Реформирование подпроцесса управления использованием информации организации

Автор: Астафьева Н.С.

Журнал: Креативная экономика и социальные инновации @cesi-journal

Статья в выпуске: 4 (41) т.12, 2022 года.

Бесплатный доступ

Информация является одним из ключевых атрибутов экономических систем типа «организация», определяющих обеспечение поставки, обработки и выдачи важнейших данных и сведений для их функционирования. Определены основные атрибуты нормативного и существующего подпроцесса управления использованием информации организации, разработаны инновационные предложения по устранению выявленных проблем в рамках выбранного подпроцесса управления. По ключевым предложениям были определены методы выполнения ключевых процедур реализации данного подпроцесса управления для поддержки целесообразности их введения в рамках реформирования процесса управления информацией организации.

Еще

Организация, управление, использование информации, подпроцесс, атрибуты, проблемы, предложения, методы выполнения процедур

Короткий адрес: https://sciup.org/142237348

IDR: 142237348

Текст научной статьи Реформирование подпроцесса управления использованием информации организации

В современных условиях общественной жизни трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении организацией, а также в других отраслях социальной и экономической среды. Наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях жизнедеятельности, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители организаций стараются максимально оптимизировать все процессы управления для увеличения объема продаж на основе узнаваемости продукции [2, 13, 20].

Управление использованием информации представляет собой деятельность по поиску, выявлению и доставке актуальных сведений и данных в соответствии с их заявленными параметрами (количеством и качеством и т.д.) для удовлетворения потребностей организации [1, 3, 15]. Данный подпроцесс спо- собствует реализации первоочередных задач процессной и функциональной деятельности организации, повышению эффективности использования ресурсов организации, обеспечению устойчивости на рынке, повышению конкурентоспособности организации в социальной и экономической среде [11, 14].

В рамках данного исследования будем использовать определения, закрепленные в ст. 2 ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Рассмотрим ключевые атрибуты нормативного состояния подпроцесса управления использованием информации организации по работам [7, 10], содержание которых представлено в табл. 1.

Таблица 1. Содержание атрибутов нормативного подпроцесса управления использованием информации организации

Наименование атрибута	Определение
Вход	Использование полной, достоверной, своевременной, актуальной информации, которая будет предоставлять организации определенные конкурентные преимущества в процессе её функционирования
Преобразования	Соответствие приобретаемой информации стратегии организации. Формирование и поддержание процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи информации, обработка информации, необходимой для принятия управленческих решений, распространения приобретаемой информации по звеньям управления
Выход	Информация организации соответствует её стратегии и политике, формирование системы сбора и обработки информации, контроль качества приобретаемой информации, определение нормативов оценки параметров качества информации
Материальные ресурсы	Материально-технические, финансовые средства
Информационные ресурсы	ГОСТы, федеральные, отраслевые акты, сеть Internet, специализированная литература, сообщения в журналах и газетах, сборники статистической информации, прайс-листы, каталоги, базы данных, проспекты, материалы консалтинговых организаций
Методические ресурсы	Правила формирования системы отбора, сбора, приема и обработки данных и сведений
Трудовые ресурсы	Руководители структурных подразделений, специалисты по всем направлениям деятельности
Технические ресурсы	Компьютеры, сервер, ксерокс, принтер, телефон, скайп, платформа Zoom
Правовые ресурсы	Трудовой кодекс, ГОСТы, федеральные и отраслевые нормативные акты, должностные инструкции, регламенты организации
Критерии качества	Полезность, понятность (доступность), уместность (значимость), защита от несанкционированного доступа
Критерии эффективности	Достоверность (надежность), своевременность сбора и обработки, показатели выполнения профессиональных задач

В качестве базовой организации выбрано ООО «Строймастер». В магазинах ООО «Строймастер», находящихся в России, работают более 14 000 сотрудников, а посещают их каждый день около 600 тыс. человек. Каждый магазин ООО «Строймастер» является независимой организацией в управлении внутренними процессами, формировании ассортимента, ценовой политики, подбора и движения сотрудников. Фрагмент ключевых атрибутов ООО «Строймастер» представлен в табл. 2.

