Рекомендации для укрепления системы внутреннего контроля торгового предприятия

Система внутреннего контроля на уровне экономического субъекта должна обеспечиваться правовыми актами и организационными решения, которые в совокупности позволят достигать оптимального взаимодействия между объектами, субъектами и всеми элементами внутреннего контроля. При формирование такой системы внутреннего контроля необходимо в первую очередь основываться на текущих достижениях не только отечественной теории и практики бухгалтерского учета, но и также учитывать зарубежный опыт управления в целом. Самый главный фактор при организации грамотной системы внутреннего контроля – это обеспечение максимальной достоверности и минимизации возможных рисков искажения финансовой отчетности.

Инвентаризация необходима при определении суммы резерва по сомнительным долгам (п. 4 ст. 266 НК РФ). При этом должна проводиться инвентаризация дебиторской задолженности на последнее число отчетного (налогового) периода по налогу на прибыль организаций. При формировании организацией в налоговом учете резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, она обязана на конец налогового периода провести инвентаризацию указанного резерва (п. 3ст.324.1 НК РФ).

В ходе инвентаризации можно найти ошибки, допущенные в бухгалтерском учете, выявить недостачи и при необходимости привлечь тех или иных лиц к ответственности. Кроме того, посредством проведения инвентаризации в организации осуществляется контроль над сохранностью имущества.

За отсутствие инвентаризации штрафов не предусмотрено, но как следствие – наличие недостоверной финансовой отчетности, а также нарушение правил учета доходов и расходов (штраф по статье 120 НК РФ), т.е. отступление от прямых требований законодательства в отношении порядка ведения учета. Это прямое нарушение закона о бухгалтерском учете и существенный дефект контрольной среды

Уместно будет вспомнить такое понятие как «должностная подделка» (внесение должностным лицом заведомо ложных сведений в официальные документы, другое подделывание документов, а также составление и выдача заведомо неправдивых документов). Это, по мнению правоохранительных органов, может привести к уголовной ответственности».

Дебиторская задолженность является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами.

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса. Необходимо разработать положение о дебиторской задолженности с учетом специфики компании.

• 1.    Определить расчетным путем максимальных размер допустимой дебиторской задолженности, которую общество может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Такой лимит можно установить в разрезе контрагентов.

• 2.    Закрепить момент по пересмотру допустимого размера.

• 3.    Определить допустимые сроки отсрочки (кредита) платежа.

• 4.    Собрать и проанализировать информацию по контрагенту до момента заключения договорных обязательств.

• 5.    Разработать регламент о проверке контрагента на добросовестность, тем самым установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит обеспечить соблюдение должной осмотрительности при выборе контрагентов, снизить хозяйственные, налоговые и иные риски, при заключении и исполнении договоров.

• 6.    Назначить ответственных лиц по работе с дебиторской задолженностью. Определить их функции в рамках коммерческого отдела, юридического отдела и бухгалтерии.

• 7.    Установить контрольные точки , в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность. Установить порядок проведения сверок с контрагентами.

• 8.    Разработать систему мотивации сотрудников, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

• 9.    Разработать способы возврата дебиторской задолженности. Пересмотреть резервы по сомнительным долгам.

• 10.    Отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми    коэффициентами,    со    значениями

• 11.    Использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

• 12.    Для оценки степени деловой активности компании можно сравнивать сроки погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляется кредит покупателям. Таким образом, можно определить эффективность механизмов кредитного контроля, а также получить представление о надежности дебиторов.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании. Лучше всего лично посетить офис контрагента. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты или рассмотреть обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии, аккредитива. Если имеет место быть встречная задолженность, то отгрузить продукцию без предоплаты.

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

коэффициента компании за предыдущие периоды. Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.

Грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит специалистам продаж выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину прибыли. А также контроль дебиторской задолженности позволяет руководству компании вовремя отреагировать на возникшие в этой сфере проблемы.