: int

Приказ о приеме

I ..

*

. .

Код приказа: int

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Номер приказа: int

Дата составления: date

Дата приема: date

ФИО: char

Табельный номер: int Характер работы: char Основание для принятия: char

График отспусков

Код графика: int Наименование: char Дата составления: date Форма по ОКУД: int Форма по ОКПО: int

Рисунок 4 – Диаграмма классов

Программа эксплуатируется на персональном компьютере (ПК) типа IBM PC/AT. Для работы в диалоговом режиме используется экран дисплея, клавиатура и манипулятор типа «мышь». Программа работает под управлением ОС Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/Vista (рекомендуется Microsoft Windows XP), с оперативной памятью 512 Мб и выше.

Для входа в систему необходимо ввести логин и пароль. Окно ввода представлено на рисунке 5.

Рисунок 5 – Окно ввода логина и пароля

Если аутентификация прошла успешно, открывается следующее окно, представленное на рисунке 6.

Рисунок 6- Главное меню ИС

Рассмотрим функцию приема сотрудника на работу. При приеме на работу необходимо заполнить личную карточку, приказ о приеме на работу.

На рисунке 7 представлена форма до заполнения данными.

Рисунок 7 – Просмотр формы «Личная карточка сотрудника»

На рисунке 8 представлена форма с добавленной записью.

Рисунок 8 – Результат добавления

Также необходимо сформировать личную карточку в формате docx, для этого необходимо выделить строку, нажать на кнопку «Сформировать» и сохранить файл в нужной папке. Результат представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 – Результат экспорта данных