Реинжиниринг процесса управления информацией организации
Автор: Герасимов Б.Н., Чайковская А.А.
Журнал: Экономика и бизнес: теория и практика @economyandbusiness
Статья в выпуске: 1 (23), 2017 года.
Бесплатный доступ
В современных экономических условиях организации сталкиваются с проблемами. Разработана модель реинжиниринга процесса управления информацией организации. Определены наиболее целесообразные задачи, которые позволят решить проблемы процесса управления информацией в организации. Представлена технология задачи «Организация проектирования информационной системы».
Организация, процесс, подпроцесс, реинжиниринг, управление, технология
Короткий адрес: https://sciup.org/170189678
IDR: 170189678
Текст научной статьи Реинжиниринг процесса управления информацией организации
Информация - одна из сложнейших еще полностью не раскрытых областей современной науки и практики. В настоящее время не существует четкого определения понятия информации как совокупности сведений, данных, знаний. В философии информация - это нарушение монотонности. В кибернетике количество информации связывается с энтропией, т.е. со способностью энергии к превращениям, изменению состояния (формы или содержания) [1].
Управление экономическими системами, их процессами и подпроцессами предполагает выработку, преобразование, сопровождение и применение различных видов информации. Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Основные требования, предъявляемые к управленческой информации: надежность, достоверность, своевременность, адресность, возможность многократного использования [5]. Действительно ценной является та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной ситуации организации или вне её. Особенности управленческой информация [8]:
-
- большие объемы информации обрабатываются в ограниченные сроки;
-
- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных точек зрения в самой организации и с учетом требований потребителей;
-
- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
ООО «Бигвилл» - это интернет-издание, которое существует с 2013 г. На сайте действует несколько разделов, в рамках которых выходят материалы организации, как редакционные, так и рекламные, в т.ч.: «Новости»,
«Стиль жизни», «Город и герои», «Еда», «Карьера». В организации существует три отдела: журналистики, новостей и рекламы. В ООО «Бигвилл» работают следующие специалисты: директор, главный редактор, менеджер по СМИ, редактор новостного отдела, 10 журналистов, 2 новостника, 3 менеджера по рекламе.
Диагностика ООО «Бигвилл» показала наличие следующих действующих подпроцессов в рамках процесса «Управление информацией»: управление потребностью в информации, управление портфелем заказов на информации, управление качеством информационных процессов , управление приобретением информации, управление оценкой информации, управление продажей информации, управление правовым обеспечением информации, управление сопровождением информации, управление информационными технологиями [4, 11].
Однако в организациях существуют проблемы, к которым относятся:
-
- недостаточная квалификация персонала. Для того, чтобы качественно осуществлять сбор информации, которая необходима, в первую очередь, для изготовления продукции организации, нужно уметь делать это на высоком уровне;
-
- дополнительные финансовые вложения для обеспечения работы;
недобросовестное отношение рекламодателей к предоставляемой информации. В случае, если информация, на базе которой пишется материал, недостоверна, страдает репутация издания;
низкий уровень безопасности в интернете. Существует риск проникновение вирусов на компьютеры;
недобросовестное отношение сотрудников к хранению и проверке информации, в т.ч. уничтожение исходные данных после выхода в свет материала.
В любой организации существуют различные факторы, влияющие на успешность её работы. Рассмотрим проблемы, возникающие в ООО «Бигвилл» в процессе «Управление информацией», а также возможности для их устранения (табл. 1).
Таблица 1. Проблемы и подпроцессы, решающие проблемы
|
Наименование проблемы |
Причины возникновения |
Наименование подпроцессов для решения проблем |
|
Отсутствие системности в решении задач организации |
Неэффективное распределение бюджета Дорогостоящее программное обес печение |
|
|
Недобросовестное отношение рекламодателей к предоставлению информации |
Слабая информированность рекла модателей Недостаточный уровень ответственности за этот вопрос у персонала |
|
|
Низкий уровень безопасности в интернете |
Дорогостоящее программное обес печение Недостаточный уровень ответственности у персонала |
|
|
Недобросовестное отношение сотрудников к хранению и контролю информации |
Недостаточный уровень компетентности и ответственности специалистов организации |
|
В результате исследования проблем была выявлена потребность введения новых подпроцессов в рамках процесса «Управление информацией», в т.ч. управление информационной политикой, управление проектированием информационной системы, управление использованием информационой системы.
