Система адаптации новых сотрудников производственной компании посредством дистанционного обучения в системе e-learning

стороны, за тем фактом, что человек начал работу в организации, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, а также ответственность за это ре-

шение. С другой стороны, организация также принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретных задач: приемлемый уровень оплаты труда, признание его эффективности, перспектива профессионального роста и др.

Можно выделить следующие основные цели адаптации:

– более быстрое достижение рабочих показателей;

• –    уменьшение стартовых издержек со стороны компании вследствие ошибок и низкой эффективности нового сотрудника;

• –    вхождение работника в новый коллектив;

• –    снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым сотрудником;

• –    сокращение текучести кадров вследствие сложностей адаптации сотрудника в новой организации и новом коллективе;

• –    экономия времени непосредственного руководителя и рядовых работников;

  – развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях.

В условиях малой компании (численностью 100–300 человек) возможна и эффективна спонтанная адаптация нового сотрудника , т.е. постепенное его включение в коллектив через непосредственное общение с коллегами и руководителем [3]. Со сложностями в адаптации сталкиваются средние компании и корпорации, где спонтанной адаптации становится недостаточно для получения новым сотрудником знаний о работе системы и формирования необходимых навыков. Результат сложности корпоративной системы – большие временные затраты со стороны руководителя и коллег для передачи необходимых знаний . Поэтому ключевым вопросом становится формирование эффективной и гибкой системы адаптации новых сотрудников, направленной на интенсивное ин- тегрирование людей в коллектив и рабочий процесс, основанный на изучении системы актуальных вопросов самостоятельно и посредством консультанта (наставника, тьютора).

На данный момент существуют разнообразные модели адаптации новых сотрудников. Так, одной из популярных моделей является Storytelling, разработанная Д. Армстронгом. В ее основе лежит постулат: люди больше любят слушать истории, а не лекции, с помощью реальных историй пропаганда ценностей компании более эффективна. Выделяется также модель адаптации сотрудников в Японии: молодых специалистов стараются привлекать на работу в компании после перехода на вторую ступень образования (по нашей системе это 10–12 классы). В течение 1–2 месяцев сотрудник проходит курс начальной подготовки, получая первичные азы рабочих навыков и знаний. По окончании студентом университета и поступлении на работу за ним закрепляется наставник – опытный сотрудник, который сопровождает своего адаптанта по всем профессиональным и личным вопросам в компании. Наставником предпочтительно назначают выпускника того же университета, сопровождение осуществляется до 35-летного возраста адаптан-та. Долгосрочность данного процесса обусловлена воспитанием в сотруднике гордости за свою компанию, корпоративного духа и культуры.

В процессе адаптации японские работники проходят также курс обучения, затрагивающий основные направления: структуру и деятельность компании; профсоюзы и финансовую ситуацию; основную номенклатуру продукции фирмы, ее пользователей и цену; конкурентноспособность продукции; производство, его структуру и действующую систему; продажу (рекламу и долю на рынке); основные трудовые навы- ки (организацию рабочего места, овладение необходимыми профессиональными знаниями и навыками).

Модель адаптации сотрудников Shadowing предполагает постоянное следование адаптанта тенью за своим наставником в течение рабочего дня с возможностью наблюдать рабочий процесс и обсуждать возникшие вопросы.

Еще одной моделью адаптации новых сотрудников является Secondment – вторичное обучение, предполагающее прикомандирование сотрудника на определенное время в другую структуру для овладения необходимыми навыками и получения опыта.

Некоторые компании практикуют метод «кадровая школа» – специальное обучение новых сотрудников по темам, не включенных в курс обучения университетов и являющихся специфичными для конкретной компании.

Современные технологии позволяют организовывать обучение посредством различных инструментов в мировой сети Интернет: онлайн-конференции, форумы, видеоконференции, системы быстрого обмена сообщениями и др. В данной статье будет рассмотрена методология организации обучения для адаптации новых сотрудников компании. В международной системе этот метод называется e-learning. По данным статистики, метод Secondment используют 71% компаний Великобритании при адаптации новых сотрудников, в то время как e-learning – 51% с прогнозом увеличения доли электронного обучения.

Базисные принципы формирования курса обучения можно свести к следующим тезисам.

• 1.    Сформированный курс обучения актуален для решения поставленных перед сотрудником задач.

• 2.    Курс обучения сформирован в контексте особенностей конкретной компании.

• 3.    Курс обучения сформирован с учетом специфики восприятия и мышления целевой аудитории с использованием графических изображений, цитат, метафор, юмора и анимации.

• 4.    Резюмирование курса обучения позволит сделать участникам вывод об эффективности потраченного времени и усилий.

• 5.    Для эффективности обучение дробится на тематические части по 5–15 минут каждая.

При создании курса адаптации для новых сотрудников могут преследоваться такие цели, как:

• –    ускорение адаптации нового сотрудника в организации путем освоения знаний, необходимых для решения должностных задач;

  – укрепление знаний о компании у опытных сотрудников и улучшение навыка презентации компании внешним аудиторам.

Традиционно основными знаниями при начале работы нового сотрудника являются:

• –    история компании;

• –    ценностные ориентиры и правила;

• –    корпоративные нормы и правила (внешний вид, принципы информационной безопасности и др.);

• –    информация о методике оплаты труда;

• –    социальные льготы и гарантии;

• –    первичные навыки работы с информационными системами;

• –    первичные навыки работы с документами компании.

