Совершенствование процесса бюджетирования в организации

В современном мире существуют, всячески взаимодействуют и борются за выживание миллионы организаций, деятельность которых касается различных аспектов жизни человека. В основе существования всех этих организаций, а точнее залогом их существования является конкурентоспособность, которая включает в себя все инструменты позволяющие организации не только удерживать свою нишу на рынке, но и притеснять конкурентов. Одним из них является бюджетирование.

В рамках данной работы кратко освещены основные аспекты, касающиеся бюджетирования в организации, его задачи, необходимость, а также предложено направление, способствующее оптимизации процесса функционирования бюджетирования в организации.

В настоящее время в экономике существует большое количество определений термина бюджетирования, однако с нашей точки зрения наиболее оптимальным из них можно считать следующее: бюджетирование-это процесс составления, принятия бюджетов и последующий контроль за их исполнением.

Что касается целей или задач бюджетирования, то они формируются исходя из целей деятельности организации и в основном включают в себя следующее:

• •    повышение эффективности работы организации при помощи целевой ориентации и координации всех событий организации

• •    выявление различных рисков и снижение их уровня

• •    повышение гибкости и приспособляемости к изменениям[3].

Вместе с тем, с нашей точки зрения, ключевой целью бюджетирования является обеспечение производственного процесса необходимыми как по объему так и по структуре финансовыми ресурсами. Таким образом, исходя из перечисленных выше целей бюджетирования, можно сделать вывод о необходимости его ведения в организациях, так как введение контроля за эффективностью, платежеспособностью и финансовой устойчивостью организации в условиях риска и неопределенности, в значительной степени повышает ее конкурентоспособность, а таким образом и шансы на выживание.

Из определения бюджетирования, видно, что в его основе лежит такое понятие как бюджет. Под бюджетом понимается количественное представление централизованно устанавливаемых показателей плана организации на определенный период по использованию капитальных и товарно-материальных финансовых ресурсов. Выделяют следующие виды бюджетов:

• •    финансовые (основные) бюджеты (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозируемый баланс);

• •    операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет прямых материальных затрат, бюджет управленческих расходов и др.);

• •    вспомогательные бюджеты (бюджеты налогов, план капитальных затрат, кредитный план и др.);

• •    дополнительные (специальные) бюджеты (бюджеты распределения прибыли, бюджеты отдельных проектов и программ) [1].

Не смотря на столь широкий перечень бюджетов, большинство организаций, в которых внедрен процесс бюджетирования, используют только бюджеты из первого пункта, то есть финансовые бюджеты. Такой факт объясняется тем, что основные бюджеты содержат основную информацию о состоянии организации на планируемый период, включая движения финансов, имущества и т.д., на основе которой могут реализоваться основные задачи, поставленные перед бюджетированием большинства организаций.

Современный процесс бюджетирования, осуществляемый во многих организациях, носит весьма трудоемкий и сложный характер. Зачастую большое количество времени тратится не только на создание бюджетов организации, но и составление определенной отчетности и предоставление ее в более упрощенном виде менеджменту организации, так как менеджерам компании высшего звена не всегда понятны нюансы финансовых документов используемых в бюджетировании.

Ознакомившись с современным понятием бюджетирования, и раскрыв его основные аспекты, можно приступить к реализации основной цели данной работы, а именно к рассмотрению предложенного нами направления, способствующего оптимизации процесса функционирования бюджетирования в организации.

Одним из важнейших направлений совершенствования процесса бюджетирования в организациях на наш взгляд является повышение его оперативности, точности и обеспечение легкости понимания конечных его результатов.

Ориентируясь на первые две цели совершенствования, то есть повышение оперативности и точности, нами предлагается использовать в процессе бюджетирования, многим давно известную матрицу Мобли, пример которой представлен в таблице 1.

Таблица 1. – Матрица Мобли

Балансовые счета на начало планируемого периода		Регулир ование балансо вых счетов 2	Бюджет доходов и расходов 3	Бюджет движения денежных средств 4	Балансовые счета на конец планируемого периода 5 АКТИВЫ
	1 АКТИВЫ
1.	Денежные средства			Движение денежных средств	Денежные средства
	853	0		-75	778
2.	Счета дебиторов		Оборот (объем продаж)	Инкассо (денежный сбор)	Счета дебиторов
	422	+66	3592	3513	567

... Общая

Сумма баланса

ПАССИВЫ

стоимость имущества    в корпорации

(сумма баланса)

ПАССИВЫ

Сумма задолженности корпорации   и стоимость   его собственного капитала     за

105

	вычетом долгов
1.	Налоги       к уплате***		Налоги начисленные	Налоги уплаченные	Налоги к уплате
	18	+51	-32	18	19
2.	Счета кредиторов		Накладные расходы	Возврат кредиторской задолженности	Счета кредиторов
	767	-353	3546	3037	923

Общая сумма … обязательств

Общая    сумма обязательств

Исходя из вышеприведенного примера матрицы Мобли, видно, что данная модель состоит из пяти столбцов:

• •    Первый столбец матрицы (Балансовые счета на начало планируемого периода) показывает состояние балансовых счетов на начало планируемого периода.