Подпроцесс «Управление рекламной деятельности» в ООО «Бигвилл» существует в организации, но требует постоянного развития в связи с появлением конкурентов и новых областей деятельности. А разработка и внедрение подпроцесса «Управление эффективностью информационной деятельностью» станет возможна после реализации трех указанных выше подпроцессов. Для того, чтобы весь процесс «Управление информацией» работал качественно и эффективно, необходимо нормальное функционирование всех подпроцессов данного процесса.
Дадим характеристику новых подпроцессов по работе [9].
Управление информационной политикой – это процесс по формированию и продвижению основных постулатов и принципов использования информации в процессе управления информацией.
Управление проектированием информационной системы – это деятельность по построению контуров и архитектуры форм и содержания информационных потоков в соответствии с потребностями организации, её подразделений, управленцев и специалистов.
Управление использованием информационной системы – это деятельность по обеспечению информацией подразделений и работников организации, использование сведений и данных для решения задач и принятия управленческих решений . Модель процесса «Управление информацией» представлен на рис. 1.
Рисунок 1. Модель процесса «Управление информацией»
Для понимания, что конкретно нужно де- процесса «Управление информацией» по ра-лать для того, чтобы все подпроцессы работа- ботам [2, 3] (табл. 2).
ли слаженно, определим функционально полный состав задач новых подпроцессов
Таблица 2. Функционально-полный состав задач новых подпроцессов процесса «Управление информацией»
|
Наименование подпроцесса |
Н |
Пр |
Пл |
О |
У |
Кн |
А |
Р |
Кр |
|
Управление информационной политикой |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|
Управление проектированием информационной системы |
+ |
- |
- |
+ |
- |
- |
+ |
+ |
+ |
|
Управление использованием информационной системы |
+ |
- |
- |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
В соответствии с табл. 2 было определено 25 задач в рамках новых подпроцессов, отмеченных знаком «+». Однако одновременно их разработать и внедрить достаточно трудоемко.
В процессе реинжиниринга организации по работам [2, 10, 13] используется система оценок показателей важности и сложности реализации задач. В качестве параметров важности выбраны надежность (Н),. достоверность (Д), своевременность (С), гибкость (Г), помехозащищенность (П). В качестве параметров сложности реализации задач выбраны матема- тическое обеспечение (Мо), информационное обеспечение (Ио), техническое обеспечение (То), методическое обеспечение (МЕо), кадровое обеспечение (Ко).
На основе параметров важности и сложности были определены оценки целесообразности реализации новых задач [6, 7]. На основе значений параметра целесообразности были определены три очереди реализации новых задач. Фрагмент первой очереди реализации новых задач представлен на табл. 3.
Таблица 3. Параметры целесообразности реализации новых задач
|
№ п/п |
Наименование задачи |
Значения важности |
Значения сложности |
Цi |
||||||||
|
Н |
Д |
С |
Г |
П |
Мо |
Но |
То |
Мо |
Ко |
|||
|
1 |
Планирование информационной политики |
0,8 |
0,9 |
0,8 |
0,9 |
0,9 |
0,8 |
0,8 |
0,9 |
1 |
0,9 |
2,55 |
|
2 |
Организация проектирования информационных систем |
0,9 |
0,8 |
0,8 |
0,9 |
1 |
0,9 |
0.9 |
0,9 |
0,9 |
0,9 |
2,15 |
|
3 |
Организация использования информационных систем |
1 |
0,9 |
0,9 |
1 |
1 |
0,8 |
0,8 |
0,9 |
0,8 |
0,8 |
2,75 |
|
4 |
Контроль проектирования информационных систем |
0,9 |
0,8 |
1 |
0,9 |
0,8 |
0,9 |
0,9 |
0,8 |
0,9 |
0,8 |
2,25 |
|
5 |
Анализ использования информационных систем |
1 |
0,9 |
1 |
0,9 |
0,9 |
0,8 |
0,8 |
0,9 |
1 |
0,9 |
2,5 |
Для успешной реализации задачи «Организация проектирования информационной системы» по работе [4] были определены входная и выходная информация и процедуры решения. Фрагмент технологии решения этой задачи представлен в табл. 4.
