Роль совместной интеграции инструментов автоматизации бизнес-процессов в организациях

Для начала рассмотрим понятие автоматизации бизнес-процесса. Одними из первых, кто ввел идею автоматизацию бизнес-процессов в 1885-1920 годах были представители школы научного менеджмента Фредерик Тейлор и Генри Гант. Они использовали научный подход к вопросам управления организацией, применяя различные методы наблюдения, эксперимента и анализа [1]. Ф. Тейлор и Г. Гант использовали аналитические подход в целях изучения обособленных операций на производстве. Они разработали инструменты и методы планирования последовательности операций в организации. Также широкую популярность получили графики планирования Ганта, которые используются и в настоящее время.

Основоположники менеджмента качества Эдвард Деминг и Джозеф Джуран - применяли к решению проблем автоматизации бизнес-процессов системный подход [5]. Они считали автоматизацию одним из основных элементов повышения качества. В последствии их идеи сформировались в такие концепции как цикл Деминга (Plan, Do, Check, Action), и спираль Джурана.

В настоящее время BPM-концепция является основой автоматизации бизнес-процессов. Управление бизнес-процессами (Business Process Management) позволяет описать и регламентировать процессы на производстве. Это означает, что BPM-системы представляют собой IT-решения, позволяющие автоматизировать менеджмент бизнес-процессов [3].

Подход BPM появился в начале 21-го века и заменил собой традиционный реинжиниринг бизнес-процессов, предполагающий пересмотр бизнес-процессов при необходимости. В то время как BPM предполагает длительное и непрерывное совершенствование и улучшение бизнес-процессов. В основе концепции - тесное сотрудничество и взаимосвязь участников процессов, IT-систем и технологий.

Cистемы, призванные реализовать в компании BPM, называются BPMS (Business Process Management System). Такие системы основаны на идее управления бизнес-процессами без привязки к конкретным документам или сотрудникам. Также они обеспечивают процессный подход к управлению бизнес-процессами, позволяют изменять их в короткие сроки, развивать их при участии всех пользователей.

Приведем примеры инструментов BPMS, использующихся в современных компаниях, которые позволяют автоматизировать различные бизнес-модели.

• 1.    Customer Relationship Management (CRM) - это прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём

  Электронный экономический вестник №1 (январь-март 2021 года) сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

• 2.    Enterprise Resource Planning (ERP) - одно из видов программного обеспечения, позволяющее управлять бизнес-процессами. ERP-системы сочетают в себе финансовые операции и транзакции, цепочки поставок, управляют отчетностью, производством, и кадрами.

• 3.    WorkFlow – это один из видов полной или частичной автоматизация бизнес-процессов компании. При использовании WorkFlow документы, информация, задачи передаются участниками бизнес-процесса другим

  Электронный экономический вестник №1 (январь-март 2021 года) участникам, которые в свою очередь выполняют действия процесса согласно установленным правилам в предусмотренное тайминг-планом время.

Возникновение CRM систем берет свое начало в 1986 году, когда П. Салливан и М. Мюней создали компанию Conductor Software. Первый продукт компании ACT! - приложение, позволяющее управлять контактами, вышел в 1897 году. В середине 1990-х годов на рынок вышли новые решения Brock Systems и Saratoga Systems. Системы позволяли автоматизировать стандартный процесс продаж. Это привело к контролю сделок по продажам и их эффективностью [4].

В 1995 году термин Сustomer relationship management (CRM) стал очень распространенным среди офисных приложений. С 1999 стали популярными такие e-CRM, как Broadbase, Kana и Silknet, которые впоследствии стали прототипами интерактивных CRM сервисов [4].

Данное понятие впервые было введено Ли Уайли в 1990 году. По мнению Л. Уайли идея ERP-систем предполагает наличие многопользовательского хранилища данных [2]. Такой репозиторий будет содержать корпоративную бизнес-информацию, например: данные о производстве, закупках, финансовых операциях, кадрах. Единая корпоративная база данных позволяет быстро и легко передавать данные в разных системах организации. Также обеспечивается одновременный доступ к необходимым ресурсам для всех сотрудников.