Таблица 2. Ключевые атрибуты ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование	Характеристика
Продукт / услуга	Домашний интерьер, строительные материалы, ремонт, садовый участок
Цель	Повышение дохода на основе увеличения числа магазинов, развития сети региональных поставщиков, постоянного совершенствования логистической системы для сокращения транспортных издержек
Миссия	Доступные материалы для ремонта и обустройства своего дома
Вход (назначе ние)	Потребность в продаже товаров для ремонта или строительства дома, квартиры или дачных участков
Основные преобразования входа в выход	Анализ деятельности организаций конкурентов и их ценовой политики, исследование спроса покупателей на товар
Выход (результаты)	Удовлетворенность устойчивостью на рынке, ростом объемов продаж, увеличение спроса на товары разной категории для домашнего хозяйства
Материальные ресурсы	Помещения магазинов, торговое оборудование, финансовые средства
Информационные ресурсы	База данных, сайты, реклама, характеристика товаров, специализированные выставки
Трудовые ресурсы	Директора магазинов, продавцы, специалисты
Технические ресурсы	Торговое оборудование, компьютеры, сервер, ксерокс, факс
Правовые ресурсы	Федеральное, отраслевое законодательство, локальные нормативные акты, должностные инструкции специалистов и управленцев
Структура	Региональная дивизиональная структура управления
Технологии операций	Маркетинговые коммуникации, использование KPI-системы, стратегия уникального товара

На основе содержания атрибутов подпроцесса управления использованием информации организации, представленных в табл. 1, и ключевых атрибутов ООО «Строймастер», представленных в табл. 2, сформулировано содержание основных атрибутов управления использованием информации данной организации [5]. В табл. 3 представлен фрагмент содержания основных атрибутов существующего подпроцесса управления использованием информации ООО «Строймастер».

Таблица 3. Содержание атрибутов существующего подпроцесса управления использованием информации ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование атрибута	Определение
Материальные ресурсы	Помещение магазинов, торговое оборудование, компьютеры, сервер, программное обеспечение
Информационные ресурсы	Нормативные акты в сфере торговли, организационно распорядительные документы, сертификаты на товары
Методические ресурсы	Современные IT-технологии по использованию и переработке информации
Трудовые ресурсы	Продавцы, администратор, инженер, специалист IT, консультанты
Технические ресурсы	Торговое оборудование, компьютер, сервер, ксерокс, программное обеспечение, факс, Интернет
Правовые ресурсы	Трудовой кодекс, ГОСТы, должностные обязанности, сертификаты товаров, локальные акты в торговой сфере, договоры с поставщиками
Критерии каче ства	Достоверность информации, своевременность, актуальность
Критерии эффективности	Показатели объема продаж, прибыли, посещаемости, количество договоров с поставщиками

Для определения проблем в рамках подпроцесса управления использованием информации ООО «Строймастер» проведен сравнительный анализ атрибутов состояния существующего подпроцесса в ООО «Строймастер» и атрибутов нормативного подпроцесса [8].

В табл. 4 представлен фрагмент выявленных проблем в подпроцессе управления использованием информации ООО «Строймастер», причины их возникновения и ожидаемые последствия.

Таблица 4. Проблемы, выявленные в подпроцессе управления использованием информации ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование атрибута подпроцесса	Наименование проблемы	Причина возникновения	Ожидаемые последствия
Основные этапы преобразований входа в выход	Неточная оценка силы конкурента	Отсутствие анализа деятельности конкурентов и результатов	Потеря конкурентоспособности на рынке
Выход	Отсутствие метода выявления потенциальных конкурентов	Отсутствие информации о сильных и слабых сторонах стратегии конкурентов	Отсутствие возможных способов противостояния конкурентам
Информационные ресурсы	Отсутствие реестра надежных источников использования информации	Недостаточный профессиональный уровень специалистов, осуществляющих сбор информации	Недостоверность приобретаемой ин формации

