Системный подход к управлению организацией

Современная наука и расширение масштабов производства все более усложняют задачи управления во всех сферах деятельности. Труд руководителей становится все более сложным и многообразным. В производственной ситуации руководитель должен учитывать многие социальные, технические, экономические, демографические и экологические факторы, анализировать ситуации, формировать варианты решений и выбирать из них лучший.

Важнейшей особенностью современной науки является независимое появление сходных общих идей и точек зрения, а также сближение самых различных научных дисциплин и областей знания. На основании найденных общих принципов познания происходит объединение научных методов, устанавливаются общие закономерности, все отчетливее проявляется тенденция к построению обобщенных теорий. Происходит сложный процесс развития научных знаний, заключающийся в том, что наряду с дифференциацией науки – появлением новых научных дисциплин, проявляется устойчивая тенденция к интеграции научных знаний через постановку общих задач и выработку общего понятийного и категорийного аппарата, вырабатывается общий язык и терминология.

В условиях рыночных отношений современное предприятие представляет собой большую микрологистическую систему, включающую три основные составляющие: закупку, производство и распределение. На первой стадии происходит приобретение материальных ресурсов, вторая стадия характеризуется процессами транспортировки, складирования, производства, третья - сбытом готовой продукции и сервисным послепродажным обслуживанием. Только работая в системе, можно добиться прибыли и рентабельности предприятия.

Системный подход используется в тех случаях, когда стремятся исследовать объект с разных сторон, комплексно. Наиболее распространенным направлением системных исследований считается системный анализ, под которым понимают методологию решения сложных задач и проблем, основанную на концепциях, разработанных в рамках теории систем.

Понятие «система» имеет неоднозначное трактование. Этот термин можно применить и к системе технико-экономических показателей хозяйственной деятельности предприятия. К ним можно отнести: производственную мощность, объем реализованной продукции, затраты на производство и реализацию продукции, фонд оплаты труда, численность работников, стоимость основных производственных фондов и оборотных средств и других показателей. Кроме того, в систему финансовых показателей входят прибыль и рентабельность, а также объемы собственных и заемных средств.

Анализ системы технико-экономических показателей позволит выявить «узкие» места в хозяйственной деятельности предприятия, разработать оптимальные управленческие решения, позволяющие повысить доходность, эффективность и финансовую устойчивость предприятия.

Рассматривая предприятие, как «систему», руководители структурных подразделений анализируют собственные и заемные средства, предотвращая, таким образом, избыток заемных средств, и, как следствие, потери активов и свое банкротство.

Большая роль отводится системному анализу. Системный анализ определяется и как «приложение системных концепций к функциям управления, связанным с планированием», или даже со стратегическим планированием и целевой стадией планирования.

Системный анализ трактуется как способ мышления по отношению к организации и управлению. Сущность системного подхода формулировалась многими авторами [3], которая была сформулирована в:

• -    системно-элементном подходе, отвечающем на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система;

• -    системно-структурном подходе, раскрывающем внутреннюю организацию системы, способе взаимодействия образующих ее компонентов;

• -    системно-функциональном подходе, показывающем, какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

• -    системно-коммуникационном подходе, раскрывающем взаимосвязь данной системы с другими, как по горизонтали, так и по вертикали;

• -    системно-интегративном подходе, показывающем механизмы, фактора сохране-ния,совершенствования и развития системы;

• -    системно-историческом подходе, отвечающем на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

Работая системно, упорядоченно и взаимосвязано, можно получить хорошие результаты в своей работе. Это относится к систематизации статистических данных, что позволит планомерно разрабатывать технико-экономические показатели хозяйственной деятельности предприятий.

Системный подход к управлению базируется на том, что все стороны деятельности организации (производственная, финансовая, социальная и т.п.) связаны друг с другом. Поэтому изменение в одном из них неизбежно обусловливает изменения во всей организации. При системном подходе организация должна рассматриваться во взаимосвязи с внешней средой, в которой она функционирует.

Стремительное увеличение современных организаций и уровня их трудности, многообразие исполняемых действий привели к тому, что рациональное осуществление функций управления сделалось только сложным процессом, но в тоже время ещё наиболее значимым для эффективной деятельность компании. Для того чтобы справится с неминуемым увеличением количества действий и их усложнением, крупные учреждения обязаны строить собственную деятельность в целом подходе. В рамках данного подхода руководитель способен наиболее продуктивно объединять собственные действия по управлению организацией.

