Совершенствование организации документооборота в органе государственного (муниципального) управления

Актуальность темы. Современное управление в государственном (муниципальном) управлении – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации функций. Таким образом, документооборот составляет основу управления и играет важную роль. В последние годы в связи с проводимыми реформами резко увеличился объем работ в органах государственного (муниципального) управления. Для оптимизации работы органы государственного (муниципального) управления осуществляют переход на электронный документооборот. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Целью исследования является анализ системы документооборота в органах государственного (муниципального) управления.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[1].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов[1].

Система электронного документооборота (СЭД) — организационнотехническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации[2].

При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и с иными проблемами, характерными для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации.

На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура, формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедрение электронного документооборота на первых порах оказывается психологической и технической проблемой для сотрудников. Для немалого числа сотрудников администрации с большим опытом работы, получившие образование 15-20 лет назад, которые никогда не обучались и не работали на персональном компьютере, которые привыкли работать с людьми, внедрение электронной системой управления документооборотом является сложной системой.

Переход на электронный документооборот следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе перехода на электронный документооборот необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия.

Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet-сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе перехода на электронный документооборот обязательно следует организовать специальное обучения для служащих, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.