Системы электронного документооборота как эффективные каналы коммуникации между предприятиями холдинга

Крупным предприятиям и холдингам при реализации бизнес-процессов характерно взаимодействие с большим количеством юридических лиц, территориальная отдаленность, сложный и трудоемкий процесс обработки непрерывного потока информации.

К примеру, ОАО «Металлоинвест» - ведущий производитель и поставщик железорудной продукции и горячебрикетированного железа на глобальном рынке, один из региональных производителей стали; горнометаллургический холдинг, в который входят Лебединский и Михайловский горно-обогатительные комбинаты, металлургические предприятия -Оскольский электрометаллургический комбинат и Уральская Cталь, компания по вторичной переработке металла «УралМетКом», а также активы, обеспечивающие сервисное обслуживание и поставку сырьевых материалов горнорудным и металлургическим предприятиям.

Внедрение и использование современной системы электронного документооборота необходимо для построения эффективных каналов коммуникации и быстрого обмена документами между всеми предприятиями холдинга.

В этом плане июль 2014 года оказался знаменательным для Михайловского ГОКа, второго по величине комплекса по добыче и обогащению железной руды в России после Лебединского ГОКа: произошел переход от использования СЭД DocsVision версии 4.5 к 1С:Документооборот 8 КОРП. Реформа, в том числе и оценка эффективности использования СЭД, в области документооборота рассматриваемого предприятия, в коем авторы проходили летнюю стажировку, легла в основу написания данной статьи.

В данной связи проводим сравнительный анализ названных систем документооборота (Таблица 1).

Таблица 1. Сравнительный анализ рассматриваемых систем документооборота

Факторы сравнения	1С:Документооборот КОРП	DocsVision Корпоративная
Стоимость   пакета 20/25(DocsVision) базовых клиентских лицензий	163 000	264 000
Серверная операционная система	Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Используемый сервер БД	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)	MS SQL Server
Средства работы на мобильных устройствах	Safari Mobile	нет
Возможности интеграции	1С, API, XML	1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодос туп	демодоступ	демоверсия
Web	Есть тонкий клиент на Internet Explorer	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы
Технология сканирования	Любой бумажный документ можно отсканировать и загружать в информационную базу с любого сканера, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения)	Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензий

Развитие системы электронного документооборота в холдинге и его предприятиях непрерывно, что связано с постоянным расширением функций, совершенствованием процессов обработки данных, автоматизацией большой части бизнес-процессов, структуризацией корпоративного контента, созданием единой базы знаний в компаниях. На наш взгляд, на данном этапе 1С:Документооборот 8 КОРП – оптимальная СЭД для комбината, ведь среди его функциональный возможностей: централизованное безопасное хранение документов; оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; учет входящих, исходящих и внутренних документов; учет договорных документов; автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием бизнес-процессов (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация); настраиваемые связи между документами (односторонние и двухсторонние).

В заключительной части работы описание некоторых функций программы, к которым мы так или иначе были связаны в ходе практики.

Программа предусматривает деление документов на входящие (официальная корреспонденция от внешних адресатов), исходящие (официальная корреспонденции внешним адресатам) и внутренние (официальные информационно-справочные или организационнораспорядительные документы) (рис.1):

Рис.1. Документы и файлы

Для удобства пользователя общий просмотр документов возможен по папкам, деление которых производится на основе структуры комбината и всего холдинга (рис.2):

Buytpawe Документы

Попагэлм                       х               X                                         ..*               х               х

( |Сммръ 4            ^и^щ.      ^ Листсягмсмем* ^ГЪстммгак«> wМповийоогмоомм» Сояияън« qcmqmmi ■ ^Пачгь» Вседеиаде»* i'

-J Тем

I ОиЗ "» МА Экргос/»^ . • GAD Л4ГОК"

