Система управления бюджетом организации

Продолжается работа по сокращению издержек для предпринимателей и населения при государственном администрировании .

В связи с этим важно ускорить принятие закона, направленного на дальнейшее дерегулирование бизнеса¹ .

Управление финансами выступает как процесс использования активов направленных на достижение цели, а также снижения уровня пассивов. Регулирующим механизмом данных процедур выступает бюджет предприятия с использованием функции управления – планирование.

Бюджетирование - это процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов.

Обычно создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи распределения экономических ресурсов, находящихся в распоряжении организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.

К числу основных задач управления бюджетированием относится следующее:

• •    управление текущим планированием;

• •    обеспечения координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;

• •    обоснование затрат предприятия;

• •    создание базы для оценки с помощью функции контроля планов предприятия;

• •    исполнение требований законов и контрактов.

Выгоды качественного составления бюджетов и контроля за их исполнением с излишком окупают затраты на их внедрение и разработку. Безусловно, очень многое зависит от специфики деятельности предприятия, но даже небольшим фирмам рекомендуется применение системы управления бюджетом.

Контроль выступает как функция процесса управления, задачей которой является количественная и качественная оценка результатов, по выявлению отклонений от плана и его корректировке, что формирует качество показателей.

Поэтому принципиально важным является решение высшего менеджмента о внедрении бюджетирования в новом реальном масштабе ценностей. И с этого момента по существу начинается серьезная работа, основные этапы которой состоят в составлении логической схемы управления.

Законченным этапом планирования:

• 1.    Подготовка операционного бюджета;

• 2.    Подготовка финансового бюджета.

К числу финансовых бюджетов относятся:

• •    инвестиционный бюджет;

• •    бюджет денежных средств;

• •    прогнозный баланс.

Прежде, чем приступать к изучению методики подготовки и управления основным бюджетом, рассмотрим некоторые аспекты бюджетирования:

• 1.    Бюджеты могут быть недостижимыми, если недостижимы поставленные маркетинговые и производственные цели.

• 2.    Бюджеты могут быть неприемлемыми, если условия достижимости целей невыгодны для предприятия.

• 3.    Эффективность принятых бюджетов оценивают в процессе диагностики состояния предприятия.

• 4.    При составлении бюджетов следует опираться на документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности.

• 5.    Производить бюджетирование без применения вычислительных средств (локальной компьютерной сети) и соответствующего программного обеспечения невозможно в реальном масштабе времени и ценности.

Процесс бюджетирование начинается с составления бюджета продаж.

Бюджет продаж – операционный бюджет, содержащий информацию о запланированном объеме продаж, цене и ожидаемом доходе от реализации каждого вида продукции.

На объем реализации продукции влияют следующие факторы:

• •    макроэкономические показатели текущего и перспективного состояния страны (средний уровень заработной платы, темп роста производства продукции по отраслям, уровень безработицы и т.д.);

• •    долгосрочные тенденции продаж для различных товаров;

• •    ценовая политика, качество продукции, сервис;

• •    конкуренция;

• •    сезонные колебания;

• •    объем продаж предшествующих периодов;

• •    производственные мощности предприятия;

• •    относительная прибыльность продукции;

• •    масштаб рекламной кампании².

Одновременно с бюджетом продаж целесообразно составлять бюджет коммерческих расходов, хотя на блок-схеме составления основного бюджета он находится ближе к отчету о прибылях и убытках. Во-первых, бюджет коммерческих расходов непосредственно связан с бюджетом продаж; во-вторых, коммерческие расходы планируются теми же подразделениями.

Чтобы отдел маркетинга качественно выполнил свою работу по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать следующее:

• •    расчет коммерческих расходов должен соотноситься с объемом продаж;

• •    не следует ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя снижение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта;

• •    большинство затрат на сбыт планируется в процентном отношении к объему реализации - величина этого отношения зависит от стадии жизненного цикла товара;

• •    коммерческие расходы могут группироваться по многим критериям в зависимости от сегментации рынка;

• •    значительную часть затрат на сбыт составляют затраты на продвижения товара - это определяет приоритеты в управлении коммерческими расходами;

• •    в бюджет коммерческих расходов включают расходы по хранению, страховке и складированию продукции.

Бюджет производства - это производственная программа, которая определяет запланированные номенклатуру и объем производства в бюджетном периоде (в натуральных показателях).

Одновременно с бюджетом производства следует составлять бюджет производственных запасов. Он должен отражать планируемые уровни запасов сырья, материалов и готовой продукции. Бюджет подготавливается в стоимостном выражении и призван количественно представить опасения снабженцев предприятия относительно перебоев в поставках сырья, неточности прогноза продаж. Информация бюджета производственных запасов используется также при составлении прогнозного баланса и отчета о прибылях и убытках.

Следующим шагом, одним из самых важных и сложных шагов в бюджетировании, является составление бюджета денежных средств.

Бюджет денежных средств – это плановый документ, отражающий будущие платежи и поступление денег. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход — по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться (размеры минимальной суммы определяются менеджерами предприятия). Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек денег, либо недостаток денежных средств.

Бюджет денежных средств составляют отдельно по трем видам деятельности: основной, инвестиционной и финансовой. Такое разделение очень удобно и наглядно представляет денежные потоки.

На заключительном этапе процесса бюджетирования составляется прогнозный баланс.

Прогнозный баланс – это форма финансовой отчетности, которая содержит информацию о будущем состоянии предприятия на конец прогнозируемого периода.

Прогнозный баланс помогает вскрыть отдельные неблагоприятные финансовые проблемы, решением которых руководство заниматься не планировало (например, снижение ликвидности предприятия). Прогнозный баланс позволяет выполнять расчеты различных финансовых показателей. Наконец, прогнозный баланс служит в качестве контроля всех остальных бюджетов на предстоящий период – действительно, если все бюджеты составлены методически правильно, баланс должен “сойтись”, т.е. сумма активов должна равняться сумме обязательств предприятия и его собственного капитала.

Управление финансами предприятия строится на финансовом бюджете.

Финансовый бюджет – это план, в котором отражаются объем и структура предполагаемых источников средств и планируемые направления их использования, он включает:

бюджет движения денежных средств – план поступлений и платежей денежных средств. При расчете бюджета движения денежных средств определяющим является время фактических поступлений и платежей, а не время исполнения хозяйственных операций;

бюджет капитальных вложений, который определяет, какие долгосрочные активы необходимо приобрести или построить на основе выбранного критерия рентабельности инвестиций.

Последним шагом в процессе подготовки общего бюджета является разработка бюджетного бухгалтерского баланса, который характеризует изменения в финансовом и имущественном положении предприятия при условии выполнения запланированных в предыдущих бюджетах хозяйственных и финансовых операций.

Таким образом, система управления бюджетными средствами организации как правило направлена на снижение себестоимости, которая является ценообразующим показателем формирующим доход предприятия, в условия конкуренции.