Речевая культура делового письма

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, c.80].

Владение культурой делового общения, знание этикетных правил считается одним из важнейших профессиональных качеств делового человека. Умение создать бесконфликтную, доброжелательную атмосферу взаимопонимания и сотрудничества обеспечивает успех в деловом общении. Основная цель профессионального делового общения – налаживание контактов между предпринимателями из разных стран, развитие и укрепление сотрудничества, достижение положительного результата переговоров. Под деловым общением обычно понимают речевые стереотипы, принятые в общении в сферах производства, управления и администрирования.

Язык делового общения отражает статику мысли и сконцентрирован на структуре высказывания для ее оформления с помощью стандартизированных средств, клише, идиом, метафор и нестандартных конструкций [2, c.15]. Лексика делового общения включает слова литературного языка, употребляющиеся в деловых текстах в общепринятых значениях, терминологизированные слова и словосочетания.

Язык делового общения тесно переплетается с разговорно-бытовой лексикой, поскольку используется не только как средство передачи специфической информации, но и как основное средство общения в области производственно-экономических отношений, которое предполагает широкий спектр ситуаций: от неформально-бытовых до узкопрофессиональных.

Воздействие на партнера в деловой коммуникации осуществляется не через создание оригинальных творческих языковых единиц, а через средства оформления высказываний, т. е. через стиль и тональность высказывания, поэтому правильный выбор модальности, а также соответствующей тональности является его необходимым условием.

С функциональными особенностями жанра делового общения тесно связаны его грамматические особенности, которые по сути своей не являются функционально детерминированными и дидактически организованными в соответствии со спецификой языка деловой коммуникации. В этом случае встает вопрос, можно ли выделить основные грамматические черты, характерные только для делового английского или испанского языка, а не вообще для всего официального формальноделового общения, в том числе и научного.

Понятие нормы общения неразделимо связано с понятием этикета как совокупности правил поведения в обхождении с окружающими, форм обращения и приветствий, манер и т. п.

Следует отметить, что в деловой коммуникации осуществляются основные функции языка: информационная и контактоустанавливающая. На основании этих двух функций деловая коммуникация в собственном смысле этого слова связана с репродуктивным характером речеобразования и функцией сообщения, а выбор формы ее выражения строго определен и варьируется в пределах нейтральной и формальной тональностей [3, с. 5].

Речевой этикет составляет функционально-семантическое поле единиц доброжелательного, вежливого общения в ситуациях обращения и привлечения внимания, знакомства, приветствия, прощания, извинения, благодарности, поздравления, пожелания, просьбы, приглашения, совета, предложения, согласия, отказа, одобрения, комплимента, сочувствия, соболезнования и т. п.

В деловом общении выделяются прямые и косвенные речевые акты. Так, если смысл той или иной этикетной формулы одинаково воспринимается говорящим и слушающим, то имеет место прямой речевой акт. Если общепринятый смысл этикетной формулы осложнен дополнительными смыслами, идущими от автора высказывания, то речь может идти о косвенном речевом акте, в котором смысл этикетной формулы не равен его прямому значению.

Таким образом, для делового письма характерно типовое разнообразие и яркое стилистическое своеобразие. Деловые письма должны отличаться безупречностью с точки зрения грамматики и правописания. Типовое разнообразие деловых писем и умелое использование этикетных формул позволяет автору добиваться понимания в деловых отношениях и продуктивного сотрудничества.

В заключение отметим, что написание делового письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела [4, с. 125].