Трудовые ресурсы	Низкий уровень квалификации специалистов, осуществляющих отбор и сбор информации	Отсутствие системы обучения и повышения квалификации персонала по вопросам сбора и обработки информации	Увеличение рисков, связанных с использованием недостоверной, ложной информации
Технические ресурсы	Отсутствие оборудования по обработке и хранению приобретаемой информации	Отсутствие финансирования	Снижение объема продаж, прибыли
Правовые ресурсы	Законодательные проблемы обеспечения доступа к информации	Отсутствие системы обучения и повышения квалификации персонала	Правовые нарушения при использовании информации
Критерии эффективности	Отсутствие показателей оценки достоверности приобретаемой информации	Отсутствие методик и процедур оценки достоверности приобретаемой информации	Снижение рейтинга организации на рынке

Выявленные проблемы в подпроцессе управления использованием информации в ООО «Строймастер», причины возникновения, ожидаемые результаты показали, что в основном проблемы связаны с отсутствием показателей оценки достоверности приобретаемой информации, отсутствием метода выявления потенциальных конкурентов, недостаточным уровнем квалификации специалистов, осуществляющих сбор и подготовку информации [6, 17].

Фрагмент инноваций, средств их реализации, ожидаемые результаты, обеспечивающие решение выявленных проблем в управлении использованием информации ООО «Строймастер» сформулирован в табл. 5.

Таблица 5. Инновации развития подпроцесса управлении использованием информации в ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование атрибута подпроцесса	Наименование предложения	Средства реализации	Ожидаемые результаты
Преобразование входа в выход (основные этапы)	Выявление и классификация конкурентов	Источники информации, ранжирование их по степени важности, надежности и полноте	Информация о сильных и слабых сторонах организаций конкурентов
Выход	Анализ сил конкуренции по методу М. Портера, учитывающий пять реальных сил, действующих на рынке	Оценка преимуществ и недостатков в работе конкурента и третьих организаций	Достоверность информации о сильных и слабых сторонах организаций конкурентов
Информационные ресурсы	Определение методики оценки достоверности источников использования информации	Определение методики использования информации	Формирование реестра надежных источников использования информации

Трудовые ресурсы	Повышение уровня квалификации специалистов, осуществляющих сбор информации	Направление специалистов на курсы повышения квалификации	Исключение использования недостоверной, ложной информации
Технические ре сурсы	Использование оборудования по обработке и хранению приобретаемой информации	Выделение целевых средств в бюджете	Возможность сбора, обработки и хранения необходимой информации
Правовые ресурсы	Проведение семинара по изучению основных законодательных актов в сфере информации	Составление списка специалистов для участия в обучающем семинаре	Отсутствие правовых нарушений при использовании информации
Критерии эффективности	Разработка методики оценки достоверности приобретаемой информации	Определение показателей оценки достоверности информации	Соответствие приобретаемой информации целям и задачам организации

Представленные инновационные предложения по развитию подпроцесса управления использованием информации в ООО «Строймастер» разработаны на основании выявленных проблем в управлении использованием информации с учетом атрибутов подпроцесса, что при внедрении предложений позволит обеспечить устранение выявленных проблем и тем самым повысить эффективность реализации подпроцесса управления использованием информации [4, 12].

Реализация инновационных предложений достигается привлечением эффективных инструментов методологического обеспечения, благодаря которым могут получиться заданные результаты. К таким инструментам относятся методы выполнения процедур (МВП), методы принятия управленческих решений и элементы менеджмента. Наличие эффективных методических материалов реализации инновационных предложений создает предпосылки для технологизации управленческой деятельности организации. Каждое из них предназначено для обеспечения какой-то важнейшей стороны деятельности выбранного подпроцесса управления организации [16, 21].

Построение различных средств обеспечения имеет свои особенности, которые необходимо исследовать и представить в виде отдельного перечня инструментов для обсуждения. Так как МВП существует достаточно много, то требуется дополнительное исследование по их поиску с учетом проверки имеющихся классификаций, определения их назначения, содержания и направленности, а также формирования и поддержания ожидаемых результатов.

Поэтому используя ограничения временными рамками, следует остановиться на наиболее известных и часто используемых МВП с учетом конкретных свойств, качеств и видов предметной деятельности.

Для оценки различных характеристик атрибутов подпроцессов управления в организации обычно используются различные методы: тестирование, анкетирование, тип и вид деятельности, анализ документов и т.д.

