Реализация функций контроля учетной системы организации через ее учетную политику

Внутренний контроль представляет собой систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых ее руководством с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Нормативное регулирование внутреннего контроля осуществляется посредством Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Правилом (cтандартом) аудиторской деятельности № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» . В соответствие с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» [1], экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Порядок организации и функционирования системы внутреннего контроля зависит от размеров и сложности структуры организации. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности подтвердили важную общественную функцию аудита: подтверждение или не подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности, на основе которой впоследствии пользователи этой отчетности могут принимать решение о ведении дел с данным экономическим субъектом [3]. Независимость мнения внутреннего аудитора заключается в его свободе от проверяемых служб, но не от руководства. Внутренний контроль может осуществляться несколько раз в год, что существенно повышает эффективность деятельности структурных подразделений организации.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации - циклы снабжения, производства, реализации и финансовоинвестиционный цикл. Внутренний контроль принимает различные организационные формы: он может быть организован на крупных и средних предприятиях как самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся непосредственно руководителю организации, а может быть организован как самостоятельное структурное подразделение головной организации, осуществляющее контроль за дочерними и зависимыми организациями.

Несомненными плюсами также являются гораздо меньшие затраты в сравнении с внешним аудитом и глубина знаний внутренними аудиторами стиля работы, управления, культуры и политики предприятия. Деятельность по внутреннему контролю деятельности организации находит отражение практически во всех действиях ее руководства: в корпоративной политике, устной и письменной документации, а также в принятии решений.

Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, т.е. затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь из-за ее отсутствия. Если она будет работать эффективно, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита. Важно отметить, что целью предприятия должно являться не создание системы внутреннего контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие ошибок в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять. При этом даже хорошо организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности с точки зрения достижения поставленных целей. Эффективность системы внутреннего контроля базируется на следующих определяющих факторах: система показателей, наиболее полно характеризующих деятельность организации; компетентность лиц, осуществляющих контроль (отражает знания и навыки, необходимые для выполнения поставленных задач); этическое поведение и честность проверяющих.

Создание действенной системы внутреннего контроля позволяет контролировать не только сохранность денежных средств и имущества, законность и целесообразность финансовых и хозяйственных операций, но и дисциплину персонала организации.

Система внутреннего контроля применяется почти во всех организациях, поскольку законодательство требует обязательного проведения инвентаризации при смене руководства предприятия, при смене материально ответственных лиц, а также на конец года перед составлением годового баланса.

Система внутреннего контроля способствует сокращению экономических правонарушений. Внутренний контроль осуществляется на всех уровнях управления экономическим субъектом. В высшем звене он ведется через администрацию и аппарат главного контроллера, например отдел внутреннего аудита.

В среднем звене контроль осуществляется посредством финансовой, бухгалтерской, кадровой и других служб, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты деятельности за определенный период, выявляют отклонения и устанавливают причины. Таким образом, внутренний контроль имеет значение в выявлении и мобилизации резервов, способствует повышению эффективности и качества работы, выявлению причин и условий, способствующих образованию потерь. Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы выполняют экономическую диагностику, разрабатывают финансовую стратегию, ведут маркетинговые исследования, управленческое консультирование.

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы:

• 1.    Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.

• 2.    Разработка и документальное закрепление деловой концепции организации, а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке.

• 3.    Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положения об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям.

• 4.    Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Что позволяет упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

• 5.    Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях, к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

Внутренний контроль может быть организован в форме:

• -    постоянно действующей ревизионной комиссии, избираемой собранием акционеров и подотчетной ему;

• -    в форме специального внутреннего контрольно-аналитического подразделения, подотчетного непосредственно руководителю корпорации;

• -    договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита.

Средства контроля ( конкретные действия и мероприятия) вытекают из разработанной руководством политики организации и служат для ее реального воплощения. Согласно Правилу (стандарту) аудиторской деятельности № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой бухгалтерской (финансовой) отчетности», разделение системы внутреннего контроля на пять элементов предоставляет аудиторам удобный подход для анализа того, каким образом различные элементы системы внутреннего контроля аудируемого лица могут влиять на аудит. Такой подход необязательно отражает то, каким образом руководство экономического субъекта организовало и применяет систему внутреннего контроля [4].

Важно, чтобы конкретные средства контроля эффективно предотвращали или выявляли и устраняли существенные искажения на уровне предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности в группах однотипных операций, остатках по счетам бухгалтерского учета или случаях раскрытия информации. Для наилучшей организации системы внутреннего контроля в организации, рекомендуем закрепить в приказе об учетной политике Положение об обязательном осуществлении внутреннего контроля. Мы разработали следующие вопросы, корректирующие работу организации в целом и отдельных структурных подразделений в частности, позволяющие выяснить реальное положение дел посредством их досконального изучения (таблица 1).

Таблица 1 – Вопросы для оценки системы внутреннего кронтроля организации

I Касательно контрольной среды

• 1.    Закреплено ли в учетной политике организации положение о службе внутреннего контроля?

• 2.    Имеется ли в организации служба внутреннего аудита? Как осуществляется внутренний контроль (при отсутствии службы внутреннего аудита)?

• 3.    Есть ли в организации закрепленное положение о корпоративной этике?

• 4.    Как осуществляется контроль за соблюдением норм корпоративной этики?

• 5.    Каким образом собственник (его представители) вовлечен в деятельность организации и надзор за её осуществлением?

• 6.    Какова степень взаимозависимости собственника (его представителей) и руководства организации?

• 7.    Каков опыт работы руководства в сфере управления организацией?

• 8.    Каким образом руководство взаимодействует с сотрудниками?

• 9.    Какова организационная структура организации?

• 10.    Существует ли в организации четко структурированная система разделения полномочий и обязанностей сотрудников?

