Совершенствование программного обеспечения системы управления персоналом (на примере Управления Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия)

Актуальность исследования обусловлена тем, что в настоящее время ни одна крупная организация не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, базирующейся на самых современных информационных технологиях.

Цель статьи - разработка рекомендаций по совершенствованию программного обеспечения системы управления персоналом в Управлении Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия).

Управление Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия) было создано 2 марта 1995 г. Является территориальным органом Федерального казначейства и находится в непосредственном его подчинении.

Управление имеет территориальные отделы в 36 улусах республики.

Основными задачами деятельности УФК по РС(Я) являются:

^ кассовое обслуживание исполнения федерального бюджета на территории субъекта Российской Федерации;

^ кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации и с соответствующими соглашениями;

^ иные задачи, установленные законодательством Российской Федерации.

Общая численность работников в УФК по РС(Я) составляет 485 штатных единиц, в том числе 117 мужчин (24%) и 368 (76%) женщины.

Из 485 работников имеют высшее образование 426 человек (88%), среднее образование - 59 человек (12%).

Организационно-штатная структура Управления состоит из руководства, 14 отделов по основным направлениям деятельности, консультантов по гражданской обороне и мобилизационной подготовке и 21 территориального отдела.[1]

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.[2]

Деятельность системы управления персоналом в УФК по РС(Я) осуществляется с помощью таких информационных программных обеспечений, как:

• •    СПС « Консультант + » (справочно-правовая система), здесь можно найти сведения о любом законе, постановлении правительства Российской Федерации и Государственной Думы РФ;

• •    ИС «Кодекс» (информационная система) включает более 200 тысяч документов и материалов, законодательные и нормативные акты Российской Федерации, комментарии к нормативным документам, образцы документов, а также другие правовые и информационные материалы;

• •    СПС «Гарант» основывается на совершенно новом подходе к законодательству в разделе «Разъяснения, комментарии, схемы» (все законодательство представлено в схемах), которые в наглядной и компактной табличной форме разъясняют основные вопросы законодательства.

• •    ПО «АКСИОК» - обеспечивают единый порядок обмена информацией и электронного документооборота между органами Федерального казначейства, распорядителями и получателями средств федерального бюджета документооборота.

Комплекс АКСИОК предназначен для автоматизации хозяйственной деятельности организаций и учреждений, находящихся на бюджетном финансировании. Круг вопросов, решаемых комплексом, можно разбить на следующие функциональные блоки:

• •    Планирование и доведение финансирования;

• •    Учет движения средств на счетах, администрирование поступлений, осуществление расходов, учет нефинансовых активов и хозяйственных операций;

• •    Кадровый учет и расчеты с персоналом;

• •    Подготовка и сбор отчетности.

Разработка и поддержание работоспособности программного комплекса АКСИОК финансируется из федерального бюджета, и он находится в оперативном управлении Федерального казначейства.

Спектр задач, решаемых казначейством, непрерывно растет, что соответственно приводит к росту объемов информации, требующих обработки. Как следствие этого, Управление столкнулось с проблемой нехватки производительности вычислительной системы, что приводило к задержкам при выполнении сложных операций.[3]

Чтобы выявить основные недостатки ПО «АКСИОК» был проведен опрос сотрудников отдела кадров в форме интервьюирования.

В опросе приняли участие 5 сотрудников отдела кадров.

Респондентам были заданы следующие вопросы:

• 1.    Какие трудности Вы испытываете при использовании ПО «АКСИОК»?

• 2.    Легко ли Вы усвоили данную программу?

• 3.    Что бы Вы хотели изменить в данной программе?

• 4.    Каким программным обеспечением Вы бы хотели пользоваться?

В результате анализа были выявлены недостатки ПО «АКСИОК»:

Все респонденты отметили сильную взаимосвязь между программами и данными, то есть изменения в предметной области приводили к изменению структуры данных, а это заставляет переделывать программы.

Также указали на трудоемкость разработки и модификации систем, сложность согласования частей системы, разработанных разными людьми в разное время.

Трое сотрудников встречают сложности в установке и настройке, которые не может выполнить даже слабо подготовленный пользователь.

Также к минусам ПО «АКСИОК» можно отнести предъявления более высоких требований к квалификации пользователей (знание ПК, конкретных прикладных программ и СУБД, способность постоянно повышать свою квалификацию).

Один сотрудник хотел бы пользоваться ПО «Босс: кадровик».

Следует, что для эффективной работы системы управления персоналом важно создать в организации единую автоматизированную сеть, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

Тем самым, мы предлагаем изменить программное обеспечение «АКСИОК» на ПО «Босс: кадровик». Это можно объяснить тем, что «Босс: кадровик» является одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом, разработанная и успешно продвигаемая компанией «АйТи».

"Босс: кадровик" легко настраивается и адаптируется к сложившейся в организации модели кадрового менеджмента, предоставляет возможности для доработки и расширения в соответствии с потребностями предприятия.

Язык программирования и бизнес-логика "Босс: кадровик" являются принципиально открытыми для заказчика, что дает возможность адаптировать систему к специфике бизнеса и самостоятельно развивать ее, не прибегая к услугам сторонних разработчиков. [4] Основные преимущества:

Таблица 1

№                         Преимущества

• 1                   Наличие встроенных модулей HRM

• 2    Большое количество уже готовых шаблонов для управления персоналом

• 3              Поддержка десятков тысяч записей о работниках

• 4      Возможность создания сложных процедур и модификация настроек

• 5                         Популярность системы

• 6                        Удобство в использовании

• 7                 Возможность быстрого доступа к системе

• 8     Поддержка множественных иерархических структур, объединяющих

персонал

• 9                 Поддержка массовых изменений структур

По нашему мнению, использование данного продукта в УФК по РС(Я) будет способствовать эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, упрощать процедуры оперативного расчета заработной платы, тем самым, повышая эффективность всей информационной системы в целом.