Совершенствование системы адаптации персонала в учреждениях государственной службы

Одной из основ эффективного управления персоналом является система адаптации персонала в организации. Для этого необходимо понимать и знать, что такое адаптация в целом, какие существуют методы адаптации персонала и возможности их применения на практике, какие ресурсы необходимы для организации эффективной системы адаптации работников. Правильно организованная система адаптации позволяет повысить производительность, эффективность и полезность труда нового работника и организации в целом.

Одной из основных целей системы адаптации является снижение издержек при замещении вакантных должностей или ротации кадров. Так как новый сотрудник плохо знаком со своими трудовыми функциями и на начальном этапе работы не ориентируется во внутренних процессах, происходящих в организации, его производительность труда значительно ниже, чем у действующих сотрудников. Для сокращения периода вхождения в должность и повышения производительности труда новых сотрудников существует объективная необходимость создания эффективной и малозатратной системы адаптации персонала.

Для выявления особенностей действующей системы адаптации сотрудников предлагается метод оценки системы, основанный на методе

«COPS-анализ»119. С этой целью детально рассматриваются: культура, организационная структура, организация, люди в организации, система управления персоналом. Метод оценки системы адаптации персонала для УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Метод оценки системы адаптации (пример)

№ п/п	Вопросы	Пояснения
	Культура:
1	Можно ли сказать, что коллектив в УПФР сплоченный? Существуют ли общие интересы у сотрудников с коллегами по работе?	Коллектив сплоченный, сотрудники между собой общаются, существуют неформальные группы.
2	Распределяется ли работа в соответствии с опытом, а не должностью?	Работа распределяется в соответствии с должностью, если сотрудник неопытный (новый), то ему назначается наставник.
3	Работники отождествляют ли себя с УПФР?	Сотрудники с опытом более 10 лет отождествляют себя с УПФР
4	Во всех ли структурных подразделениях работают качественно, эффективно?	В целом работа Управления является эффективной, но не все сотрудники работают качественно
5	Присутствует ли у работников чувство личной ответственности за выполняемые ими трудовые обязанности?	Так как УПФР ведет работу в большей степени с пенсионерами, то почти каждый сотрудник несет личную ответственность
	Организация:
1	Влияет ли организационная структура организации на эффективность работы?	Организационная структура влияет на эффективность работы
2	Гибкая ли организационная структура?	Так как УПФР – это государственное учреждение, то и организационная структура является негибкой.
3	Функции и обязанности работников четко выполняются?	Если работники из одного структурного подразделения, то функции выполняются нечетко, они размыты.
4	Проблемы, возникающие в организации решаются начальником УПФР либо на месте возникновения?	Проблемы, возникающие в УПФР решаются руководителем.
	Люди:
1	Все ли сотрудники обладают высокой	Не все сотрудники обладают

¹¹⁹ Яхонтова Е.С. Стратегия управления персоналом. – М.: Дело, 2013. С.352

	квалификацией, чтобы выполнять работу без ошибок, более эффективно?	высокой квалификацией, но имеют большой опыт, что эффективно отражается на работе
2	Сотрудники УПФР при общении с населением всегда доброжелательны, грамотно отвечают на задаваемые вопросы?	Сотрудники зачастую доброжелательны и компетентны в различных вопросах
3	Поощряются ли работники УПФР за хорошую работу?	В УПФР существует система премирования за хорошую работу и продолжительную работу
4	Знают ли сотрудники стандарты работы? Выполняют ли их?	Все сотрудники ознакомлены со стандартами работы
5	Устраивает ли сотрудников заработная плата?	Заработная плата сотрудников устраивает, так как хорошо развита система премирования
	Система управления персоналом:
1	Способствуют ли используемые системы (подбора кадров, расстановка, управления, контроля, адаптации персонала) эффективной работе УПФР?	Система управления, подбора кадрами и управления ими способствует стабильной работе УПФР
2	Существует ли четкая система поощрений и вознаграждений в УПФР?	В УПФР существует четкая система вознаграждений
3	Эффективна ли система адаптации в УПФР, позволяет ли она полностью адаптироваться сотруднику?	Система адаптации в УПФР в документах отражена и прописана очень подробно, но на практике многое не выполняется и является формальностью
4	Способно ли УПФР пересматривать некоторые стандарты работы с персоналом?	УПФР не всегда способно самостоятельно пересматривать стандарты работы с персоналом, так как является государственным учреждением и подчиняется ПФР по Ростовской области

На основе таблицы 1 можно выявить основные проблемы в области адаптационных процессов, с которыми сталкивается УПФР:

• а)    не все сотрудники обладают профильной направленностью для работы в УПФР, поэтому новому сотруднику потребуется от двух до шести месяцев, чтобы качественно исполнять трудовые функции в соответствии с должностной инструкцией;

• б)    система адаптации чрезмерно формализована, не позволяет сотруднику в короткий срок «войти» в организацию.

