Синтаксис языка деловых документов

Деловая речь изобилует простыми предложениями. Специфика их функционирования в официальных текстах состоит в том, что они часто несут в себе столько же информации, сколько обычно содержится в сложных предложениях1. Это получается за счет большего объема и смысловой наполненности сообщения. Информация, передаваемая обычно придаточными предложениями, заключается в определенные словосочетания.

Несговорова Г.П. в своем пособии2 по написанию разного рода деловых текстов много пишет как и о стилистике деловых текстов, так и о языковых и стилистических нормах русского языка. Внимание уделяется языку, как средству коммуникации. Реализация языка в определенных коммуникативных условиях содействует созданию текста, в определенной степени отражающего условия коммуникации. Возможности языка и влияние экстралингвистических факторов выражаются в потенциальной изменяемости, вариантности зафиксированной речи, соответствующей ситуации.

Ковтунова И.И., 3 указывает на двойную системность языка, которая определяет своеобразие и специфику функционального стиля. Грамматические, синтаксические и лексические нормы являются составляющими языковыми нормами официально-делового стиля.

В состав текста делового письма зачастую включаются причастные и деепричастные обороты, а также однородные члены4. Предложение, в таком случае, имеет тенденцию вырасти до целого абзаца, а то и страницы (слова начинают исчисляться в сотнях). В некоторых видах документов, текст составляет предложение.

Таблица также является сообщением со специфической структурой. Здесь, неизменная информация, которая находится в боковых секциях, является подлежащим, а переменные данные, которые имеют место в графах по вертикали, сказуемым. Эти моменты следует иметь в виду при конвертировании из письменной речи в устную.

Порядок слов также отличается в деловых документах. Текст выделяется определенной строгостью и консерватизмом. К примеру, несогласованное определение, которое выражено существительным, находящимся в косвенном падеже, будет находиться после слова, которое оно определяет. Также, официальному стилю письма присущи словосочетания, состоящие из слов в родительном падеже: приказ Исполняющего обязанности директора предприятия.

Так называемая рубрикация предложения (разделение сообщения на части)5, является иллюстрацией формально-логического вида составления текста. Обычно рубрикуются однородные части сообщения. Зачастую можно встретить их осложнение придаточными частями, причастными и деепричастными оборотами.

Рубрикация в тексте предполагает разбиение информации на пункты и подпункты. Их отмечают исключительно арабскими цифрами6. Обозначение этих пунктов находится в прямой зависимости от сложности структуры текста (к примеру, трехзначное озаглавливание пункта). Подзаголовки в деловых документах подчеркивают их строгую логическую структуру. На этом акцентируется внимание при составлении различных договоров и соглашений.

В роли смысловых элементов для скрепления различных частей в тексте, используются вводные слова (таким образом; более того; ввиду того, что; следовательно). При необходимости средств связи, в тексте используются причастия и указательные местоимения. Они замещают собой различные формальные названия, объекты: нижеследующий, данный, предыдущий, указанный и т. д.7

В документах договаривающихся сторон, схожую функцию берут на себя названия по роли в осуществляемой деятельности: подрядчик, поставщик, заказчик, заемщик и т. п. Эти слова заменяют собой формализованные правовые обозначения лиц, участвующих в деятельности.

Текст структурируется логическим методом. Идет постепенное развитие темя, которая сама еще делится на мини – темы, раскрываемые отдельно8. Становится необходимым также включение в текст параллельных синтаксических образований.

Специфической особенностью структурного оформления резолюций, постановлений и распоряжений является то, что текстовое сообщение, заключенное в них, является развернутым предложением приказного типа с инфинитивными образованиями в роли однородных членов. Вставка данных образований создает открытый ряд. Возможность добавлений определяет особенность структурного оформления ОДС.

В оформлении деловой переписки, служебных справок, царит большая свобода. Здесь формализованные особенности письма не столь важны. Хотя регламентированные письма, с точки зрения каноничности, находятся недалеко от ОРД.

Практика официального стиля речи выработала множество шаблонных фраз, идиом, речевых конструкций, с помощью которых создаются новые деловые документы. Наработанный принцип «типичная ситуация – стандартизированная речевая конструкция» содвигает к использованию канонизированных методов, чтобы придать более точные формулировки явлениям, что отличает официальный деловой стиль речи от всех остальных.

