Система управления волонтерской программой в рамках международного спортивного мероприятия

Спортивные волонтеры - неотъемлемая часть любого международного спортивного события. Волонтеры не только выполняют широкий спектр функциональных обязанностей, обеспечивая эффективное проведение мероприятия, но также влияют на популяризацию спорта и создание благоприятного имиджа страны.

Правительством Российской Федерации утверждена «Концепция развития добровольчества (волонтерства) до 2025 года», по которой основными направлениями в сфере физической культуры и спорта является участие волонтеров в организации и проведении физкультурных и спортивных мероприятий, а также спортивных мероприятий среди лиц с ограниченными возможностями и инвалидами [1].

Понятие «спортивное волонтерство» обозначает волонтерскую (добровольческую) деятельность, связанную с участием в организации и (или) проведении физкультурно-спортивных мероприятий городского, регионального, федерального и международного уровней на территории Российской Федерации, проектов и (или) программ по популяризации спорта и пропаганде здорового образа жизни [2].

Анализируя уже проведенные в России международные спортивные события, такие как Зимние Олимпийские игры «Сочи-2014», Чемпионат мира по хоккею с шайбой 2016, Всемирная зимняя универсиада «Красноярск-2019» и другие, можно выделить характерные составляющие системы управления волонтерскими программами. В данной статье будут рассмотрена успешная практика по организации спортивного волонтерства на примере чемпионата мира по футболу «FIFA-2018», прошедшего в 11-ти городах России.

Для работы более 17 тысяч добровольцев Оргкомитетом «Россия-2018» проведен конкурс среди высших учебных заведений страны для создания центров подготовки волонтеров, по итогам которого отобрано 15 ВУЗов. На их базе созданные центры обеспечили привлечение, отбор и подготовку волонтеров для участия в проведении мероприятия. Организатор предусмотрел создание дорожной карты и точек контроля, а также обучение сотрудников центров и систему мониторинга организации волонтерской программы [3].

Таблица. Основные этапы реализации волонтерской программы

Кампания по привлечению волонтеров к данному событию стала самой масштабной в истории Международной федерации футбола (ФИФА): всего получено около 177 тысяч заявок на участие. Такого результата удалось достигнуть благодаря активному использованию как средств массовой информации, так и ресурсов самих волонтерских центров, поскольку большая часть волонтеров – студенты в возрасте 18-25 лет (80%). При этом заявки поступали и от иностранных граждан из 112-ти стран мира [4].

Заявка на участие представляет собой расширенную анкету, которая включает перечень вопросов по определенным аспектам: личные данные, опыт, предпочитаемое направление работы из предложенных (одно приоритетное и два «запасных» на случай, если по первому кандидат не будет одобрен), город работы и другие.

После подачи заявки претендентам предлагается дистанционно, в личном кабинете волонтера, пройти тесты на определение уровня способностей и знание английского языка. Результаты этих испытаний подкрепляются к общей заявке кандидата и дают возможность уже на предварительном этапе оценить его соответствие выбранным функциональным обязанностям.

Следующий этап отбора – интервью, по результатам которого принимается окончательное решение об одобрении или неодобрении кандидата, его функционале и роли в команде (рядовой волонтер или тим-лидер). Чтобы сделать оценку специально обученных интервьюеров максимально объективной, собеседование проходит по определенным стандартам: время прохождения – 30 минут, определены вопросы в соответствии с каждым функционалом, варианты ответов и методы оценки.

Когда все отборочные мероприятия пройдены, претендент на участие получает один из трех ответов: «кандидатура одобрена», «резерв» или «отказ». В первом случае волонтер приглашается для обучения, которое так же состоит из нескольких этапов:

• 1.    Дистанционное обучение, реализованное на базе IT-пространства. Система обучения использует концепцию микрообучения, когда весь массив необходимой информации разделяется на небольшие смысловые блоки, переписывается в максимально понятой форме и дополняется инфографикой и анимацией. Короткие учебные сессии по 5-10 минут обеспечивают низкую утомляемость обучающихся, а использование геймификации – различных игровых механик, которые помогают пользователям легче усваивать знания и стремиться получать новые – дополнительное вовлечение и удержание. Таким образом волонтеры получают общее представление о предстоящей работе, происходит ознакомление с правилами поведения и общения, требованиями ко внешнему виду.

• 2.    Очное обучение в формате лекций. Как правило, оно занимает несколько дней, в течение которых волонтер изучает должностные обязанности. На этом же этапе составляется график работы, происходит знакомство с командой и тим-лидером, подписание соглашения.

• 3.    Обучение на местах. Это последний из этапов подготовки волонтеров, где команды изучают нюансы, связанные с особенностями площадки или места работы, отрабатывают алгоритмы работы и тренируются в реагировании и оперативном решении внештатных ситуаций.

Для управления и контроля пула волонтеров из 17 тысяч человек выстроена система, способная обеспечить эти функции.

Помимо деления на команды по направлениям работы и назначения тим-лидера, над каждой из них стоит координирующее лицо – представитель Оргкомитета «Россия-2018», несущий прямую ответственность за результаты работы всей команды.

Особенностью добровольческой деятельности является то, что она построена на принципе безвозмездности и не предполагает материального вознаграждения [5]. Поэтому особое внимание уделяется сервисам для волонтеров: питание, экипировка, трансфер, медицинская страховка. От построения логистики данных процессов напрямую зависит результат работы волонтера, поскольку они в том числе связаны с и мотивацией – одной из главных составляющей программы. Для поддержания настроя волонтеров организаторы использует различные методы: бесплатный проезд по городу и до места работы, билеты на матчи, брендированная форма и многое другое. Но самое главное – это возможность стать частью такого значимого события для страны и следить за достижениями международного спорта

• в режиме реального времени.

Таким образом, в системе управления спортивной волонтерской программой можно выделить следующие характерные составляющие для ее успешной реализа-

• 1.    Основание ресурсных центров для обеспечения рекрутинга, отбора и первичного обучения добровольцев.

• 2.    Создание IT-пространства для систематизации оперативной деятельности.

• 3.    Проведение масштабной компании по привлечению добровольцев к событию.

• 4.    Формирование единых стандартов отбора волонтеров.

• 5.    Организация поэтапной системы обучения.

• 6.    Создание грамотной структуры управления добровольцев на местах, включая их мотивацию.

• 7.    Продвижение действенной модели контроля, позволяющей оперативно принимать решения.

• 8.    Построение качественных волонтер-

• ских сервисов.

• 9.    Сбор обратной связи от участников программы.

Организация работы волонтеров требует знания специфики управления добровольцами, а масштабность международного спортивного события вносит свои нюансы и сложности. Российский опыт по- зволяет сделать вывод о том, что используемая система управления волонтерскими программами в стране эффективна, а при хорошей организации ценность работы, проделанной волонтерами, намного пре- ции:                                     вышает затраты по управлению ими.