Складская деятельность. Как управлять качеством и что такое аудит логистики складской деятельности?

Начнем с того, как управлять качеством на складе. Первое и самое главное правило управления качества в складской деятельности - это предотвратить путаницы и ошибки. Обычно, на складах наиболее распространенными ошибками и проблемами в качестве являются ошибки в отгрузке негодной, ошибочной продукции заказчикам, также, в качестве годного сырья для продукции принимают негодное, нарушение сроков хранения и так далее.

Склады, в большинстве случаев, работают по одинаковым этапам деятельности:

• •     прием сырья, комплектующих

• •     отбор и проверка качества поставляемых материалов

• •     хранение на складе

• •     отправка потребителю, либо фирме

• •     возврат материалов от фирмы или потребителя

Данная схема действий может показаться простой, но ошибки на складе случаются очень часто. Это происходит из-за потока материалов и сырья, которые проходят через склад каждый день. Для обработки такого огромного количества единиц хранения требуется огромное количество работников, но нанять в фирму бесконечное число людей просто невозможно. Поэтому на ограниченный состав работников сваливается огромный груз: принятие решения, отгрузка, проверка сотен единиц сырья в быстром темпе. В среднем, раз в два или три месяца и опытный работник ошибается, но на фирме десятки кладовщиков и, следовательно, в 10 раз больше ошибок. Но не смотря на сложность данной проблемы, пути решения существуют. Благодаря некоторым инструментам можно снизить вероятность ошибки.

Первый инструмент – это единица и место хранения товара.

Единица хранения и место хранения - это первые и главные понятия в складской деятельности. Каждый склад обязан знать где и что лежит. Это необходимо для быстрого поиска товара для отгрузки. Для склада, единица хранения - это то, что обладает определенными свойствами и подвергается транспортировке и имеет статус (годен, в карантине, негоден).

Место хранения – это выделенная ячейка, коробка, в которую можно положить товар. На складе же, место хранения – это то, что обладает определенным адресом и физическими границами.

Разберем на примере цистерны, в которой перевозят бензин. Если я передвигаю цистерну в другое место, но ее содержимое неизменно, то она считается единицей хранения, а если я меняю ее содержимое, то она становится уже местом хранения. В итоге, можно сказать что место хранения имеет единицу хранения.

Следующий ключевой инструмент – это статус сырья.

Статус дает нам понять, наглядно обозначить свойства товара для заказчиков и разделить товары на склады по статусам. Есть три статуса продукции: годен, негоден и на карантине.

Начнем со статуса «годен». Данный статус получают товары, которые прошли контроль ОТК и проверки на качество производства. Данный статус означает «зеленый свет» для отправки товара потребителю. Обычно, такие товары помечаются зеленой меткой и на товаре, и в базе.

Статус «карантин». Этот статус присваивают тем товарам, которые прибыли на склад, но еще не проверенная партия продукции. Для работника склада данный статус соответствует статусу «не использовать». Это значит, что данный товар нельзя отправлять заказчику и помечается желтым или оранжевым цветом. Это позволяет товару проходить двойной контроль, в плане того, что менеджер не даст приказ на отгрузку, а кладовщик не отгрузит товары, помеченные желтой биркой, даже если у него есть приказ на отгрузку.

И последний вид статуса - это «не годен». Данная продукция не прошла проверку на соответствие к определенным стандартам. Данную продукцию, как и продукцию в карантине, запрещено отправлять заказчикам. Для кладовщика это показывает красная этикетка. У вас может возникнуть вопрос о различии статусов: «карантин» и «не годен». Различие в том, что у товара, который на карантине, еще не проверены все свойства и не установлены документально и после тщательной проверки, данный товар может приобрести статус «годен». А если рассматривать непригодный статус, то в этом случае товар прошел все этапы проверки и не подошел ни под одни критерии качества. Условия хранения негодного товара на много жестче, чем товара на карантине.

На этом статусы не заканчиваются, но выше были рассмотрены самые основные. Фирма, на свой вкус, может добавлять новые статусы, например, как «экспериментальный».

Третий, и не менее важный инструмент – срок годности продукции.

Абсолютно у любого товара есть определенные свойства, которые нам гарантирует производитель. Но спустя некоторое время, свойства изменяются. Поэтому производитель дает нам определенные сроки годности товара, после которого его использование невозможно. Но сроки годности можно разделить на 2 категории:

• 1.    товары, которые по истечению срока годности подлежат утилизации;

• 2.    товары, которые по истечению срока годности отправляются на повторную проверку на пригодность для использования.