Формализация способствует более четкому восприятию содержания документа.

Таким образом, характерные официально – деловому стилю речи черты и особенности составления деловой документации требуют особой лингвистической подготовки специалиста.

Предполагается, что составитель документа знает: обширную базу устоявшихся формул и то, как ими пользоваться в различных видах официальных документов; главенствующую суть и основные признаки делового стиля; особенности видов официального стиля речи и их соотношение с конкретными примерами и ситуациями в сфере делового общения9.

Автор официальных документов должен уметь: грамотно пользоваться речевыми формулами в тексте в полном соответствии с нормами языка; корректно создать проект документа и (или) отредактировать его10.

Официальные сообщения разнообразных видов, направляемые от одного конкретного предприятия либо учреждения другому, даже при том, что адресованы определенному лицу и им же подписаны, будут считаться деловой корреспонденцией.

Деловое письмо представляет собой отдельный вид официальных документов, который, в сравнении с приказом или постановлением, менее подвергнут регламентации. Однако оно так же имеет юридическую значимость. Эта переписка, разделенная на входящую и исходящую документацию, сохраняется обеими сторонами деловых взаимоотношений. Деловую корреспонденцию можно классифицировать, взяв в основу различные признаки:

• 1.    По функциональному критерию деловые письма подразделяют на те, которым необходимо дать отдельные письма – ответы, и те, которым этого не требуется.

• 2.    По видовому признаку деловая корреспонденция может иметь вид письма – приглашения, инициативного письма, письма – просьбы, распорядительного письма, отказного письма, сопроводительного письма, гарантийного письма и т. п.

• 3.    По критерию адресата деловые письма можно разделить на: обычные –письма, отправляемые по одному единственному адресу; циркулярные, то есть, направляемые с одного места нескольким адресам (обычно это подчиненные инстанции и филиалы)¹¹.

• 4.    Также, разной может быть и форма отправления письма: традиционное почтовое отправление; Электронная почта; факсимильная связь; телеграфная и телетайпная связь.

• 5.    По критерию структурности, деловую корреспонденцию следует разделить на регламентированную и нерегламентированную.

У регламентированных писем есть определенный пример создания. Такая корреспонденция призвана решать стандартные возникающие управленческие, экономические и юридические задачи. Письма составляются в виде стандартных сообщений или текстов, состоящих из шаблонных речевых конструкций.

В таких письмах присутствует определенная структура, которая обычно включает в себя две части. В первой части называются причины, определяются цели отправки письма. Также приводятся аргументы, на основе которых строятся заявления, применяются различные специальные речевые клише, которые обосновывают следующую часть письма. К примеру: «просим рассмотреть сие предложение…».

Нерегламентированная корреспонденция – это, в целом, авторский текст, который представляется в форме формально-логического либо формализовано-этикетного текста. Здесь обычно появляются повествовательный элемент (описывающий развитие рассматриваемого вопроса), оформление. И, конечно же, применяются различные речевые действия, такие как: сообщения: ставим вас в известность, сообщаем уведомляем и т. п.; различные ритуалы по этикету: доброго дня, благодарю, желаем успехов, приносим извинения и т. п.; подтверждения: подтверждаем; заявления: заявляем, объявляем; требования, просьбы: приказываю, постановляю, прошу, обращаемся к Вам с просьбой и т. п.12

Приведенные перфомативные глаголы, согласно примерам, используются преимущественно в первом лице множественного и единственного числа и значительно реже в третьем лице.

Нерегламентированная корреспонденция не несет в себе строгого оформления текста, а также меньше содержит шаблонных выражений, что присуще регламентированным письмам.

Однако думать, что нерегламентированная корреспонденция – это полностью произвольное изложение мыслей без каких – либо стандартных элементов, было бы ошибкой. В них также имеют место шаблонные фразы и словосочетания. Среди таких писем: письма с инструкциями; презентационные, рекомендационные, объявительные и другие сообщения.

Реклама на сегодняшний день являет собой естественную неотделимую часть коммерческих отношений. Она находится рядом с деловыми предложениями, показывает ступени развития предприятия, организации, учреждения. Отмеченные ранее типы рекламной корреспонденции (такие как письма-презентации, письма-объявления) включают в себя компоненты рекламы и делового представления и являются в наши дни одним из массовых видов корреспонденции. Пересечение публицистического и делового стилей речи, является отличительной особенностью данного вида деловых документов. С одной стороны, это определенные речевые клише, а с другой – экспрессия.