Таблица 4. Технология решения задачи «Организация проектирования информационной сис- темы» (фрагмент)
|
Входная информация |
Процедуры решения |
Выходная информация |
|
Информация об обмене информацией внутри организации Нормативы, предъявляемые к обмену информацией внутри организации Содержание существующих информационной системы Список возможных для адаптации в организации информационной системы |
|
Структура информационной системы организации Информация о соответствии информационной системы нормам Инструкции для пользователей информационной системы |
Аналогично была произведена технологизация других задач всех выбранных к внедрению подпроцессов процесса «Управление информацией» в организации [10]. Для реализа- ции задач был определен состав специалистов которые будут решать новые задачи в органи зации (табл. 5).
Таблица 5. Состав специалистов для решения новых задач в ООО «Бигвилл»
|
Подпроцесс |
Специалист |
Основные функции специалиста |
|
Управление проектированием информационной системы Управление использованием информационной системы |
Аудитор (1 чел.) |
Получение достоверной информации о состоянии существующей системы управления организацией Выявление проблем в существующей системы управления организацией |
|
Консультант (1 чел.) |
Анализ проблем в существующей системе управления организацией Разработка новой системы управления организацией с учетом проведенного анализа |
|
|
Управление информационными технологиями |
Менеджер по информационным процессам (1 чел.) |
Помощь в адаптации к системе управления организацией Доведение до руководства несовершенств в системе управления организацией |
На каждого нового специалиста будут возложены новые задачи, которые он должен решать в рамках организации ООО «Бигвилл». Учитывая недостаточную эффективность информационной деятельности в организации, новые специалисты, призваны решить существующие проблемы. Численность персонала ООО «Бигвилл» увеличится с 19 чел. до 22, тем самым, удастся оптимизировать многие организационные связи, и будет снята нагрузка с ведущих специалистов и управленческого персонала.
Таким образом, реинжиниринг процессов организации включает в себя определенные этапы в соответствии с работой [2, 14], необходимые для успешной реализации задач в рамках совершаемых подпроцессов. Самое главное в данном процессе - это руководство организации, которое не только должно не только поддерживать нововведения, но и обеспечивать необходимые условия для их освоения и реализации.
Процесс деятельности по реформированию структуры и содержания информационных процессов позволяет утверждать, что ООО «Бигвилл» должна выйти на новый уровень развития процесса «Управления информацией», так как этот процеесс основной в данной организации и ориентирован на главный операционный продукт организации – информацию [15].
Таким образом, следует отметить, что структурные изменения на основе реинжиниринга нужно проводить регулярно в различных процессах и не только в основной опера- сах организации. так как организация и среда, в которой она функционирует и развивается, постоянно меняется и требует ответов на вызовы времени.
ционной деятельности, но и в других процес-
Список литературы Реинжиниринг процесса управления информацией организации
- Анисимов О.С. Методологический словарь для управленцев. М., 2002. 295 с.
- Герасимов Б.Н. Реинжиниринг процессов организации. М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2016. 256 с.
- Герасимов К.Б. Разработка модели реинжиниринга системы управления производством предприятия // Экономические науки. 2012. № 91. С. 109-112.
- Герасимов Б.Н. Исследование роли и места менеджмента в управленческой деятельности организации // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2016. №1 (135). С. 55-60.
- Герасимов Б.Н., Рубцова М.Н. Экономическая устойчивость в деятельности предприятия // Вестник Оренбургского государственного университета. 2006. №8 (58). С. 108-111.