• 11.    Каковы квалификационные требования к сотрудникам при приеме на работу?

• 12.    Проводится ли в организации обучение, адаптация, подготовка сотрудников?

• 13.    Каковы возможности продвижения сотрудников по карьерной лестнице в организации?

• 14.    Какая система поощрения, наказания, оценки качества работы существует для сотрудников?

II Относительно процесса оценки рисков организацией

• 1.    Имеется ли в учетной политике организации закрепленное положение об оценке рисков?

• 2.    Как осуществляется планирование и оценка рисков деятельности организацией?

• 3.    Какие факторы организация считает наиболее важными и существенными при оценке рисков?

• 4.    Какие меры по предотвращению рисков и по управлению ими предусмотрены в организации?

• 5.    Какие действия предусмотрены организацией в случае изменения макроэкономической ситуации?

• 6.    Какие действия предусмотрены организацией в случае изменения применяемых информационных систем?

• 7.    Какие действия предусмотрены организацией в случае увеличения объема осуществляемых организацией операций?

• 8.    Какие действия предусмотрены организацией в случае внедрения новых технологий в процесс производства и реализации?

• 9.    Какие действия предусмотрены организацией в случае освоения новых видов деятельности?

• 10.    Какие действия предусмотрены организацией в случае реорганизации экономического субъекта?

• 11.    Какие действия предусмотрены организацией в случае открытия представительств, дочерних предприятий организации?

• 12.    Какие действия предусмотрены организацией в случае осуществления деятельности за рубежом?

• 13.    Какие действия предусмотрены организацией в случае изменения законодательства в области ведения бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской отчетности?

• 14.    Проводится ли в организации аналитическая работа в области контроля рисков деятельности (по итогам отчетного периода)?

III Об информационной системе, связанной с подготовкой (финансовой) бухгалтерской отчетности

• 1.    Каковы положения учетной политики относительно функционирования информационных систем, связанных с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности?

• 2.    Как осуществляется контроль за своевременным и правильным отражением информации в учетных регистрах организации?

• 3.    Как осуществляется контроль за составлением финансовой (бухгалтерской) отчетности?

• 4.    Какова оснащенность организации техническими средствами ведения учета?

• 5.    Каково информационное обеспечение организации?

• 6.    Какова профессиональная подготовка персонала в сфере современных технологий?

• 7.    Как функционирует база данных организации?

• 8.    Какова степень автоматизации учета в организации?

• 9.    Как осуществляется обработка и группировка данных учета в организации?

• 10.    Какова степень раскрытия сопутствующей информации в отчетности организации?

• 11.    Как осуществляется оценка объектов учета в организации?

• 12.    Как функционирует система информирования персонала?

• 13.    Как организована обратная связь в экономическом субъекте?

IV По поводу контрольных действий

• 1.    Контрольные действия в организации осуществляются преимущественно вручную или с применением информационных систем?

• 2.    Как осуществляется контроль за исполнением распоряжений руководства организации?

• 3.    Какие санкции предусмотрены за неисполнение (ненадлежащее исполнение) распоряжений?

• 4.    Проводится ли в организации анализ выполнения плановых показателей?

• 5.    Проводится ли в организации сравнение показателей отчетного периода с аналогичными данными предыдущего периода и в динамике?

• 6.    Проводится ли в организации сопоставление данных финансового и управленческого учета?

• 7.    Проводится ли в организации проверка выполнения работы по подразделениям, направлениям деятельности организации?

• 8.    Осуществляется ли в организации контроль своевременного обновления средств

• 9.    Осуществляется ли в организации контроль за операциями информационного центра?

• 10.    Каким образом в организации осуществляется защита данных от несанкционированного доступа?

• 11.    Имеется ли в организации ограничение доступа к информации в зависимости от квалификации сотрудника?

• 12.    Осуществляется ли в организации проверка точности бухгалтерских записей?

• 13.    Как проводится инвентаризация в организации? Закреплены ли её положения в учетной политике организации?

• 14.    Как осуществляется разделение полномочий сотрудников организации в области контроля выполнения операций?

программного обеспечения?

V Про мониторинг средств контроля

• 1.    Какие положения о мониторинге средств контроля отражены в учетной политике организации?

• 2.    Соблюдается ли непрерывность внутреннего контроля деятельности организации?

• 3.    Как оценивается эффективность средств контроля, используемых в организации?

• 4.    Как проводится оценка соответствия действий персонала целям организации в конкретной области деятельности?

• 5.    Каким образом осуществляется мониторинг средств контроля?

• 6.    Какие действия предусмотрены организацией по совершенствованию средств контроля?

• 7.    Какие регулярные надзорные мероприятия проводятся руководством организации?

• 8.    Проводится ли индивидуальная оценка надежности средств контроля персоналом?

• 9.    Проводится ли сравнение эффективности функционирования средств контроля по периодам осуществления деятельности и подразделениям организации?

• 10.    Как используется при мониторинге средств контроля информация, полученная извне?

• 11.    Результаты каких проверок преимущественно учитываются при оценке и выводах относительно эффективности функционирования средств контроля в организации?

Создание и внедрение системы внутреннего контроля, усовершенствованной на основе разработанного перечня вопросов, будет полезно как для самой организации, так и для внешних проверяющих, в частности:

• 1.    Позволит внешнему аудитору снизить аудиторский риск, поскольку он сможет систематизировать информацию об организации контроля на предприятии по основным контрольным элементам.

• 2.    Будет способствовать руководителям подразделений более ответственно относиться к своим обязанностям, а специалистам учетного направления грамотно и достоверно отражать в отчетности факты хозяйственной жизни.

• 3.    Предоставит руководству организации полную информацию о деятельности структурных подразделений и динамике развития организации в целом для создания текущих и перспективных планов относительно дальнейшего развития организации.