Реформирование подпроцесса управления инновационной информацией организации на основе изменений

Управление инновациями – это деятельность по формированию влияния на мотивацию человека/сотрудника с помощью предоставления и/или получения устной и письменной инновации (например, приглашение в театр или информирование о стоимости индивидуального компенсационного пакета) [7].

Процессный и системный подходы применяются в качестве методологической основы построения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000 «Система менеджмента качества. Требования». В настоящее время эти подходы рассматриваются как апробированные средства улучшения и повышения эффективности деятельности современной организации [13].

Процессный подход к деятельности организации состоит из подпроцессов и других составных частей. Как процесс может рассматриваться любая деятельность или совокупность видов деятельности, которая использует ресурсы для преобразования «входов» в «выходы» и критериев оценки качества и эффективности этих преобразований [3].

В рамках процесса управления инновациями представлена совокупность подпроцессов, которые, в свою очередь, включают атрибуты для понимания содержания их деятельности в нормативном (функционально-полном) состоянии для экономических систем типа «организация».

Управление в организации осуществляется с помощью формирования и протекания информационного обмена. Получая, обрабатывая и передавая информацию, а также получая сигналы с помощью обратной связи, специалисты выполняют функциональную деятельность на основе мыс-ледеятельности и коммуникаций, мотивируя себя и своих подчиненных [8].

Многое в организациях зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватного восприятие инноваций и инновационного процесса теми, кому она предназначена. Участниками информационного обмена могут выступать отдельные люди, группы и организации в целом.

Таким образом, в любой организации имеет место быть процесс управления информацией, который является базовым процессом для поддержания и развития всех остальных процессов, в т.ч. для процесса управления инновациями.

Как известно, любой процесс состоит из подпроцессов, выделенных определенным образом в рамках нормативного (полного) процесса экономической системы типа «организация», обладающих основными системными и функциональными свойствами, имеющих право на существование и функционирование [9].

В рамках выбранного процесса управление инновациями важную роль играет подпроцесс управления инновационной информацией.

Совокупность аппаратных, программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого сервиса, обеспечивающих решение задач управления объектом или процессом в соответствии с заданной целью, осуществляющих инновационные процессы и решение аналитических задач для подготовки и принятия управленческих решений.

Рассмотрим формирование нормативного состояния атрибутов выбранного подпроцесса управления инновационной информацией, которое определяется функционально полным состоянием (наполнением), содержания каждого атрибута для заданного подпроцесса в рамках его функционирования в экономических системах типа «организация» [6].

Для всех атрибутов выбранного подпроцесса управления инновационной информацией были определены содержание и единицы их измерения для последующего практического использования в экономических системах типа «организация».

Объектом исследования в данной работе выступает деятельность государственное бюджетное учреждение (ГБУ) «Региональный ресурс» численностью персонала 130 чел. ГБУ «Региональный ресурс» является унитарной некоммерческой организацией, юридическим лицом, обладает правом оперативного управления обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.

Организация от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и неимущественные права, несет обязанности, предусмотренные действующим законодательством, имеет право на осуществление иной деятельности, приносящей доход, не противоречащей нормам действующего законодательства, выступает истцом и ответчиком в суде.

Функции и полномочия учредителя в отношении деятельности организации осуществляются департаментом иннова- ционных технологий и связи Самарской области. Функции и полномочия учредителя по управлению имуществом, закрепленным за организацией, осуществляются министерством имущественных отношений.

Организация в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, нормативными правовыми и иными правовыми актами РФ, нормативными правовыми и иными правовыми актами региона, а также уставом.

В организации не допускается создание и деятельность организационных структур политических партий, общественного-политических и религиозных объединений и движений.

Предметом деятельности организации является обеспечение функционирования отдельных систем региональной безопасности, обеспечение автоматизированного сбора, хранения и передачи инновации о транспортных потоках, передвижении транспортных средств и нарушении транспортными средствами Правил дорожного движения на территории. Содержание атрибутов ГБУ «Региональный ресурс» является ориентиром для понимания особенностей назначения любого подпроцесса, функционирующего в данной организации.

Для разработки характеристик текущего состояния атрибутов подпроцесса управления инновационной информацией были использованы значения 10-х бальных шкал состояний основных (4-5) атрибутов подпроцесса управления инновационной информацией, а также значения 3-х бальных шкал по всем атрибутов данного подпроцесса [10].

После определения нормативного состояния, необходимо сравнить текущее состояние атрибутов с нормативны, чтобы понять, что необходимо изменять или развивать в организации, далее определить и сформулировать ее слабые стороны (проблемы) по различным атрибутам, понять источник их возникновения и возможные последствия их существования [11].

Для поиска и формулирования проблем проведено сравнение существующего состояния атрибутов данного подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» с нормативным состоянием.

В процессе выявления и формулирования проблем, существующих в заданном подпроцессе ГБУ «Региональный ресурс», особое внимание было уделено исследова- нию причин их возникновения, а также ожидаемым последствиям.

Фрагмент результатов исследования проблем в рамках подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» представлен в таблице 1.