В результате анализа системы адаптации персонала в УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону, были выявлены «узкие места», для их устранения были предложены следующие мероприятия:

• -    проведение недели профессиональной адаптации для новых сотрудников и сотрудников со стажем более одного года работы;

• -    обучение наставников и их оценка;

• -    проведение периодической оценки системы адаптации персонала с целью своевременного выявления возникающих проблем.

Проведение недели профессиональной адаптации для новых сотрудников и сотрудников со стажем более одного года работы.

Цель данного мероприятия заключается в сокращении сроков процесса адаптации. В течение недели группе сотрудников (3-5 человек) предстоит пройти ряд мероприятий, основанных на методах системы адаптации, которые позволят новичку быстрее адаптироваться в коллективе и ознакомиться с организацией, а сотрудникам, проработавшим в организации более года, данное мероприятие поможет проверить свои знания и навыки, повысить уровень профессиональных компетенций.

Для осуществления данного мероприятия разработана специальная программа, представленная в таблице 2, в которой описываются все дни недели адаптации. Руководит мероприятием специалист отдела кадров.

Таблица 2 – Программа недели профессиональной адаптации

День проведения	Количество часов на мероприятие	Мероприятие (описание)
Первый день	8 часов (рабочий день)	Инструктаж/экскурсия: руководитель отдела знакомит нового сотрудника с общими положениями, со структурой организации, с отделами, с которыми ему придется работать, с территорией организации и с трудовым коллективом.
Второй день Третий день Четвертый день	15 часов (5 часов в день)	Тренинг: лекции по обучению нового сотрудника, разъяснение ему его обязанностей. Суть тренинга – увлечь, заинтересовать нового сотрудника. Тренинг проводит наставник.
Пятый день	2 часа	Деловая игра: перед сотрудником ставят практико-ориентированные задачи, которые он должен выполнить. Деловую игру проводит группа, специалиста по кадрам, руководителя отдела и начальника УПФР.
Шестой день	2 часа	Неформальная встреча (кофе-брейк): Руководитель организации устраивает встречу, на котором сотрудник сможет познакомиться с коллегами в неформальной обстановке, обсудит работу УПФР в целом и должностные функции конкретного работника.

Таким образом, неделя профессиональной адаптации поможет сотруднику быстро и успешно пройти все этапы процесса адаптации, это приведет к тому, что работник сможет приступить к самостоятельной работе и не будет чувствовать себя лишним в трудовом коллективе.

Затраты на данное мероприятие будут включать затраты на раздаточные материалы, брошюры, канцелярские принадлежности и вписываются в бюджетную смету УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону.

Обучение наставников и их оценка.

Как прописано в Положении «Об адаптации вновь принятых работников» от 02.12.2008 № 242 «Наставничество – один из приемов управления, который благодаря индивидуальному подходу позволяет повысить результативность труда».

Средств в развитие наставников не вкладывается, также за обучение работников наставникам не доплачивают, что влечет за собой снижение эффективности труда.

В результате этого, предлагается провести комплекс мер по выбору наставника и его обучению.

Согласно Положению «Об адаптации вновь принятых работников» от 02.12.2008  №  242 наставника назначает руководитель структурного подразделения, основываясь на своих личностных предпочтениях, чтобы избежать ошибки, предлагается провести тест для сотрудников, по результатам которого будут выбраны лучшие кандидаты, с которыми специалист по кадрам проведет собеседование и только после него будет выбран наставник.

Тестируются все сотрудники отдела, в среднем в отделах работают 4 человека. Данный тест проводится раз в год с целью выявления потенциального наставника. По результатам теста выбирается потенциальный наставник, с которым проводится беседа, после чего его отправляют на тренинг по наставничеству.

Программа тренинга включает в себя:

• а)    сущность наставничества и основные понятия:

• 1)    Понятие наставничество, цели, задачи.

• 2)    Польза наставничества для организации, сотрудников, наставника.

• 3)    Роль наставника для каждой группы сотрудников.

• б)    внедрение системы наставничества в организации:

• 1)    Методы наставничества.

• 2)    Общеорганизационный план наставничества и индивидуальные планы.

• 3)    Методы анализа продуктивности наставничества.

• в)    психологические аспекты наставничества:

• 1)    Восприятие наставничества линейными сотрудниками.

• 2)    Сопротивление сотрудников наставничеству: причины и как бороться.

• 3)    Роль эмоций в наставничестве.

• 4)    Способы мотивирования сотрудников к обучению.