Системный подход содействует выработке верного способа мышления о процессе управления. Руководитель обязан мыслить в соответствии с системным подходом. При исследовании системного подхода прививается такой облик мышления, который, с одной стороны, содействует устранению излишней усложненности, а с другой, помогает руководителю уяснять суть непростых вопросов и брать решения на основе точного представления о окружающей ситуации.

Системный подход к управлению позволит предприятию снизить и степень хозяйственных рисков, т.е. вероятности возникновения непредвиденных материальных и финансовых потерь в ситуации хозяйственной деятельности предприятия.

Рассмотрение отдельных видов предпринимательских рисков, показывает деление рисков на систематические, зависящие от экономического развития страны, политической ситуации, конъюнктуры рынков и несистематические риски, которые определяются ходом развития хозяйственной деятельности предприятия.

Именно системность, с нашей точки зрения, позволит определить финансовые зоны риска: безрисковую, по которой финансовые потери не прогнозируются; с допустимым уровнем риска – критерием такого уровня является возможность потери активов в размере расчетной суммы прибыли; с критическим уровнем финансовых потерь, когда убыток предприятия исчисляется суммой понесенных издержек обращения; с катастрофическим уровнем хозяйственного риска, что приводит предприятие к банкротству.

Важно структурировать задачу, очертить границу системы. Но столь же важно учесть, что системы, с которыми руководителю приходится сталкиваться в процессе своей деятельности, являются частью более крупных систем, возможно, включающих всю отрасль или несколько, порой много, компаний и отраслей промышленности, или даже все общество в целом. Далее следует сказать, что эти системы постоянно изменяются: они создаются, действуют, реорганизуются и ликвидируются.

Анализируя системный характер управления, руководители предприятий разрабатывают комплекс мероприятий для оценки степени хозяйственный рисков: систему профилактики, включающую избежание хозяйственных рисков, минимизацию, диверсификацию и лимитирование предпринимательских рисков, а также внешнее и внутреннее их страхование.

Чтобы понять, что системный подход помогает руководителю более эффективно достигать целей организации, необходимо определить понятие системы, как совокупности взаимосвязанных элементов, образующих единое целое.

Системный подход предполагает рассмотрение организации в виде открытой системы, которая характеризуется взаимодействием с внешней средой:

вход - организация - выход

Вход – это внешняя среда (информация, материалы, капитал, трудовые ресурсы); организация – обработка и преобразование входов; выход – это внешняя среда (продукция, прибыль, социальная ответственность, доля рынка, рост, удовлетворенность работников).

Представители системного подхода Ч. Бернард, П. Друкер во главу угла ставили цели организации. Лишь после их выработки, утверждали они, можно определять ее функции, систему и методы взаимодействия элементов процесса управления [4,1].

В 1980-е г. одной из наиболее популярных теорий в рамках системного подхода стала концепция «7-S», разработанная Э. Атосом и др. Элементы внутренней среды организации включают [4]:

• •    стратегия;

• •    система управления;

• •    квалификация сотрудников;

• •    структура;

• •    персонал;

• •    организационные ценности;

• •    стиль управления.

Изучая предприятие, как «систему», предприниматель сохранит свой бизнес, ведь не всегда уместно высказывание: «Кто не рискует, тот прогорает», и не позволит «нулевового» порога рентабельности, когда предприятие не имеет ни доходов, ни убытков [1].

Рассматривая комплексный подход, невозможно никак не отметить относительно комплексный анализ и его методику. Технология системного анализа разрабатывается и применяется в этих случаях, когда у лиц, встречающих решения, в первоначальном этапе нет необходимых данных о проблематичной ситуации, позволяющих подобрать метод её формализованного представления, образовать точную модификация либо использовать один из новейших подходов к прогнозированию, сочетающих высококачественные и количественные способы.

В подобных обстоятельствах комплексный подход способен посодействовать представлению предметов в виде систем, организации хода принятия решения с использованием различных способов моделирования.

Для того чтобы осуществить такого рода процедуру, необходимо установить очередность стадий, рекомендовать способы с целью выполнения данных стадий, рекомендовать методы для выполнения этих стадий.

Таким образом, технология целого рассмотрения разрабатывается с целью того, чтобы осуществить процесс принятия решения в непростых проблемных моментах. Она должна ориентироваться на необходимость обоснования полноты анализа, формирование модели принятия решения, адекватно отображать анализируемый процесс или объект.