Таблица 1. Проблемы, выявленные в подпроцессе управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» (фрагмент)

Наименование проблемы	Причина возникновения	Ожидаемые последствия
Отсутствие порядка в документации. Применение некачественных источников инновационных ресурсов.	Лояльное отношение сотрудников. Некомпетентность   специали стов.	Замечание со стороны учредителя (вышестоящего руководства). Привлечение к административной ответственности.
Отсутствие реестра внутренних документов. Использование  неактуаль ных документов.	Непорядок в ведении документооборота. Отсутствие проверки используемой инновации.	Использование непроверенной инновации. Замечание со стороны учредителя
Невозможность расширить штат сотрудников. Отсутствие специалистов по продвижению инноваций. Низкий уровень компетентности работников	Лояльное отношение руководства. Непроведение обучения сотрудников. Отсутствие контроля реестра по обучению сотрудников и их квалификации.	Несоответствие требованиям должностной инструкции. Внеплановые проверки. Привлечение к административной ответственности.
Нерегулярные проверки состояния ГОСТов на предмет действия или изменений. Нет готовности к новым изменениям в законодательстве	Некомпетентность юридической службы. Отсутствие юриста.	Привлечение к административной ответственности. Замечание учредителя (вышестоящего руководства).

После того, как определены существующие проблемы, необходимо приступить к разработке предложения по их устранению по каждому атрибуту подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс».

Предложения должны способствовать устранению существующих недостатков. Для этого необходимо улучшать отдельные элементы атрибутов подпроцесса управления, в которых были выявлены эти недостатки по сравнению с нормативным его состоянием с использованием управленческих и других инструментов (методов, моделей, механизмов, технологий, ресурсов т.д.) [4].

Фрагмент предложений для развития подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» приведен в таблице 2.

Таблица 2. Предложения по развитию подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» (фрагмент)

Наименование предложения	Средства реализации	Ожидаемые результаты
Наведение порядка в документации. Применение качественных источников инновационных ресурсов. 1	Проведение совещаний. Назначение ответственных специалистов. Разработке рекомендаций и инструкций по работе с данными.	Отсутствие замечаний со стороны учредителя (вышестоящего руководства). Снижение выставляемых штрафов со стороны проверяющих органов.
Ведение реестра внутренних документов. Использование актуальных документов.	Разработка формы реестра внутренних документов. Распространение информации об инновации через лист ознакомления. Проверка документов перед регистрацией.	Использование проверенной инновации. Отсутствие замечаний со стороны учредителя (вышестоящего руководства). Сокращение времени поиска необходимого документа.
Расширение штата сотрудников. Привлечение специалистов по продвижению инновации. Повышение уровня компетентности работников	Организация совещаний. Проработка вопроса по расширению штата сотрудников. Назначение контроля реестра по своевременному обучению сотрудников и повышению их квалификации	Максимальное соответствие требованиям должностной инструкции. Сокращение внеплановых проверок. Перевыполнение плана поставленного объема задач. Снижение текучести кадров.

На основе представленных предложений выполняется перспективное состояние подпроцесса управления с учетом изменения характеристик состояния отдельных атрибутов подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс», которые необходимы для вывода данного подпроцессах на новый уровень развития.

Для разработки этих состояний использованы содержания характеристик всех атрибутов нормативного состояния подпроцесса управления инновационной информацией, значения 10-бальных шкал основных атрибутов данного подпроцесса и предложения по решению его проблем или развития, так как 10-бальная шкала содержит возможности для вывода основных атрибутов на новые значения уровня их состояния за счет новых методологических инструментов [5].

Для перспективных состояний использованы значения высокого уровня шкал атрибутов подпроцесса управления инновационной информацией.

Решение проблем развития и изменения организаций важно не только для убыточных, но и для успешных, динамично развивающихся организаций и учреждений государственного сектора. В настоящее время процесс внедрения изменений на организациях и в организациях становится новым концептуальным подходом к управлению.

Особую важность приобретают процессы изменений всей системы функционирования организация и ее организационной структуры, включая процессы, специалистов, потребителей, конкурентов, а также различные модели и технологии их практического воплощения [12, 14].

Само изменение – это постепенный или ступенчатый процесс перевода различных атрибутов организации на новый уровень с использованием существующих идей и концепций. Для того, чтобы определить в каком направлении развивать (изменять) деятельность организации, сначала необходимо выбрать процесс и подпроцесс организации [1, 2].

Наличие нормативного состояния атрибутов подпроцесса управления позволяет провести сопоставление текущее состояние этих же атрибутов и выявить проблемы и слабые стороны организации относительно нормативного состояния атрибутов любого подпроцесса, а затем определить причины и источники возникновения проблем.

На основе проведенного исследования были выявлены проблемы текущего состояния подпроцесса управления инновационной информацией ГБУ «Региональный ресурс» и сформулированы последствия их дальнейшего существования.

Разработаны предложения по улучшению и развитию атрибутов подпроцесса управления инновационной информацией организации и определено перспективное состояние атрибутов выбранного подпроцесса ГБУ «Региональный ресурс», сформулированы ожидаемые результаты от их

Таким образом, изменения в атрибутах подпроцесса управления инновационной информацией весьма актуальны и важны для реализации стратегии ГБУ «Региональный ресурс», в т.ч. и для последующей разработки технологии проведения этих изменений в рамках каждого атрибута и формирования ожидаемых результатов от представленных изменений.

применения.