• •   Второй столбец (Регулирование балансовых счетов) представляет

собой отчет о корректировке балансовых счетов.

• •   Третий столбец (Бюджет доходов и расходов) отражает все не

денежные операции, оказавшие воздействие на доходы и расходы корпорации, осуществленные в течение планируемого года.

• •    Четвертый столбец (Бюджет движения денежных средств) отражает планируемую сумму всех денежных средств по соответствующим категориям.

• •    Пятый столбец (Балансовые счета на конец планируемого периода) отражает состояние активов компании на конец планируемого периода [2].

Использование матрицы Мобли в бюджетировании открывает следующие возможности и преимущества:

• 1.    В бюджетировании, как и в любом финансовом планировании, основным документом является бюджет движения денежных средств. Одним из наиболее эффективных инструментов контроля за движением наличных денежных средств в компании, подчинения всей системы финансовой отчетности максимально точному и правильному определению соответствующих показателей и является матрица Мобли.

• 2.    Преимущества системы финансовой отчетности предложенной Мобли.

• 3.    Повышение прозрачности и снижение злоупотребления в организации с помощью матрицы Мобли.

• 4.    Исключение махинаций с помощью матрицы Мобли.

• 5.    Универсальность матрицы Мобли.

Система финансовой отчетности, представленная в матрице Мобли, имеет преимущество в том, что каждая строка по горизонтали прибавляет или вычитает определенную сумму по каждой из отчетных позиций, так что по ней легко можно судить об изменении финансового положения компании на протяжении планируемого периода. А также, сравнивая достигнутые результаты с запланируемыми, проводить план-фактный анализ.

С помощью матрицы Мобли появляется возможность отслеживать в динамике изменение финансового положения компании по горизонтали, что наполняет реальным содержанием информацию об этой компании, позволяет понять смысл осуществляемых операций. Потоки финансовой информации в компании представляют собой хаотичный процесс, который возможно организовать в упорядоченном и более понятном виде с помощью матрицы Мобли.

Дает возможность инвесторам осуществлять контроль за деятельностью компании и исключать всяческие злоупотребления в деятельности менеджеров организации, благодаря объединению и обеспечению взаимосвязи, последовательности информации всей входящей в матрицу Мобли отчетности. То есть, исходя из взаимосвязи и последовательности статей отчетности используемой в матрице, инвестор получает ясную картину всего пути движения денежных средств компании, явно отражающую всю незаконную или некомпетентную деятельность менеджмента компании.

Традиционная система финансовой отчетности любой компании может быть представлена в виде матрицы Мобли. Независимо от того, чем занимается компания, данная матрица способна показать весь процесс движения денежных средств внутри ее, благодаря взаимосвязи всей входящей в нее отчетности.

Единственной проблемой при внедрении данной матрицы, является то, что изначально она была создана по стандартам GAAP, и перед тем как начать использовать ее в процессе бюджетирования, необходимо составить ее как можно ближе к стандартам РСБУ. Однако, учитывая то, что бюджетирование ведется на основе управленческого учета, некоторыми правилами возможно и пренебречь.

Продолжая ориентироваться на поставленные выше цели совершенствования процесса бюджетирования в организации, также предложено использовать специальное программное обеспечение, которое помимо прочих своих функций могло бы формировать бюджеты со структурой матрицы Мобли. Проблема современного процесса бюджетирования состоит в том, что в большинстве организаций процесс бюджетирования почти не автоматизирован, что отнимает силы, время и увеличивает вероятность ошибок.

Из имеющегося на данный момент программного обеспечения, наиболее подходящим для организаций средних размеров, имеющих в своем составе несколько небольших ЦФО, является программа 1С Управляющий. Программа предназначена для внутреннего пользования компании, а именно чаще всего для финансового отдела, менеджеров и т.д. Данная конфигурация формируется в соответствии с целями, поставленными перед вышеперечисленными субъектами, к этим целям может относится бюджетирование (специально для этого в конфигурации предусмотрено создание бюджетов), план-фактный анализ и т.д [4].

Использование разработанного компанией 1С продукта, имеющего название 1С Управляющий, позволит увеличить оперативность и точность процесса бюджетирования, а также помимо прочего осуществлять постоянный контроль за процессом его реализации и в значительной степени упростить восприятие его результатов руководством организации.

В результате в организации, в которой процесс бюджетирования был усовершенствован предложенным нами методом, заметно повысилась оперативность формирования бюджетов, был улучшен контроль за расходованием финансовых ресурсов организации, произошло облегчение восприятия результатов процесса бюджетирования руководством организации, а работники планово-экономического отдела отмечали, что за счет внедрения матрицы Мобли, значительно упростились анализ состояния организации в будущем и выявление проблемных аспектов её деятельности.

Подводя итоги вышесказанному, можно сказать, что корректное ведение процесса бюджетирования, является важнейшим рычагом организации, позволяющим ей не только сохранять свои позиции на рынке, но и расширять их в условиях современной конкуренции. Однако, бюджетирование, как и любой другой инструмент, повышающий конкурентоспособность организации, тоже нуждается в постоянном совершенствовании, один из методов которого был представлен в данной работе.