Система документооборота в коммерческих организациях на примере ОАО РСР «Якутский фондовый центр»

Как мы все знаем, что успех предприятий во многом зависит от качественного введения финансовыми и бухгалтерскими документами. Поэтому каждый руководитель должен строго проследить, чтобы отчеты в его организации были всегда правильными и выполнялись в срок. Но к большому сожалению ошибки все равно допускаются. Поэтому надо пойти такому пути как автоматизировать систему документооборота, т.е. все финансовые и бухгалтерские операции выполнять по электронной форме.

ЭДО (электронный документооборот) – это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».[6]

Благодаря ЭДО, сократиться время на обработку документов, ускориться поиск документа, уменьшится финансовые затраты, будут контролироваться наличия всех необходимых документов и сократиться налоговые риски и штрафы, т.к. все документы будут грамотно обработаны, вовремя переданы в архив, проконтролированы и в любой момент могут быть найдены.

Открытое      акционерное      общество      «Республиканский специализированный регистратор «Якутский Фондовый Центр» (ОАО РСР "ЯФЦ") является единственным независимым регистратором в Дальневосточном Федеральном округе, осуществляющий в качестве головной организации деятельность по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.[4]

В данное время предприятие имеет бумажную систему документооборот. Эта система имеет ряд минусов:

• •     Расходы на закупку бумаги - лишняя трата денег.

• •     Архивы документов сокращают дефицитную и дорогую

офисную площадь.

• •     Поиск в бумажных архивах занимает в лучшем случае несколько

минут, в худшем - вообще невозможен.

• •     Бумага имеет свойство желтеть и рассыпаться от времени.

• •     В бумажном архиве нет возможности гибкого управления

правами доступа к документам.

• •     В бумажном архиве протоколирование доступа возможно, а

• быстрый поиск в протоколах - невозможен.

• •     Перемещение бумажного документа по маршруту сопряжено с

излишними тратами времени и нервов.

• •     Допускаются ошибки при заполнения бухгалтерских. [6]

документов, что даст отрицательную тенденцию на развитие предприятия.

Например, при составлении документа: акта, выписки банка, требование-накладных, приходного и расходного ордера и т.п. можно ошибиться, написав не правильный номер счета-фактуры, которые налоговые органы оштрафуют за некорректность, еще могут допускаться ошибки в названиях предприятий (контрагентов), а также в стоимости оказанных услуг и т.д. Примерную форму счета-фактуры и других обрабатываемых документов в программе 1С: предприятие 8 можно посмотреть на следующих рисунках.

Рис. 1. Форма счет-фактуры накладной

Рис 2. Форма требование-

Поэтому организация в настоящее время работает над дальнейшем совершенствованием системы документооборота, формирование собственной подсистемы электронного документооборота в рамках Соглашения об использовании электронной цифровой подписи СРО ПАРТАД (саморегулируемой организации регистраторов), позволяющей организовать обмен информацией посредством электронного документооборота с зарегистрированными лицами, номинальными держателями и эмитентами, организация обслуживания по системе «личного кабинета». Этот подход даст предприятию выйти совершенно на новый уровень.