По своему содержанию тесты, применяемые при оценке в организации, были условно разделены на три группы:

квалификационные, позволяющие определить уровень информационной деятельности;

социальные и психологические, дающие возможность зафиксировать уровень личностных качеств специалистов и управленцев;

физиологические, выявляющие уровень состояния здоровья в контексте его состояния для поддержания и развития компетентности специалистов.

Тестирование позволяет с некоторой вероятностью определить актуальное состояние данных и информационных процессов, необходимых и достаточных для использования в рамках деятельности организации. Наиболее приоритетными являются квалификационные тесты, которые определяют пригодность данных и сведений к работе в соответствующих процессах и задачах.

Анкетирование позволяет определить оценки экспертов по комплексу исследуемых данных или сведений. Для этого разрабатывается анкета, в которой указывается перечень вопросов, которые требуют ответа или пояснений. В зависимости от содержания вопросов её может заполнять как сам специалист, так и эксперт [18, 19]. В качестве экспертов могут выступать руководитель, коллеги, подчиненные, а также независимые специалисты. Затем эти материалы обрабатываются для получения средних оценок по конкретному комплексу данных или сведений.

Наилучшие результаты дает совместное применение различных инструментов. Однако из практики известно, что такой способ приводит к удлинению времени оценки информации и требует привлечения компетентных специалистов. Это, в свою очередь, приводит к удорожанию процесса экспертизы, хотя в отдельных случаях это может быть оправдано.

Все методы и процессы указываются в методике, которая рассматривается и утверждается в организации. К методике прилагаются инструкции по использованию каждого метода с примерами и с указанием последовательности их применения.

Если в организации уже есть программы обработки результатов оценки качества используемой информации на ЭВМ или есть специалисты, которые в кратчайшие сроки могут это сделать, то это поможет существенно ускорить процесс обработки и уровень качества данных в рамках исследуемого подпроцесса управления.

Фрагмент перечня МВП с указанием назначения и ожидаемых результатов от их использования для разработанных инновационных предложений по развитию подпроцесса управления использованием информации в ООО «Стройма-стер» представлен в табл. 6.

Таблица 6. Перечень МВП для продвижения предложений по развитию подпроцесса управления использованием информации в ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование МВП	Назначение	Ожидаемые результаты
Кейс-метод	Пошаговый разбор источников информации	Определение надежных источников информации
Модели теории игр	Оценка воздействия принимаемого решения по использованию информации конкурентов	Определение потенциальных конкурентов
Методы контрольных во просов и коллективного блокнота	Подведение к решению проблемы с помощью наводящих вопросов	Получение достоверной, надежной информации
Функциональностоимостный анализ	Выявление зон дисбаланса между полезностью используемой информации и затратами на ее использование	Оптимизация статьи расходов на использование информации

Фрагмент перечня МВП и ожидаемых результатов в контексте разработанных инновационных предложений развития подпроцесса управления использованием информации в ООО «Строймастер» представлены в табл. 7.

Таблица 7. Применение МВП для продвижения предложений развития подпроцесса управления использованием информации в ООО «Строймастер» (фрагмент)

Наименование атрибута подпроцесса	Наименование предложения	Метод МВП	Ожидаемые результаты
Преобразование входа в выход	Выявление и классификация методов обработки информации	Модели теории игр	Определение потенциальных конкурентов
Выход	Анализ сил конкуренции с помощью метода, М. Портера, учитывающий пять сил, действующих на рынке	Модели теории игр	Определение возможностей потенциальных конкурентов
Информационные ресурсы	Определение методики оценки достоверности источников использования данных	Методы контрольных вопросов	Определение надежных источников данных
Трудовые ресурсы	Повышение уровня квалификации специалистов, осуществляющих сбор и подготовку данных	Функционально-стоимостный анализ	Получение достоверных и надежных данных
Технические ресурсы	Использование оборудования по обработке и хранению используемых данных	Функционально-стоимостный анализ	Формирование статьи расходов на использование данных

Правовые ресурсы	Проведение семинара по изучению законодательных актов в сфере поиска, получения и передачи данных	Кейс-метод	Оптимизация статьи расходов на использование данных
Критерии эффективности	Разработка методики оценки достоверности используемых данных	Методы контрольных вопросов	Получение достоверных и надежных данных

Анализ методов МВП с учетом их назначения и ожидаемых результатов от их использования для разработанных предложений позволяет обеспечить развитие подпроцесса управления использованием информации в ООО «Стройма-стер». Результативность процесса управления информацией в экономических системах зависит от эффективности реализации всех подпроцессов, включая и подпроцесс управления использованием информации [9].

