Система автоматизации работы экономиста

Использование современной персональной компьютерной техники в корне меняет организацию и технологию ведения труда экономиста благодаря созданию системы автоматизации рабочего места (далее – САРМ) экономистов, дает возможность децентрализовано обрабатывать данные на разных участках планирования, учета и т.п., решая, таким образом, отдельные экономические задачи, передавая полученные результаты на участки высшего иерархического уровня для ведения сводной экономической отчетности. В такой системе экономист является непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации, повышает его ответственность за полученные результаты. В то же время целесообразно использовать диалоговый режим обработки данных, когда экономисту предоставляется возможность контролировать весь процесс обработки и изменять значения соответствующих параметров.

Организуется САРМ экономиста по функциональному признаку и в основном охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы. Техническое обеспечение такого рабочего места состоит из вычислительного комплекса двух уровней, объединенных в локальную вычислительную сеть различных тополо- гий. На верхнем уровне размещают компьютер с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти, с помощью которого обрабатывают основной поток различных учетных данных, поступающих с компьютеров нижнего уровня. На нижнем уровне находится компьютер (рабочая станция) экономиста с периферийными устройствами, в частности, процессором, дисплеем, накопителем на магнитных дисках, клавиатурой, печатающим устройством и аппаратурой передачи данных для связи с центральным компьютером.

Наличие диалоговых средств общения между компьютером и экономистом создает предпосылки для организации ввода и обработки данных первичного учета путем формирования и выполнения запросов «экономист – компьютер». Такой диалог на стадии первичного учета обеспечивается набором формализованных программных процедур, с помощью которых выполняют:

• •    ввод данных в соответствии со структурой спроектированных первичных документов;

• •    автоматический контроль всех входящих реквизитов по установленным методам обеспечения достоверности ввода исходной информации;

• •    контроль сбалансированности документа;

• •    печати протокола введенных данных первичного учета;

• •    корректировки данных, введенных первичных документов;

• •    обработки различных показателей документа;

• •    формирование первичных документов с учетом введенных показателей;

• •    организацию хронологического информационного массива введенных данных;

• •    печать первичного документа, сформированного в компьютере [1].

Для эффективного выполнения стадии первичного учета должны быть подробные описания диалога «бухгалтер-компьютер», определяющие порядок ввода и обработки данных, понятного для пользователя. По запросу на ввод и обработку данных происходит поиск в массиве форм, соответствующих виду первичных документов. Идентификация опасного документа в компьютере происходит по номеру или названию запроса. Описание формы первичного документа содержит параметры, которые позволяют организовать нужный порядок ввода, контроля и записи первичного документа в хронологическом массиве данных. Перед введением показателей первичного документа определяют его компьютерную структуру, для чего документ изображают в виде совокупности разделов табличной формы, которые содержат строки, состоящие из разного количества показателей и могут повторяться, имея одинаковую структуру. Для определения структуры раздела первичного документа часто применяют способ задания типа строк, входящих в раздел.

Итак, параметры описаний форм первичных документов в компьютере обеспечивают автоматизацию ввода и обработки данных на этапе первичного учета, а также унифицированный способ их регистрации. Создание в системе обработки новых документов достигается с помощью параметрического описания новой формы и ее внесения в справочник форм документов.

В то время, когда руководители имеют дело со структурированной информацией, в которой основными элементами являются формулировки тем, проектов, задач, названий организаций, лабораторий, изделий, фамилии руководителей подразделений и их состав и т.д., то экономисты (бухгалтеры, плановики) работают в основном с числовыми данными, которые характеризуют бюджетные ассигнования, распределение денежных средств между подразделениями, материальные ресурсы, финансовые расчеты с банками и другими учреждениями [2].

