Система управленческой отчетности предприятия

Стремительное развитие российской экономики невозможно без внедрения новых методов управления. Сегодня, как никогда остро, встал вопрос повышения эффективности управления на всех уровнях: от государственного уровня до уровня отдельно взятых предприятий и организаций. Решение этой задачи в рамках хозяйствующего субъекта можно обеспечить только при условии внедрения управленческого учёта и отчётности. При этом управленческий учет должен взаимодействовать со всеми элементами управления:    бюджетированием, анализом, внутрифирменным контролем.

Управленческую отчетность можно определить как систему детальной и конкретной информации об имуществе, капитале, обязательствах, доходах и расходах организации, хозяйственных процессах и их результатах, о внутренних и внешних факторах, оказавших влияние на достигнутые результаты, необходимой управленческому персоналу для прогнозирования, планирования, организации, контроля и регулирования деятельности хозяйствующего субъекта [1].

Основная функция управленческого учёта заключается в том, чтобы в определённые сроки предоставлять нужную информацию руководителям различного уровня, принимающим управленческие решения. Выполнение этой функции возможно при утверждении соответствующего перечня и содержания конкретных форм управленческой (внутренней) отчетности.

Отметим основные проблемы, возникающие при формировании управленческой отчетности.

Не секрет, что часто управленческий персонал не удовлетворяет состав и качество получаемой им управленческой отчетности: то отчетность готовится с большим опозданием, или ее достоверность вызывает сомнение, или раз за разом переделываются форматы управленческой отчетности.

Распространена ситуация, когда в организации нет универсального набора форм управленческой отчетности. Самыми распространенными претензиями со стороны руководителей и менеджеров в таком случае бывают следующие.

• 1.    Отчетность предоставляется не оперативно: с момента вопроса до получения ответа может пройти несколько часов, а в особо тяжелых случаях - дней. Понятно, что когда данные, наконец, готовы, они могут потерять актуальность. Принять грамотное управленческое решение на их основе будет проблематично, придется подключать интуицию. О высокой управляемости бизнесом говорить в этом случае не приходится.

• 2.    Вызывает сомнение достоверность отчетности. Зачастую руководители (организации, подразделений), получив информацию и начиная задавать вопросы, не может получить от финансистов быстрого, грамотного ответа, либо, получив расшифровки, находит в них неточности, а найдя что-то одно, начинает сомневаться во всех цифрах, либо не ясен сам процесс формирования отчетности и от этого появляется недоверие к финансистам. Конечно, не является обязательным со стороны руководителей понимания технологии составления отчетов, но они должны быть уверены, что у финансистов есть все механизмы для получения достоверной отчетности.

• 3.    Формат отчетов зачастую сложен для восприятия. Многие руководители, менеджеры жалуются на то, что им сложно самостоятельно читать и понимать громоздкие таблицы со множеством цифр, которые им предоставляют финансисты. Зачастую они не имеет финансового образования, либо в силу индивидуальных особенностей они лучше воспринимают информацию на графиках. [3]

Все эти причины в совокупности могут привести к негативной ситуации, когда для принятия определенных управленческих решений приходится составлять множество новых форм отчетов и расшифровок к ним.

А так как одним вопросом, изучая управленческую отчетность, руководители, как правило, не ограничиваются, количество таких форм может расти и множится в геометрической прогрессии.

Поэтому актуальным является вопрос разработки и утверждения понятного всем перечня отчетных форм управленческой отчетности, определения сроков их предоставления и ответственных лиц. При этом первое, о чем всегда надо помнить: состав управленческой отчетности должен быть достаточным, но не чрезмерным.

Качество управленческих решений зависит не от количества подготовленных отчетов, а от того, насколько быстро они готовятся, насколько информация в них достоверна, насколько она читаема и понятна.

Таким образом, основные критерии, которым в идеале должна удовлетворять управленческая отчетность в любом бизнесе – это:

• -    скорость формирования (своевременность);

• -    достоверность данных;

• -    простота восприятия конечным пользователем;

• -    не перегруженность отчетности лишними формами. [2]

В целом, рецепт для решения вышеперечисленных проблем в составлении управленческой отчетности очень прост.

Необходимо следовать следующим основным этапам создания управленческой отчетности.

Во-первых, необходимо определить субъектов, участвующих в формировании управленческой отчетности и потребляющих ее информацию.

Во-вторых, определить информационные потребности лиц принимающих решение, сформулировать цели и задачи, которые должны быть решены посредством использования информации управленческой отчетности.

В - третьих, определить полный перечень и создать выходные документы - формы отчетности, включающие показатели высшего уровня. Например, для небольшой розничной торговой сети этот перечень может быть таким:

• 1.    План по выручке

• 2.    Расчет плановой себестоимости

• 3.    План по аренде и коммунальным услугам в детализации по торговым точкам и аппарату управления (аренда офиса и центрального распределительного склада).

• 4.    План по коммерческим и административноуправленческим расходам аппарата управления.

• 5.    План по зарплате и отчислениям с зарплаты продавцов

• 6.    План по зарплате и отчисления сотрудников аппарата управления

• 7.    План по налогам: НДС, налог на прибыль, налог на имущество, УСН, ЕНВД и т.д.

• 8.    План по амортизационным отчислениям

• 9.    План по прямым расходам: в детализации по торговым точкам и аппарату управления

• 10.    Состав операционных бюджетов для производственного

предприятия будет несколько сложнее и шире, принцип, думаю, понятен.

А перечень финансовых бюджетов для любого бизнеса всегда будет таким:

• 1.    Бюджет доходов и расходов (БДР)

• 2.    Бюджет движения денежных средств (БДДС)

• 3.    Управленческий баланс

• 4.    Изменения капитала (как дополнительная форма)

В - четвертых, необходимо построить информационную модель управленческой отчетности, разработать регламенты, в соответствии с которыми будет формироваться управленческая отчетность по каждому объекту. По каждому операционному бюджету прописать и утвердить периодичность составления (варианты:   ежедневно, ежемесячно, ежеквартально), сроки подготовки и согласования. Прописать и утвердить ответственных. [3]

• В-    пятых, необходимо сформировать каналы поступления первичной информации для формирования управленческой отчетности.

И в - шестых, осуществлять контроль основных параметров на каждом из перечисленных этапов, контроль качества полученной управленческой отчетности в результате использования созданного информационного обеспечения.