Во второй половине 1990-х годов применение ERP-систем стало распространяться не только в промышленных предприятиях, но и в сфере услуг, органами государственной власти и некоммерческими организациями.

При данном подходе задачи передаются и обрабатываются сотрудниками организации с помощью средств информационной системы в соответствии с регламентированными моделей бизнес-процессов. В компании может быть несколько бизнес-процессов, которые можно автоматизировать, в то же время бизнес-процессы разделяются на несколько подзадач, которые необходимо выполнить для реализации цели процесса. Для выполнения каждой такой функции или подзадачи имеются исполнители и рабочие группы. кроме того в выполнении могут участвовать несколько организаций. С целью облегчения осуществления задач в рамках бизнес-процессов используются системы автоматизации, примером в данном случае является WorkFlow [6].

Мы рассмотрели некоторые методы и инструменты, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы компании. Но что если бизнес-процессы организации настолько сложны или пересекаются с другими процессами, что использования какого-то одного инструмента становится недостаточным? Тогда существует возможность интегрировать несколько модулей и BPM-систем в существующую или новую систему.

Такой подход имеет ряд преимуществ:

• 1.    Стандартизация бизнес-процессов, что является одним из главных элементов системы менеджмента. (WorkFlow обеспечивает описание и контроль исполнения бизнес-процессов).

• 2.    Позволяет добиться высокой эффективности и гибкости бизнес-модели.

Однако имеются и недостатки:

• 1.    Разработка и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов могут являться довольно затратным, и требовать многочисленные денежные и людские ресурсы. Требуется активное сотрудничество менеджмента организации и разработчиков решения.

• 2.    Иногда автоматизация бизнес-процессов может восприниматься негативно работниками организации.

Современные системы документооборота и традиционные ERP могут существовать вместе в структуре одной организации, так как способны решать разные задачи, но при этом дополнять друг друга.

примером использования системы ERP вместе с WorkFlow, может быть компания с сложным и объемным документооборотом, формализованными бизнес-процессами. Интеграция модуля WorkFlow может увеличить эффективность управления предприятием. В то же время, если в компании слабый документооборот или бизнес-процессы находятся в пределах малого количества подразделений, то автоматизация с использованием WorkFlow не будет полезной.

Любая компания хотела бы оптимизировать данные для того, чтобы ежедневные бизнес-процессы стали более эффективными, чтобы они могли предоставлять клиентам ускоренное обслуживание. Если в компании существуют отдельные ERP и CRM системы, отсутствие их интеграции в одну систему несет в себе трудности в управлении, отслеживании и синхронизации всех данных. В следствие возрастает риск возникновения ошибок.

Интеграция данных между ERP и CRM имеет множество преимуществ, компания сможет использовать одну базу данных для всех сотрудников, что означает полный доступ к информации о клиентах и продуктах, также сотрудники могут получать доступ к информации быстрее, избегая ручного ввода данных и риска дублирования, кроме того улучшается менеджмент управление запасами, заказами и котировками, повышается контроль качества и мобильность, это означает, что сотрудники могут сотрудничать проще и быстрее.

Модули CRM, SCM могут частично заменить документооборот, но в целом они используются для осуществления конкретных бизнес-задач. Однако в определенных условиях, компания может рассмотреть вариант интеграции полноценного документооборота, например WorkFlow в модели бизнес-процессов компании. такой подход будет эффективен, например, если отделы или филиалы организации территориально удалены друг от друга.

Таким образом, в данной статье мы рассмотрели основные способы автоматизации бизнес-процессов, описали возможные преимущества и недостатки интеграции различных методов и инструментов автоматизации бизнес-процессов. Приведенные примеры интеграции наглядно показывают, что каждая организация решает уместность применения тех или иных методов автоматизации в зависимости от имеющихся финансовых и временных возможностей, текущего состояния модели и архитектуры бизнес-процессов в компании, потребностей бизнеса и др.