Анализ подпроцессов, входящих в систему управления информацией, содержания атрибутов нормативного подпроцесса управления использованием информации обеспечивает выявление проблем, имеющихся в организации, разработку инновационных предложений, обеспечивающих устранение выявленных проблем, а также определяет приоритеты последующего исследования и реформирования основных процессов и их частей для повышения эффективности деятельности экономических систем типа «организация».

Список литературы Реформирование подпроцесса управления использованием информации организации

Александров Д.В., Костров А.В., Макаров Р.И. и др. Методы информационного менеджмента. М.: Финансы и статистика, 2007. 336 с.
Астафьева Н.С. Исследование и развитие процесса управления информацией организации // Управление и экономика народного хозяйства России: сб. ст. V междунар. науч.-практ. конф. Пенза, 2021. С. 15–22.
Астафьева Н.С. Исследование и реформирование процесса управления информацией организации // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2021. № 4. С. 145–156.
Астафьева Н.С. Исследование и разработка изменений в управлении экономикой информации организации // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2022. № 2. С. 125–136.
Герасимов Б.Н. Подходы – главный инструмент науки управления в экономических системах типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2022. № 1. С. 4–15.
Герасимов Б.Н. Инструменты решения управленческих задач в экономических системах типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2021. № 4. С. 82–96.
Герасимов Б.Н. Построение деятельности управленцев по уровням профессионализма // Креативная экономика и социальные инновации. 2019. Вып. 9. № 2 (27). С. 57–70.
Герасимов Б.Н. Реформирование процесса управления инновациями организации // Развитие экономических систем: теория, методология, практика. Пенза: ПГАУ, 2020. С. 46–65.
Герасимов Б.Н. Реформирование атрибутов процессного управления экономических систем типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2021. № 3. С. 104–115.
Герасимов Б.Н. Исследование и развитие управленческой деятельности организации // Управление и экономика: исследования и разработки. Пенза: ПГАУ, 2021. С. 35–51.
Герасимов Б.Н. Методология управления: основания, предпосылки, содержание // Экономика и бизнес: теория и практика. 2016. №12. С. 18-23.
Герасимов Б.Н. Универсальная модель организационного реинжиниринга // Вестник Самарского государственного аэрокосмического университета. 2003. № 2 (4). С. 21–28.
Гумеров А.В. Система менеджмента качества в общей системе управления промышленным предприятием // Российское предпринимательство. 2020. № 10. С. 68–72.
Егорова Л.Г. Причины неэффективности систем менеджмента качества // Стандарты и качество. 2020. № 12. С. 15–19.
Ивасенко А.Г., Гридасов А.Ю., Павленко В.А. Информационные технологии в экономике и управлении. М.: КноРус, 2017. 160 с.
Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. М.: Бизнес-школа: Интел- Синтез, 2019. 240 с.
Щедровицкий Г.П. Оргуправленческое мышление: идеология, методология, технология. М.: Изд-во Студии Артемия Лебедева, 2018. 464 с.
Aguinis H., Boyd B.K., Pierce C.A., Short J.C. Walking new avenues in management research methods and theories: Bridging micro and macro domains // Journal of Management. 2011. №2. P. 395–403.
Ali S. Redefining stewardship? // Journal of Financial Crime. 2012. № 2. P. 207–212.
Astafeva N.S. Development of information policy management subprocess // Мodern research in global scientific activities: current issues, achievements and innovations: materials of the I European international research and practice conference. Bulgaria: Open knowledge, 2017. Р. 4–14.
Bin A., Salles-Filhoa S. Science, technology and innovation management: Contributions to a methodological framework // Journal of Technology Management and Innovation. 2012. № 2. P. 73–86.

Еще

Статья научная