Практический опыт показывает, что организация дистанционного обучения по данным направлениям эффективна и позволяет новым сотрудникам постоянно иметь вспомогательный материал перед глазами. Однако максимальной эффективности данная система достигает при наличии тьютора (от англ. tutor – наставник, опекун) или наставника – опытного сотрудника, консультирующего по возникающим вопросам. Данный факт позволя- ет адаптировать универсальный электронный курс под индивидуальность каждого нового сотрудника с учетом уже имеющихся у него знаний и навыков и специфики должностных обязанностей.

Дополнительным вспомогательным элементом при организации адаптации новых сотрудников является вводное очное обучение, ориентированное на два ключевых момента: базовые навыки работы с информационной системой компании и знакомство с системой электронного обучения компании. Данный этап позволит в живом общении между корпоративным инструктором и новым сотрудником рассмотреть основные вопросы и создать пространство для обратной связи.

Рассматривая вопрос организации очного обучения для новых сотрудников, важно обратить внимание на такие вопросы, как память и процесс формирования навыков [4]. Изучение памяти на данный момент находится на этапе исследований и открытий, но предварительно можно выделить следующую ее классификацию.

• 1.    Бессознательная память – область памяти человека, используемая для хранения неактуальной информации.

• 2.    Сознательная память.

• 3.    Семантическая память – факты, принципы или идеи, не относящиеся непосредственно к личному опыту человеку, но доступные для сознательного анализа.

• 4.    Эпизодическая память – форма семантической памяти, используемая для хранения и воспроизведения историй или действий из собственного опыта.

• 5.    Условно-рефлекторная память – память на условно-рефлекторные реакции, на определенные стимулы.

• 6.    Процедурная память – память, позволяющая выполнять действия (вождение автомобиля, игра на пианино и др.).

• 7.    Мнемическая фотовспышка – память на яркие воспоминания, вызванные эмоциональными потрясениями.

Исходя из вышеописанной классификации памяти, можно сделать вывод, что при внедрении комбинированной системы адаптационного обучения новых сотрудников задействуются различные виды памяти, что обеспечивает ускоренный эффект включения сотрудника в активную производственную деятельность. Постоянная доступность учебного материала сделает возможным регулярное обращение к инструкции по мере возникновения необходимости. А это приведет к ускоренному формированию навыка, что наглядно демонстрирует схема, предложенная Б.А. Душковым [5]:

• – начало осмысления – понимание цели, смутное понимание средств, грубые ошибки при исполнении;

  – сознательное, но неумелое использование – осознание способов и средств исполнения, неустойчивость выполнения при концентрации внимания, много лишних компонентов;

  – автоматизация – повышение качества исполнения при ослаблении интенсивности внимания, устранение лишних компонентов;

  – высокоавтоматизированный навык – точное, экономное, устойчивое выполнение, превращение действия в элемент более сложного действия;

  – деавтоматизация – возвращение на второй этап;

  – вторичная автоматизация – возвращение на четвертый этап.

Процесс формирования навыка наглядно демонстрирует необходимость доступности информации для нового сотрудника о структуре компании и базовых знаниях для формирования навыков работы в корпоративной системе. Это делает актуальным наличие в процессе адаптации таких компонентов, как постоянно доступные учебные материалы и регулярно доступный наставник-консультант.

При формировании системы адаптации в производственной компании важным моментом становится учет специфики адаптации офисных сотрудников и производства.

• 1.    Учебные материалы формируются локально, по каждой отдельной теме, что позволяет создать гибкую систему обучения.

• 2.    Наставник выбирается из числа сотрудников, работающих по максимально схожему профилю, нового сотрудника.

• 3.    Сотрудники, занимающие должности в компании, не предполагающие наличия персональных компьютеров, проходят адаптированное обучение с минимальным отрывом от производства в очной форме.

• 4.    При необходимости инструктором, проводящим обучение, формируется краткое резюме проведенного обучения в виде раздаточного материала.

• 5.    Оценка полученных знаний производится с помощью специализированного теста, разработанного в рамках учебных материалов.

• 6.    Учебные материалы находятся всегда в открытом доступе в корпоративной системе.

Подводя итоги, мы пришли к выводу, что формирование знаний и навыков нового сотрудника компании происходит постепенно, по мере получения непосредственного опыта работы и информации о компании, адаптация растягивается на некоторый про- межуток времени (в зависимости от темперамента, особенностей мышления и восприятия данные показатели могут варьироваться). Факторами ускорения становится наличие в доступе персонального консультанта-наставника и информативных, практико-ориентированных, наглядных учебных материалов, что позволяет новому сотруднику осваивать знания и формировать необходимые навыки.

Основными признаками, свидетельствующими об успешности адаптации нового работника, являются:

– овладение системой профессиональных знаний и навыков – уровень профессиональной компетентности соответствует требованиям, предъявляемым работой;

– овладение своей профессиональной ролью – освоение корпоративной модели поведения;

– выполнение требований трудовой и исполнительной дисциплины – сотрудник своевременно приходит на рабочее место и покидает его, своевременно выполняет работу;

– cамостоятельность при выполнении должностных функций;

– удовлетворенность выполняемой работой;

– интерес к работе;

– стремление к совершенствованию и профессиональному росту;

– информированность;

– социально-психологическая адаптация;

– взаимопонимание с руководством.