Совершенствование системы учета и контроля операций с основными средствами

Основное изложение материала. Система управления основными средствами представляет собой особую систему, которая охватывает все аспекты управления организации:   закупку, доставку, получение, сопровождение, складирование и хранение, модернизацию и ремонт. В разных организациях деятельность, связанная с каждой из этих областей, не может строго находится внутри отдельных подсистем, все эти функции должны выполняться в определенной последовательности, чтобы иметь хорошо слаженную систему управления объектами основных средств. От их правильного использования зависят эффективность функционирования предприятия и его финансовая устойчивость [2].

Учитывая такое развитие событий, это не удивительно, что бизнес-эксперты обычно ссылаются на управление основными средствами в качестве жизненно важного элемента, который может означать разницу между успехом и провалом в сегодняшнем остро конкурентном мире бизнеса. Ввод в производство и управление основными средствами новейших электронных программ может помочь компании реализовать важные конкурентные выгоды в области их управления [3].

Автоматизация может значительно повлиять на все этапы управления основными средствами:

• -    подсчета и контроля основных средств;

• -    записей и поиска места хранения;

• -    записей в изменения при инвентаризации;

• -    прогнозирования потребностей в объектах.

Новые технологии значительно улучшили инструменты, используемые для управления основными средствами. Мощные компьютерные системы, которые связаны по сети, теперь имеют возможность получать информацию от карманных устройств. Беспроводные портативные устройства сканирования штрих-кодов на основных средствах передают данные в базу данных, где они отслеживаются в режиме реального времени.

Появляются организации, которые предоставляют свои услуги по учету основных средств на вашем предприятии. То есть они согласны взять на себя управление основными средствами своих клиентов. На основании ежедневных отчетов, отправляемых автоматически от клиента к распределителю, управляющая компания может контролировать, отслеживать необходимые объекты.

Тенденция к автоматизации в управлении основными средствами, естественно, перешел и на склад. За сохранностью основных средств на складе можно установить камеры наблюдения, где можно наблюдать за количеством прихода, выбытия, перемещения объектов основных средств и т.д. Необходимо оснастить хранилище компьютерной техникой. Благодаря которой, в режиме реального времени можно вести учет основных средств. Другим важным компонентом эффективного управления определенных объектов основных средств является создание и поддержание разумного, эффективного проектирования хранилищ. Хорошо организованная, удобная планировка склада может принести выгоду для владельцев, особенно, если они участвуют в обработке больших объемов товаров и материалов.

Так же, предприятиям необходимо определиться с выбором программного обеспечения, которое было способно обеспечить все потребности учета предприятия и, вместе с тем, было достаточно экономным и не требовало больших расходов на его приобретение, а также не требовало от бухгалтера специфических навыков программирования. Только при условии выбора можно максимизировать эффективность и ведения учетной деятельности, что, безусловно, является необходимым шагом на пути к развитию и процветанию предприятия.

Современные технологии, делают возможным создать для склада компьютерную систему, чтобы взаимодействовать с терминалом (дисплеем) или другим коммуникационным устройством. Задача может быть принята путем визуального дисплея или в виде распечатки, и выполнение задачи может быть подтверждено сканированием, вводом с клавиатуры, или распознаванием голоса.

Организация автоматизированного складского учета основных средств позволит решить следующие задачи учета:

• -    контроль за использованием основных средств;

• -    выявление отклонений фактических основных средств от нормативного запаса;

• -    наблюдение за движением основных средств по местам хранения и использованием.

Компьютеризация учета основных средств позволит решить и проблему аналитического учета. Если при применении бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики требует увеличения количества учетных работников, то при применении компьютерной техники можно эффективно вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов. Регистрация операций в хронологическом и системном порядке в разрезе синтетических и аналитических счетов, которая ранее осуществлялась отдельно, сочетается в одном рабочем процессе. При этом контроль за тождеством данных аналитического и синтетического учета обеспечивается автоматически. При бумажных формах учета, операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных между учетными регистрами требуют больших затрат живого труда где всегда возникают ошибки. Таким образом, при условии, что при применении компьютеров не копируется ни одна бумажная форма, а ведется единый хронологический регистр. Журнал операций обеспечивает технический механизм, а при надлежащей организации первичного документирования и документооборота – хозяйственный [1].

Представим совершенствование учета и контроля основных средств в виде таблицы 1.1.

Таблица 1.1

Совершенствование учета и контроля основных средств

Таким образом, совершенствование системы учета и контроля операций с основными средствами, создают благоприятные условия для учета, своевременного получения учетной информации и использования ее в управлении, а также снижает трудоемкость учета, повышает достоверность и оперативность информации, способствует интеграции всех видов учета -оперативного, бухгалтерского и статистического и своевременному предоставлению информации для управления производством и составления финансовой отчетности.