Совершенствование регламентации управления персоналом в организации

В условиях развивающегося рынка каждый работник имеет потребность осознания собственной роли в общественном процессе создания материальных благ, что возможно через разделение труда. Оптимальный уровень разделения (в т.ч. и кооперации) труда может быть установлен и обоснован с помощью регламентации.

Главной задачей системы регламентации является обеспечение четкого выполнения персоналом задач и функций, поставленных и определенных в соответствии с целями организации.

Регламенты – специализированные документы, определяющие цели, содержание и порядок реализации как отдельных работ, так и целых направлений деятельности организации (рис.1).

Целесообразность разработки и введения регламентов определяется (в основном) масштабами организации: в малых организациях они практические не используются, а большим без них не обойтись.

Рис. 1 – Разновидности регламентирующих документов

Система регламентов обеспечивает для организации (подразделения, отдела и т.д.) преимущества, например:

• •    результат выполненной работы становится предсказуемым и соответствует заданным параметрам;

• •    экономятся ресурсы организации при работе с персоналом;

• •    обеспечивается масштабируемость бизнеса и «независимость» (в определенной степени) от персонала и т.д.

В реальной практике регламенты (например, должностные инструкции) часто не находят должного «понимания и принятия» со стороны руководителей и их подчиненных:

• •    регламенты не отражают реальных бизнес-процессов;

• •    регламенты недостаточно разработать и опубликовать – необходимо

приложить усилия к их соблюдению.

На исследуемом малом предприятии, которое занимается производством и реализацией строительных материалов, регламенты обязательно должны присутствовать в каждом подразделении, так как процесс производства ступенчатый. Каждая «ступень» требует к себе отдельного внимания со стороны руководства.

Разработка регламентов производится с учетом специфики деятельности предприятия и осуществляется на нескольких уровнях -регламенты процессов; регламенты отдельных подразделений; регламенты для конкретных работников.

Для производственного персонала введены регламенты, регулирующие рабочие обязанности, определяющие правила, например, безопасности при работе с оборудованием, устанавливающие график перерывов в течение рабочего дня и т.д.

Рассмотрим особенности некоторых этапов управления персоналом. Например, этап отбора и адаптации достаточно сложный процесс, в ходе анализа которого выявились следующие недостатки:

• •    бессистемность проводимых отборочных мероприятий;

• •    нехватка опыта у работников, занимающихся отбором;

• •    отсутствие критериев оценки успешности проводимых адаптационных мероприятий;

• •    отсутствие программы адаптации разных категорий новых работников.

• 2.7    Обеспечивает и участвует в проведении комплекса адаптационных мероприятий новых работников, в том числе с учетом индивидуального подхода и т.д. …

• 2.8    Осуществляет контроль за расстановкой и использованием новых работников в соответствии с квалификацией и специальностью…

На предприятии необходимо организационно закрепить вопросы обеспечения адаптации новых работников за определенным специалистом (например, за специалистом по кадрам на условиях совмещения). Следовательно, в должностную инструкцию действующего специалиста будут внесены дополнительные пункты, относящиеся к его обязанностям по адаптации, например:

Этап обучения персонала требует периодического обновления в связи с постоянным движением рынка, особенно в части:

• •    непонимания персоналом целей обучения;

• •    отсутствия мотивации персонала к обучению и т.д.

Решение проблемы непонимания целей обучения требует использования образовательных технологий и методов, которые уже на начальном этапе заинтересуют персонал (ориентировать обучающихся будут установленные стандарты выполнения работы) [1, 2].

Для совершенствования регламентации необходим анализ рабочего процесса:  разделение его на этапы, выбор оптимального варианта организации производства и торговли, приемов и методов труда, расчет норм в соответствии с особенностями процессов, а также наиболее эффективное использование трудовых ресурсов.

Одним из недостатков, исходя из проведенных исследований, является отсутствие на предприятии Правил внутреннего трудового распорядка (что может «породить» взаимную безответственность). Требования соблюдения служебной и трудовой дисциплины на предприятии мягкие, жесткая субординация отсутствует:

• •    персонал подразделений в целях решения текущих и оперативных вопросов может обращаться напрямую к директору предприятия;

• •    директор предприятия для решения производственно – хозяйственных проблем зачастую контактирует с персоналом, минуя руководителей подразделений.

Система регламентов будет действенной и работает только в случае выполнения некоторых требований, например:

• •    персонал достаточно мотивирован на выполнение регламентов;

• •    руководитель постоянно отслеживает использование регламентов там, где их применение необходимо;

• •    регламенты постоянно актуализируются в соответствии с изменениями в бизнес-процессах (остальное временно исключается).

Таблица 1 – Результаты внедрения регламентов (вариант)

Регламент	Влияние на организацию
Положение об адаптации персонала	•    разработка пошагового хода введения нового работника в организацию •    новичок не чувствует себя «беззащитным» или «оставленным» •    формирование положительного имиджа организации

Отметим также необходимость учета следующих особенностей регламентационного обеспечения:

• •    выполнение разработанных регламентов осуществляет персонал организации;

• •    разработанные регламенты нуждаются в периодическом совершенствовании.