• 5)    Формирование личной ответственности у обучаемых.

• г)    реализация наставничества:

• 1)    встраивание обучения в процесс работы.

• 2)    Постановка задач на самообучение.

• 3)    Кризисные периоды в процессе обучения.

Тренинг длится в течение двух дней. Данное мероприятие повысит роль наставничества в УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону.

Проведение периодической оценки системы адаптации персонала с целью своевременного выявления возникающих проблем.

Цель данного мероприятия заключается в том, что работник по окончании процесса адаптации каждые три месяца в течение года заполняет анкету, каждому вопросу в анкете присваивается балл:

• -    совершенно удовлетворен (+1,0);

• -    удовлетворен (+0,5);

• -    затрудняюсь ответить (0,00);

• -    не удовлетворен (-0,5);

• -    совершенно не удовлетворен (-1,0).

По результатам анкеты можно выявить его удовлетворенность процессом адаптации.

В таблице 4 представлен пример анкеты, разработанной для УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону, которую предстоит заполнить работнику.

Таблица 4 – Анкета удовлетворенности процессом адаптации

№	Вопросы	Балл
	Оценка своей трудовой деятельности как общественно значимой и полезной	Х
2	Удовлетворенность собственных актуализированных потребностей	Х
3	Удовлетворенность содержанием труда и возможностью реализации	Х
4	Удовлетворенность межличностными отношениями в коллективе и действиями руководства.	Х

По данным анкеты рассчитывается суммарный показатель (1уд) удовлетворенности по формуле, предложенной к.э.н. Латухой М.О.120:

1,0 х щ + 0,5 x n2 + (-0,5) x n3 + (-1,0) x n4

• 1    уд = --------------------------------------------------------,

щ + n2 + n3 + n4

Где n1, n2, n3, n4 – соответственно количество респондентов по каждому из вариантов по шкале удовлетворенности.

Значение показателя удовлетворенности может колебаться от +1,0 до -1,0.

При расчете показателя удовлетворенности могут получиться

• ¹²⁰ Латуха М.О. Адаптация персонала // Справочник кадровика. 2009. №4. С. 110

следующие результаты:

• -    от +1,0 до +0,6 баллов – высокий уровень адаптированности сотрудника;

• -    от 0,59 до +0,2 – средний уровень адаптированности;

• -    менее +0,19 – низкий уровень удовлетворенности сотрудника либо дезадаптированность.

Данная оценка поможет выявить, удовлетворен сотрудник процессом адаптации или нет.

Рассчитаем суммарный показатель удовлетворенности сотрудника процессом адаптации:

Суммарный показатель удовлетворенности персонала системой адаптации в УПФР в Ворошиловском районе г. Ростова-на-Дону составил 0,13 – это говорит о том, что уровень удовлетворенности сотрудника низкий. Это может быть связано с неудовлетворительным обучением наставника, содержанием труда и т.д. Такой уровень неудовлетворенности только подтверждает необходимость проведения мероприятий в области совершенствования системы адаптации.

Социальная эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избежание отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

Предложенные мероприятия оказывают положительный результат на количественные показатели, такие как:

• -    производительность труда;

• -    удельный вес работников;

• -    текучесть кадров.

Проведение предложенных мероприятий позволяет решить основные проблемы, выявленные в управлении такие, как:

• -    сокращение периода адаптации;

• -    повышение ответственности наставников за обучение.

Социальный результат от предложенных мероприятий отражен в таблице 5.

Таблица 5 – Социальный результат от предложенных мероприятий

№	Мероприятие	Позитивный эффект	Показатель
1	Неделя профессиональной адаптации	- обеспечение условий для всесторонней адаптации персонала к условиям работы в организации; -    реализация и развитие индивидуальных способностей сотрудника; -    поднятие коллективного духа, сплоченность коллектива; -    овладение социокультурными нормами организации.	-    сокращение требуемой продолжительности периода адаптации; -    сокращение уровня текучести по причине неудовлетворенности трудом и процессом адаптации.
2	Обучение наставников и их оценка	-    повышение содержательности труда у новичка; -    увеличение эффективности	- увеличение производительности труда;

		производительности труда нового сотрудника; -    быстрое освоение рабочего места; -    повышение роли наставничества; -    рост заинтересованности наставников в обучение новых работников.	-увеличение удельного веса работников, повышающих квалификацию
3	Периодическая оценка системы адаптации персонала	- обеспечение своевременного выявления проблем в групповых и индивидуальных взаимоотношениях; - повышение уровня удовлетворенности у нового сотрудника процессом адаптации, условиями труда.	- увеличение удельного веса работников, выразивших удовлетворение возможностями личного возвышения.