Системы электронного документооборота

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). Неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес - потоков. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий.

Прямая и обратная связи в системе управления предприятия осуществляются в форме документооборота. Под документооборотом будет пониматься движение бумажных и электронных документов от аппарата управления, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Электронный документ - это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

• •    Хранение электронных документов в архиве.

• •    Организация поиска документов. Существует два типа поиска: Атрибутивный поиск. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Полнотекстовый поиск: документ отыскивается, по словам водящим в сам документ. Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

• •    Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа: каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

• •    Маршрутизация и передача документов.

Основные принципы электронного документооборота: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы; эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Основные преимущества внедрения электронного документооборота: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) – это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Задачи СЭД: обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества; накопление информации, управление данными и регламентирование доступа; формализация деятельности каждого сотрудника; оптимизация бизнес-процессов; экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• •    Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы – ЭА). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.

• •    Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее

заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

• •    Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации.

В связи с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия.