Совершенствование системы управления районной прокуратуры

Kazak AV, student of the direction

46.03.02 "Document Management and Archival Studies"

Reshetnev Siberian State University of Science and Technology Troshkova EV, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor quality management, standardization and management documentation

Reshetnev Siberian State University of Science and Technology

IMPROVEMENT OF THE DISTRICT PROSECUTORS OFFICE

MANAGEMENT SYSTEM

В настоящее время во многих организациях для разделения труда в структуре управления используют методы организационного проектирования. Распределение задач между подразделениями и должностными лицами, разделение полномочий должны оставаться стабильными на протяжении длительного времени. Поэтому структура задает системные свойства управления. Разумно созданная структура системы управления определяет ее эффективность, так как она обеспечивает устойчивость связей между составляющими компонентами объекта управления, и также обеспечивает целостность системы. Главной характеристикой организационного проектирования является горизонтальная модель, как основа структурирования организации. Анализ и совершенствование организационных структур выполняются различными методами. Важно, чтобы необходимость этих преобразований была понятна всем, и каждое нововведение было аргументировано.

В статье на примере районной прокуратуры Красноярского края были выявлены организационные патологии и предложены мероприятия по их устранению. На первом этапе с помощью методики SWOT - анализа проведена оценка сильных и слабых стороны, определены возможности и угрозы организации (табл. 1). Главной проблемой районной прокуратуры является неэффективная работа службы Документационного обеспечения управления (далее ДОУ). На втором этапе анализа нами с помощью причинно-следственной диаграммы Исикавы установлены причинноследственные связи обозначенной проблемы: недостаточная квалификация сотрудников, невысокая заработная плата, отсутствие современного оборудования, частая потеря документов, трудность поиска необходимых документов, не совершенствование системы электронного документооборота. На третьем этапе нами был рассчитан масштаб управляемости и контроля прокурора в исследуемой организации, где Уф -фактическая норма управляемости прокурора; Ун- нормативную норму управляемости: КУ=Уф/Ун=1,43=10/7. Полученный результат говорит о перегруженности прокурора оперативными задачами.

Таблица 1 – SWOT-анализ районной прокуратуры

Далее нами на основе должностной инструкции рассчитан коэффициент полноты охвата функций заместителя начальника, где, Кф, Кн -количество работ, проводимых в аппарате управления фактически и по установленным положениям : Коф=Кф/Кн= 0,2=2/10. Результаты подтверждают, что заместитель прокурора не является ответственным за ряд функций, регламентированных должностными инструкциями.

На четвертом этапе проведен анализ функционального распределения по должностным лицам, который показал, что многие процессы контролируют и исполняют по несколько структурных подразделений. На пятом этапе была разработана оперограмма процесса прохождения входящих документов в районной прокуратуре. Оперограмма представлена в табл. 3. Результаты оперограммы отражают, что обращения граждан проходят через отдел общего делопроизводства, поэтому необходимо закрепить эту работу за одним из сотрудников данного отдела.

Таблица 2 – Функциональное распределение

Таблица 3 – Процесс прохождения входящих документов

Таким образом, результаты организационной диагностики позволили выявить ряд организационных патологий, связанных с нарушением нормы управляемости и отсутствием делегирования функций между сотрудниками. Первая патология относится к структурной патологии и требует четкого распределения ответственности и полномочий, делегирования отдельных функций прокурора его заместителю, корректировку органиграммы и должностных инструкций. Вторая патология относится к патологиям организационных отношений. С целью повышения оперативности и своевременности принятия управленческих решений необходимо регламентировать взаимодействия между отдельными подразделениями системы управления и повысить роль системы электронного документооборота в решении оперативных задач.