Б₽саперг».в»*ерп»л<ъ Бюро авто»демэ*«10М»аоА т £«до *t»VM «в* на мвнсм бесе КЛймУ flltftMM мм БаДО WMCtM честей ✓«(•<» • _J (.txn мгмгэм честей* де ' бюс» МПЭС»**« честей* МИ fopo »wvpn*« СГГОШИЙ Бсро * г»е>«^** жм**«>х *м Бюро кхрс<ш«-нэмв|Х'е^ Б«йрй АЛ»41 Пй»Л«й».и*«аа • -J Б»СП меквенег»*» у«Т4 Садра нэпогвРогп пл*«фзд Бадра кс**адсеве» трупа Бюро осей»** •4СвСйА*Св Бкадо сг^ткхтм

• • ^ Б<фйо«с(»4>»«а*|»>^1»4

_| СадрФ1де*ит4МС#ммим^а _                                                                                                            *

Рис.2. Список документов по папкам

Служебная записка – документ внутренний и его создание происходит следующим образом (рис.3):

Рис.3. Создание служебной записки

После этого появится окно «Создание нового документа», в котором нужно выбрать шаблон Служебная записка и нажать кнопку

• - откроется карточка документа на закладке «Реквизиты».

В карточке Служебной записки реквизиты Организация, Подготовил и Папка заполняются автоматически (если пользователь настроил режим просмотра списка документов «По папкам»).

Заполнению подлежат такие поля, как:

• •     Наименование;

• •    Подписал (обычно это руководитель автора документа);

• •     Получатели (не обязательное к заполнению поле; служит для

облегчения поиска нужного документа в дальнейшем; поле предусматривает нескольких получателей);

• •     Ответственный (лицо, которому автор Служебной записки

открывает доступ);

• •     Содержание (не обязательное к заполнению поле; служит для

более подробного описания Служебной записки).

Регистрация служебной записки     - присвоение документу регистрационного номера и даты происходит после нажатия на кнопку (рис.), после чего карточку документа изменить нельзя (рис.4):

Внутренний документ (создание) *

Записать м закрыть ri ► На сот лас овале ^ Лист согласовался _ Лист замечаний —• История согласовался

Реквизиты Файлы Резолюции, визы Связи Рабочая группа (2]

Вин           Служебная записка 1,,,] Рет №;

Рис.4. Регистрация служебной записки

После регистрации карточку документа изменить нельзя, однако можно добавлять файлы, имеющие отношение к данной карточке.

Запустить процесс передачи служебной записки адресату можно несколькими способами:

1) меню «Все действия» → «Создать на основании» → «Процесс»:

Рис.5. Запуск процесса передачи Служебной записки (1)

2) кнопка «Создать на основании» (рис.6):

Служебная записка "anaerf (Внутренней документ)

Записать и >•«.рыть д|     ► Наест аком»**» ^ Пкг «таком»**» ., П«т мме*«чА1 _ Истссм* «тлкхмн** Сэдга »ч оонммм • ^Пмь» Всел^^вна-

Pe«BKwrw ФайтяП) Внодеиюсмы Сео   Рабочая г рута £$   1Ъсгм»«чм4

Вид         Служебная затем *Рат w                 иг                   №

НЫИМШме ЕН                       _____________

Прочих

ta «хгахютз

Рис.6. Запуск процесса передачи Служебной записки (2)

Далее корректируется срок исполнения Служебной записки (по умолчанию срок равняется 10 рабочим дням) и назначается исполнитель(и).

В поле «Проверить» автоматически добавляется автор служебной записки, однако проверяющим можно назначить и другое лицо, которому придет задача по ознакомлению с результатом исполнения Служебной записки.

Автор устанавливается по умолчанию.

Заполнение всех полей завершается нажатием кнопки «Стартовать и закрыть» - Служебная записка «отправляется» на рассмотрение исполнителю (ям).

При получении какой-либо задачи по какому-либо документу можно ее «Перенаправить», «Создать на основании процесс», то есть создать подчиненную задачу, «Принять к исполнению» или выполнить задачу по кнопкам завершения задачи (кнопки «Исполнено», «Рассмотрено») (рис.7):

Рис.7. Поручения по документу