В целом же, языковое наполнение нерегламентированной корреспонденции отличается от языка противоположной внедрением значительного массива общелитературной лексики, существованием большего числа вариантов конструкций написанного, т. е. повышенной свободой в осуществлении задуманного. Из общих черт языка регламентированных и нерегламентированных деловых писем можно выделить стремление к стандартизации применяемых средств и официальный характер взаимодействия13. Универсальность введения этикетных приемов определяется общим стремлением к поддержке благоприятного фона при общении. Этикет делового стиля письма определяется не только какими-либо этикетными формулами. Он берет начало с адресования и прослеживается через все содержание письма.

В заключение, следует отметить, что деловая корреспонденция в наши дни носит более динамичный и личный характер, чем пару десятилетий назад. Сегодня обладание этим видом официального делового письма является одним из приоритетных профессиональных навыков менеджера либо руководителя. Владение умением четко и кратко изложить суть вопроса, обрисовать положение дел, дать однозначную формулировку предложению, требованию либо приказу, убедительно обосновать и аргументировать свои выводы не приходят с рождением. Практика и знание речевых средств, собранных за тысячелетие языком официальной письменности, являются необходимыми в овладении искусством делового письма.

Напоминательное письмо создается и направляется тогда, когда другие средства (личная встреча, переговоры) не приносят желаемого результата.

Письмо-напоминание, в большинстве случаев, включает в себя два логических элемента: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) уведомления о предстоящем выполнении принятых решений, договоренностей и указание о мерах, которые будут предприняты в случае их невыполнения14.

Если на конверте присутствует надпись «вторично», это означает то, что письмо является напоминанием.

Следует также остановиться на таких видах официальных сообщений, как ответное письмо (по-другому «акцепт»), рекламация и служебная телеграмма. После получения такого письма, получатель может принять условия сделки, если же конечно они его устраивают. Передача заказчику товара, либо составление и принятие контракта квалифицируется как одобрение предложения. Такое принятие по-другому обозначают как акцепт). Тот, кто дал свое согласие на предложение – акцепант. В том случае, если общее соглашение не запрещает споров по частным вопросам, между лицами может начаться активный обмен деловой корреспонденцией.

Рекламацией именуется официальный документ, который, по сути, является выражением недовольства к стороне, которая не выполнила свои обязательства. В ней также прописано требование материального возмещения ущерба. Рекламации составляются по поводу неудовлетворения сроками доставки товара, его качества, упаковки и т. п.15 Важным элементом рекламации является предоставление наглядных доказательств, иллюстрирующих причины недовольства. К ним зачастую приложены заключения по состоянию товара.

Служебным телеграммам, в сложившейся практике, отводится роль передачи чрезвычайно важной информации в короткие сроки. Хачастую эта телеграмма оформлена в виде документа, например, письмо с заверенными данными, подписью, телеграмма на специфическом бланке (тест - клише).

Среди остальных видов официально-деловых текстовых сообщений, телеграмма отличается своим языковым оформлением и общей структурой. Эти особенности называют «телеграфным стилем». Эта специфическая разновидность деловой корреспонденции возникла под влиянием двух факторов. Первым является недешевая цена на пользование телеграфом, вследствие чего тексты не отличались долгими предисловиями. При оформлении телеграфного сообщения использовали понятие «тарифное слово», не всегда совпадающее с грамматическим словом.

Таким образом, официально-деловой стиль в деловом письме имеет несколько определенных особенностей, которые подразумевают высокий уровень лингвистических знаний составителя документа. Так, от составителя требуется знание признаков и основных черт официально-делового стиля, иначе говоря, требований, которые предъявляются к языку документа; перечней устойчивых выражений и сочетаний, а также условия их использования для любого жанра деловой письменной речи; характеристик жанров документов и их привязанность к определенному обстоятельству делового общения. К тому же, составитель документа должен уметь правильно использовать речевые средства в тексте, соблюдать языковые нормы, грамотно составлять документ и уметь отредактировать его при необходимости.