Роль ПЭВМ в решении комплекса задач учёта товаров

В настоящее время все большее внимание в среде информационных технологий уделяется решению экономических задач. Это могут быть задачи прогнозирования, анализа, но большую часть на данном этапе развития составляют задачи учета. Задача учета товаров на складе – одна из самых распространенных. Существует, конечно, множество решений, используемых в различных бухгалтерских программах («1С: Бухгалтерия», «Парус» и др.).

В сфере торгово-розничных продаж важную роль играет учет товаров, также всегда нужно знать, что есть на складе. Если количество продаваемой продукции очень велико и большой ассортимент, имеется несколько складов с товаром, то эта задача усложняется, поэтому важно вести не только учет продаж, но и учет товара на складе. Быстрое нахождение информации о наличии товара на складе – экономит время не только продавца, но и покупателя [4,141].

Целью специалиста является создание, внедрение и эксплуатация альтернативного, «легкого» программного продукта, применяемого, прежде всего в учебных целях, а также в практическом применении на предприятии, что позволит пользователю (менеджеру, работнику склада) организации осуществлять свою деятельность на начальных этапах работы. Такой продукт не может претендовать на роль функционально законченного и при необходимости сможет быть дополнен, усовершенствован для возможности работы компании с большим количеством товара или если продукту предъявляются требования выполнения расширенного списка задач. Также немаловажным требованием, предъявляемым к такому программному продукту, является его экономичность по стоимости приобретения и дальнейшего обслуживания.

Например, программный продукт «RM-SKLAD Складской учет» – хранит информацию о конкретном виде товара, поступившего на склад, информацию об отгрузке конкретного товара. Данный программный продукт «RM-SKLAD Складской учет» необходим в первую очередь для менеджера склада, позволяя ему быстро обслуживать обратившихся к нему клиентов. Отличительной чертой органи- зации данных является наличие между ними взаимосвязей, которые явным или неявным образом фиксируются в базе данных программы.

Специалисту важны знания по методике проектирования информационных систем, по использованию современных информационных технологий, включающих объектно-ориентированное и визуальное программирование, по формированию структурированных запросов и обработке данных средствами SQL, по совместному использованию данных в приложениях Windows с помощью OLE-механизмов.

Немаловажно заметить, что все это способствует формированию опыта самостоятельной работы по постановке и формализации задач автоматизации и функций учета, контроля, анализа и прогнозирования деятельности предприятий, а также по обоснованию состава и структуры проектируемой базы данных и выбора инструментальных средств разработки.

Информационные системы и технологии в значительной мере определяют уровень развития современного общества. На западе информационные технологии обеспечивают до 40% роста валового внутреннего продукта и аккумулируют при этом до 20% всех инвестиций.

Развитие информационных технологий в нашей стране оказывает непосредственное влияние на экономические аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на систему учёта движения товаров.

Среди важнейших факторов, оказывающих влияние на развитие теории и практики складского учета товаров, наиболее значимыми являются:

• •    развитие вычислительной техники, средств связи и передачи данных;

• •    новые, современные возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования;

• •    возможность автоматизации логических операций по ведению складского учета с использованием информационных технологий;

• •    применение системы регистров, ведомостей, статистических таблиц, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации;

• •    новая организация системы контроля и исправления ошибок, возникающих при проверке исходной информации, аналитических и синтетических регистров складского учета;

• •    возможности использования запросного режима;

• •    появление новых технологий ведения складского учета.

В настоящее время ведение складского учета без компьютерной обработки данных практически немыслимо. Автоматизация учета товаров на складе с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя подобных программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации складского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для составления полной картины об имеющихся товарах на всех складах предприятия. Освоение работниками склада компьютера на уровне не только пользователя, но и программирования позволяет кардинально пересмотреть стратегию складских программ [5,6].

Использование персональных компьютеров и информационных технологий в учете и его основных составляющих – бухгалтерском (управленческом и финансовом), статистическом, налоговом, правовом – позволяет построить совершенно новые динамичные системы разных видов учета.