Для автоматизации обработки числовой информации наиболее подходящий метод электронных таблиц. Приве- дем пример такой таблицы (см. табл. 1), где

А – порядковый номер ряда;

В – место назначения командировки;

С – стоимость проезда до пункта назначения и обратно;

D – расходы на проживание одного человека;

Е – количество людей в командировке;

F – продолжительность командировки;

G – общая сумма расходов, которую вычисляют по формуле:

G = C x E + D x E x F             (1)

На отдельную ячейку таблицы удобно ссылаться, указывая ее метку. Так, например, метка С1 определяет ячейку, расположенную на пересечении столбца С и первой строки. Тогда для первой строки формула (1) примет вид

G1 = C1 x E1 + D1 x E1 x F1(2)

а величина G5 будет определяться по формуле

G5 = G1 + G2 + G3 + G4(3)

Или

G5 = СУММА (G1, G4)(3)

Преимущества электронной таблицы по сравнению с ее представлением на обычной бумаге заключаются в том, что:

• •    вводить входные данные в электронную таблицу легче и быстрее, потому что одинаковые значения в строках или в столбцах заносят один раз, а затем повторяют в других ячейках, осуществляя при этом копирования не только отдельных ячеек, но и целых строк, столбцов или прямоугольных участков;

• •    в электронной таблице можно с помощью формул задавать зависимости одних значений от других, например, достаточно ввести в ячейку G₁ формулу (2), после чего скопировать ее в ячейки G₂, G₃ и т.д.

• •    легко выполнять проверку «что будет, если ...», то есть анализировать влияние изменения любых входных параметров;

• •    сформированная электронная таблица сразу становится документом, который можно многократно использовать, легко модифицировать и печатать в нужном количестве экземпляров [2].

Как и в случае работы с другими типами документов, электронные таблицы изображают на экране дисплея в виде окон, причем окон может быть несколько и в каждом из них подается своя информация.

Важным этапом автоматизации первичного учета финансово-хозяйственных операций является систематизация бухгалтерских записей хронологического массива учета в базе данных, что позволяет построить единый централизованный фонд бухгалтерского учета и осуще-

Таблица 1. Расчет расходов за 2015 год

	Место предназначения	Сумма проезда	расходы на 1 чел	Кол-во человек	Кол-во дней	Сумма
А	B	C	D	E	F	G
1	Тула	400	10	5	10	2500
2	Орел	760	10	2	3	1520
3	Курск	440	10	3	4	1440
	Всего					5460

ствить полное отражение синтетических и аналитических показателей хозяйственных операций. Анализ процесса систематической записи данных первичного учета в базу данных показывает, что наиболее целесообразно использовать процедуры занесения информации в форме таблиц. Применение табличной модели баз данных синтетического и аналитического учетов позволяет создавать структуры хранения данных и при этом раскрывать их взаимосвязь со структурами данных первичного учета. Процедура отображения данных обеспечивает формирование видео или машинограмм, которые описывают как внешние элементы формы, так и нужные действия при отборе названий и других справочных показателей. Процесс получения машинограмм преимущественно происходит по этапам формирования выходных документов.

Таким образом, САРМ экономиста для учета основных средств предназначен для проведения учета наличия, поступления и выбытия основных средств, учета затрат на ремонт основных средств, начисления амортизации в соответствии с установленными нормативами. Основной документ, который содержит информацию о поступлении основных средств, является акт о приемке – передачи. При вводе данных с таких актов создается хронологический файл данных, в котором хранятся показатели в структуре макетов, необходимых для дальнейшего упорядоченного записи в базу данных синтетического и аналитического учета основных средств. Анализ структуры актов приема – передачи позволит определить три макета записей информации в хронологическом файле.

Рецензия на статью

Современная система автоматизации рабочего места экономиста – это рабочее место, в первую очередь, оснащенное персональным компьютером, который, на основе использования программного, методического и информационного обеспечения, позволяет автоматизировать аналитические расчеты специалиста, что, безусловно, позволяет анализировать финансовое состояние фирмы, формировать отчетность и проверку ее полноты, корректность и достоверность, анализировать устойчивость, рентабельность, показателей ликвидности, деловой активности и пр.; анализировать динамику основных показателей, выявлять тенденции и прогнозировать состояние фирмы; анализировать степень влияния факторов на состояние фирмы; выработку рекомендаций по улучшению ее деятельности. Поэтому тема данной статьи весьма актуальна и определяет дальнейшие перспективы исследования.

Автор статьи определяет актуальность тема, отражает важность наличия диалоговых средств общения между компьютером и экономистом на стадии первичного учета. Автор справедливо отмечает, что для автоматизации обработки числовой информации наиболее подходящий метод электронных таблиц и доказывает это условным примером.

Автор доказывает, что эффективность САРМ экономиста во многом зависит от совершенства методик анализа и от степени удовлетворения современным производственным требованиям управления.

Статья отвечает требованиям, предъявляемым к подобным текстам, и может быть рекомендована к печати.