Одной из принципиальных особенностей системного анализа, отличающей его от других направлений системных исследований, является разработка и использование средств, облегчающих формирование и сравнительный анализ целей и функций систем управления. Вначале методики формирования и исследования структур целей базировались на сборе и обобщении опыта специалистов, накапливающих этот опыт на конкретных примерах. Однако в этом случае невозможно учесть полноту получаемых данных.

Таким образом, значение системного анализа сводится:

Используется с целью решения подобных вопросов, которые не могут быть поставлены и разрешены отдельными способами математики, т.е. проблем с неопределенностью ситуации принятия решения, если используют не только лишь внешние способы, но и способы качественного анализа, интуицию и опыт лиц, принимающих решения.

Объединяет различные способы с помощью целой методики; опирается на научное мировоззрение.

Объединяет познания, предложения и проницательность профессионалов разных областей знаний и обязывает их к конкретной дисциплине мышления.

Уделяет главное внимание целям и целеобразованию.

Системный анализ производится в последовательности:

• -    постановка проблемы – начальный период изучения. В исследовании непростой системы ему предшествует деятельность согласно структурированию проблемы;

• -    развитие трудности до проблематики, т.е. обнаружение концепции проблем, значительно связанных с исследуемой проблемой, без учета которых она не может быть разрешена;

• -    обнаружение целей: миссии указывают направленность, в которой необходимо двигаться для того, чтобы поэтапно разрешить вопрос;

• -    формирование критериев. Аспект – данное численное отображение уровня свершения концепцией установленных пред ней полнее. Аспект – это принцип подбора преимущественного варианта решения из ряда других. Критериев может быть несколько.

Многокритериальность считается методом увеличения адекватности отображения миссии.

• -    создание альтернатив и предпочтение с применением критериев лучшей из них. Развитие большого количества альтернатив считается креативным этапом системного анализа;

• -    изучение ресурсных потенциалов, включая информационные средства;

• -    предпочтение формализации (моделей и ограничений) для заключения проблемы;

• -    создание проблемы;

• -    применение результатов проделанного системного исследования.

Чтобы упростить выбор способов принятия решения в реальных обстоятельствах, нужно разбить методы на группы, дать характеристику этих групп и предоставить рекомендации согласно их применению при исследовании моделей и методик системного анализа.

Основные способы, нацеленные на применение интуиции и навыка специалистов, а кроме того методы формализованного представления систем: методы типа «мозговой атаки», экспертных оценок, типа «Дельфи», «дерева целей», а также морфологические методы. Охарактеризуем данные методы [5].

• 1.    Методы типа «мозговой атаки» - выбор из большего числа вариантов и идей нескольких оптимальных, новых, прогрессивных. При этом участники «круглого стола» не должны быть скованны, даже если их идеи, по нашему мнению абсурдны и сомнительны. Каждый участник должен быть свободным и активным.

• 2.    Методы экспертных оценок – экспертный опрос специалистов, ведущих работников, авторитетных сотрудников по той или иной проблеме. По каждой оценке присваивается весовой коэффициент, и выделяются наиболее значимые параметры-

• индикаторы. Такие методы целесообразно применять, с нашей точки зрения, в социально-экономических исследованиях.

• 3.    Методы типа «Дельфи» – призваны повышать объективность оценок экспертов и снижать влияние психологических факторов, что поможет в дальнейшем учесть эти результаты экспертами.

• 4.    Метод типа «дерева целей» - разделение общей цели организации на отдельные подцели, используя принципы формирования иерархических структур.

• 5.    Морфологические методы - возможность находить рациональные и оптимальные решения той или иной проблемы, с нашей точки зрения, с помощью комбинирования элементов системы или их признаков.

Основоположником морфологических методов и их анализа стал Ф. Цвикки, который положил в основу этих методов графические, лингвистические, теоретикомножественные, логические методы, а также методы программирования теории вероятности, математической статистики, теории массового обслуживания, дискретной математики [3].

Выводы:

• 1.    Системный подход, таким образом, является жизненно важным для развития предприятия, и в частности, для создания связей или потока информации, необходимых для разработки и принятия целесообразных, оптимальных управленческих решений.

• 2.    В будущем системный подход как «образ мышления» будет все более и более распространяться на все процессы управления и позволит предприятию стать конкурентоспособным, доходным, финансово устойчивым и платежеспособным.

• 3.    Системный анализ является одним из направлений системного подхода, значение которого сводится к совершенствованию методов управления, разработке организационных систем управления, совершенствованию методов оценки социально -экономической эффективности мероприятий и другим направлениям.

• 4.    Системный анализ ориентирует исследователей и руководителей предприятий на разработку методик организации процесса принятия рациональных управленческих решений.