В настоящее время созданы инструментальные средства, образующие информационные системы учета товаров на складах и включающие взаимосвязанные пользовательские места, которые имеют строгую функциональную направленность в соответствии с разделением полномочий между уровнями управления. В современных условиях автоматизации складского учета первейшее внимание должно быть уделено использованию универсальных первичных документов, в которых совмещаются оперативные и машиночитаемые носители информации, позволяющие с наименьшими затратами разрабатывать на персональных компьютерах систему любых регистров и необходимую отчетную документацию.

Применение таких универсальных документов позволяет устранить дублирование при сборе данных, обеспечивает совпадение показателей, используемых в складском учете. Практические исследования показывают, что целесообразнее располагать единой структур базы данных для всех участков учета товаров.

Данные по складскому учету, хранящиеся в персональном компьютере, обеспечивают возможность получения всей необходимой информации в виде ведомостей, отчётов, запросов и др. В массиве данных складской информации каждый факт хозяйственной деятельности отражается в виде соответствующей записи и включает простую счетную формулу, также в исходных массивах записей всегда содержатся такие реквизиты, как дата совершения операции, регистрационный номер документа и др. Таким образом, автоматизация учёта товара и наличие массива складских записей позволяет обеспечить ведение учёта товаров на складе гораздо экономичнее, чем при ручном ведении учета, что в свою очередь, позволяет контролировать операции по существу, в режиме реального времени, показывая взаимосвязь с поставщиками, покупателями и др. контрагентами, и дает возможность организовывать контроль за ними.

Процесс группировки данных так же отличается от ручных методов и основывается на многократном использовании одних и тех же массивов информации для составления таблиц в любых размерах. Это значительно облегчает и ускоряет процесс учета, дает возможность получать такие сведения, от которых приходилось отказываться при ручном способе обработки информации. Взаимосвязь показателей различных регистров достигается на основании использования единой информации файла складских записей и остатков.

В условиях автоматизации учета, помимо решения традиционных задач складского учета, появляется возможность получать ответы на различные запросы. В большинстве случаев выделяют три типа запросов: регулярные, стандартные, произвольные. Современные информационные технологии позволяют реализовать по запросу получение пользователем любых комбинаций запрашиваемых показателей, отдельные из которых должны быть вычислены. Основным преимуществом такой системы является возможность для пользователя обращаться к системе с ши- роким спектром запросов, не производя при этом работы по программированию.

В зависимости от того, какие запросы реализуются, можно говорить о первой, второй и третей очередях функционирования системы автоматизации складского учета товаров. Первая очередь включает решение регулярных и наиболее важных стандартных запросов, вторая – предусматривает ввод системы автоматической обработки регулярных и специальных запросов, расширение функций обслуживания стандартных запросов, пополнение и корректировку файлов, создание программной базы для реализации автоматической обработки произвольных запросов. Наконец, третья очередь предусматривает выполнение автоматической обработки произвольных запросов.

Таким образом, современные информационные технологии охватывают самые разносторонние аспекты складского учета. Современный руководитель сегодня не представляет себе принятия управленческих решений, не располагая достоверной, обширной информацией, предоставляемой автоматизированной системой складского учета [4; с. 112].

За последние годы в нашей стране произошли значительные положительные изменения в структуре рынка информационных технологий: основную роль стали играть крупные поставщики, развивается качественный сервис, формируются дилерские сети. Но при существовании на рынке множества программ по учёту товаров на складе, удовлетворяющих самые разнообразные к ним требования, задача выбора программы для конкретного предприятия остается весьма затруднительной. Ведь приобретение и внедрение элементов программного обеспечения требует значительных материальных и трудовых ресурсов; затрат ресурсов требует также практическое использование информационных систем. То есть, с одной стороны, автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью, совершенствовать организацию и формы складского учета возможно только на базе новейших технологических средств. Но, с другой стороны, для того, что бы правильно выбрать систему автоматизации складского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, а ещё лучше и учитывающую определенные специфические особенности деятельности предприятия, необходимо четко представлять систему ведения складского учета на предприятии и рынке предлагаемых программных продуктов. Оптимальное решение двухсторонней задачи позволит обеспечить современные требования, предъявляемые сегодня к организации учета товаров на предприятии.

При автоматизированном учёте товаров на складе следует также учитывать, что любая система контроля запасов должна содержать информацию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и получении товаров [2,81].