Роль внутреннего аудита в проведении анализа движения и использования материально-производственных запасов на предприятиях

Материально-производственные запасы (далее МПЗ) играют важную роль в деятельности любого предприятия и организации. Сохранность и наличие необходимого количества МПЗ характеризует систему внутреннего контроля и управления на предприятии как высокую, т.к. постоянный анализ потребности в МПЗ и необходимая работа по их приобретению свидетельствует о том, что проводится грамотная работа по оценке и анализу движения и использования МПЗ. Это является условием бесперебойной работы предприятия и обеспечивает в достаточной степени устойчивость и его финансовую независимость. Проведение всестороннего анализа движения и использования МПЗ позволит контролировать не только сами МПЗ, но и величину расходов, что в свою очередь поможет контролировать финансовый результат деятельности предприятия. Это особенно важно для производственных предприятий, где значительную часть расходов составляют именно материально-производственные запасы.

Анализ использования МПЗ важен не только руководству самого предприятия, но и внешним пользователям, которые заинтересованы стать в будущем инвестора- ми данного предприятия или участниками договорных отношений предполагающих долгосрочное сотрудничество. В этом случае они хотят быть уверенными в том, что на предприятии есть запас прочности, состояние его стабильное и перебоев в работе не будет.

Полный анализ позволит формировать информацию для руководства предприятия (решать общие организационные и стратегические вопросы), непосредственно для руководителей производства (определять потребность в ресурсах, контролировать переходящие запасы, своевременно формировать заявки на их приобретение), для бухгалтерской службы, для отдела планирования и других служб. Анализ движения и использования позволит оценить риски предприятия и их последствия. Все это в совокупности позволит осуществлять контрольные мероприятия наиболее эффективно, выявлять резервы по снижение расходования и стоимости МПЗ.

При этом объективно надо отметить, что ни один руководитель предприятия не проведет всесторонний анализ движения и использования МПЗ, не оценит эффективность и не соберет необходимые данные для такого анализа. Такая работа требует глубоких знаний в сфере анализа и бухгалтерского учета, а так же знаний специфики производственного процесса, технологических особенностей. Эту работу в небольших предприятиях будет делать главный бухгалтер или его заместитель вместе с руководителем производственного цеха. В более выгодном положении будут крупные коммерческие структуры, которые могут позволит себе содержать отдел анализа и планирования и (или) службу внутреннего контроля и аудита, в которых будут работать специалисты, обладающие достаточным уровнем знаний в этих обла-стях[1]. Таким образом, привлечение для проведения такого анализа специалистов (аналитиков, аудиторов, экспертов) позволит провести анализ полно, объективно, всесторонне с учетом отраслевой специфики предприятия, структуры предприятия и ассортимента продукции и видов работ и услуг.

Так же методы анализа будут зависеть от тех задач, которые поставит руководство перед специалистами. Очевидно, что основная задача – поиск путей повышений эффективности и результативности деятельности предприятия, в частности повышение рентабельности производства.

Проведение анализа невозможно без полной и достоверной информационной базы, которая формируется на основании данных бухгалтерского и управленческого учета, данных отчетов производственных цехов, отдела закупок и т.д. При этом не стоит забывать, что необходимо не только внутренняя информация, но и данные о состоянии рынка, отрасли в целом, в регионе, данные о действиях конкурентов и монополистов в соответствующей отрасли. Собрать такую обширную информационную базу и обработать собранную информацию под силу только специалисту. Такими специалистами сегодня являются профессиональные аудиторы. Их значимость в проведении анализа высока и не только заключается в том, что они обладают достаточно широкими знаниями и опытом, но и в том, что они могут оценить ситуацию со стороны, что часто позволяет сделать более объективные выводы и разработать наиболее рациональное решение.

Обобщая современные подходы к анализу МПЗ, можно выделить основные задачи анализа МПЗ и цели его проведения:

• 1.    Анализ состава, структуры, динамики МПЗ позволит решить такие задачи, как:

• – определение причин изменения состава МПЗ;

  – определение причин изменения величины МПЗ;

  – выявление резервов повышения эффективности хозяйственной деятельности в отношении использования МПЗ и др.;

• 2.    Общий анализ МПЗ позволяет сформулировать такие задачи, как:

• –    оценка обеспеченности предприятия запасами в целом;

• –    оценка расходования МПЗ;

• –    оценка уровня снабжения предприятия МПЗ;

• –    оценка эффективности материальных ресурсов предприятия;

• –    оценка влияния факторов на эффективность материальных ресурсов и др.;

• 3.    Анализ расходования МПЗ заставляет оценивать:

• –    полноту соблюдения норм расходования МПЗ;

• –    наличие разработанных и утвержденных норм расходования МПЗ;

• –    выявление расходования МПХ сверх норм;

• –    выявление причин брака, необоснованных потерь и др.;

• 4. Комплексный анализ заставляет оценивать расходование и использование МПЗ с помощью системы обобщающих и частных показателей[2].

Здесь приведены не все выполняемые сегодня задачи анализа МПЗ и основные цели, но даже, с учетом описанных выше, можно сделать вывод о том, какая разносторонняя информация необходима для его полного проведения. В первую очередь необходимы данные бухгалтерского учета: данные синтетического и аналитического учета. Далее, необходимы данные отдела закупок и отдела продаж. Затем будет необходимы данные отчетов цехов и производственных подразделений и т.д. Оче- видно, что реальный анализ возможно провести только, если будет полная уверенность в том, что данные полные и достоверные.

Обеспечить работу по этим направлениям на должном уровне может служба ронне предусмотреть объем и виды контрольных процедур, их периодичность, документирование и т.д., но и лицо, которое будет нести ответственность за качество выполнения этой работы[5]. При этом, ответственный за проведение и ре- внутреннего аудита, т.к., аудиторы могут зультаты анализа аудитор должен пони- использовать и применять различные про- мать степень ответственности и влияние цедуры, для контроля деятельности различных подразделений компании, в целях предотвращения непредвиденных и преднамеренных ошибок и искажений, на основе сбора и обработки данных, получен- ных в ходе выполнения внутреннего кон-троля[3].

Таким образом, необходимо заранее согласовать с руководством направления анализа и проверки достоверности инфор- мации и спланировать такие аудиторские процедуры, в том числе и аналитические аудиторские процедуры, которые обеспечат выполнение поставленных задач: формирование полных и достоверных данных и проведение полного анализа МПЗ с учетом их периодичности и значимости[4].

С учетом важности работы внутренних аудиторов при проведении анализа движения и использования МПЗ, важно отметить, что необходимо не только всесто- результатов такого анализа на управленческие решения руководства предприятия.

Таким образом, роль внутреннего аудита МПЗ при проведении анализа их движения и использования объясняется тем что от аудиторов зависит проверка достоверности данных, используемых для анализа и выбор и обоснование методов и направлений проведения такого анализа. Если на предприятии нет службы внутрен- него аудита или внутреннего аудитора, то целесообразно обратиться за помощью в аудиторские организации и привлекать их специалистов как для разработки методик анализа с учетом специфики предприятия, так и для проведения полного или выборочного анализа по таким методикам, а так же для формирования информационной базы для анализа движения и использования МПЗ.