Так же, статус тесно связан со сроком годности товара. Так как по истечении временных рамки пригодности товара из статуса «годен»

переводится либо в «карантин», либо «негоден», в зависимости от того, к какой из двух выше категорий относится товар.

Следующий инструмент – идентификация.

Идентификация материала – это минимальный набор качеств и информации о товаре, который используется в работе фирмы. Обычно он состоит из названия, срока годности, номера упаковки и партии, статуса. На каждом предприятии могут прибавляться и другие сведения, в зависимости от потребностей фирмы.

Условия хранение тоже являются инструментом управления качеством. Данное понятие очень тесно связанно со статусом. Когда производитель выпускает товар, он задает условия, в которых он должен содержаться. При которых он должен сохранять свои свойства до истечения срока годности. Устранение ошибок по соблюдению условий хранения продукта - это одна из задач управления качеством. Для этого ведется наблюдение условий, будь то температура или влажность в помещении. Чтобы установить причину брака, ошибки товара или для предотвращения бракованной партии необходимо четко представлять, когда, где и при каких условиях доставлялся товар. Это обеспечивает инструмент под названием «прослеживаемость». Этот инструмент должен позволять нам отследить отгруженную деталь со склада и быстро получить информацию о транспортировке: в каких условиях и где хранилась продукция, какая была траектория перемещения на складе, и кто поставщик. Обычно, мы не можем получить информацию об индивидуальной детали. Мы получаем информацию сразу о партии товара, но этого достаточно для устранения проблем, которые возникают на складе. Информация о сырье, без ее проверки сотрудниками, не несет в себе ценность. Лишь после проверки данных на всех этапах обработки складской деятельности мы можем гарантировать качество и отсутствие ошибки у товара. Обработка проходит в три этапа: прием товара на склад, передача сырья заказчику или фирме и возврат тех товаров, которые не были использованы на производстве.

Разберем первый этап – прием товара. На склад поступают партии товара, которые сопровождаются документом, подтверждающим качество. Данный документ показывает нам, что товар соответствует определенным свойствам. Далее сотрудник склада осматривает и проверят каждую единицу товара и сверяет правильность с документами. При этом принятая продукция отправляется под желтый знак карантина и, если при дальнейшей проверке все свойства будут одобрены, она принимает статус «годен» и становится доступной к использованию.

Следующий этап – это передача сырья предприятию. Все переходы и передачи сырья сопровождаются контролем, который проверят название товара, статус, срок годности и целостность наружного слоя. Эта проверка происходит с 2 двух сторон: со стороны заказчика и со стороны производителя.

И заключительный этап – это возврат неиспользованных товаров. Это создает не мало проблем в будущем. Чаще всего, бывает, что неиспользованный товар был некритично поврежден или ошибочно определен в статус «годен». Поэтому, при возврате товар снова отправляется в карантин и повторно проверяется, даже если товар отправляли под статусом «годен».

Так сложилось, что люди лучше усваивают информацию зрительно, поэтому на складах все помечается цветом, для отличия одного товарного статуса от другого. Также, залог успеха каждой фирмы состоит в том, чтобы был грамотно обученный персонал, был жесткий контроль над деятельностью предприятия, а также строгое соблюдение правил контроля качества. К ошибкам приводят несоблюдение правил, скорая отгрузка или выгрузка товара, что может привести к пропуску бракованной продукции. Бракованная продукция, в свою очередь, попадает к потребителю и вызывает претензии, которые негативно сказываются на репутации, а в дальнейшем и на работе предприятия.

Перейдем ко второму вопросы темы.

Аудит.

Главная цель аудита – это дать оценку складской логистики и выстроить пути, которые обеспечат максимальную эффективность использования помещения, максимизация производительности при минимизации затрат.

Цель аудита на складе – это выявить существующие, предусмотреть будущие помехи, которые препятствуют повышению эффективности работы склада.

Данный этап содержит в себе четыре подэтапа, которые позволяют организовать складское пространство, выстроить систему оценки рисков и выявления потенциальных ошибок.

Первый этап – это проверка складской техники. Туда входит оценка всех имеющихся устройств, на которых производят товар, изучение документации об эксплуатации тех или иных технический устройств и изучение места остановки, либо места передачи техники.

Второй этап заключается в разработке системы производственного контроля персонала и техники.

В него входят исследование систем, которые отвечают за мониторинг персонала, за изучения очереди задач для работников. За всем этим следует оценка эффективности всей системы производственного контроля.

Следующий этап содержит в себе оценку работоспособности техники при нагрузке, которая является критической, и оценку приспособляемости персонала к изменения и непредвиденным ситуациям.

И завершающий этап – это обобщение всех этап аудита и вынесение итогов проведенной работы.