Совершенствование учета материалов и контроль их использования

Ни одно предприятие не обходится без применения материально– производственных запасов (МПЗ) в своей хозяйственной деятельности. Общепринятым является отнесение продуктов труда к запасам организации от момента их поступления на склад, до момента транспортировки потребителям.

Материалы являются важным фактором обеспечения постоянства и непрерывности производства, эту роль играют все составные части совокупного материального запаса.

Для корректного учета и контроля над материальными ресурсами на предприятии необходимо владеть следующей информацией:

• 1)    Откуда, когда, сколько и на какую сумму поступили материалы, выполняется ли план поставок;

• 2)    Кому, когда и сколько отпущено материалов;

• 3)    Каков остаток по отдельным их видам, как соблюдаются установленные лимиты и т. д.¹

Совершенствование учета и контроля над материальными ресурсами – такой процесс, все элементы которого должны быть взаимосвязаны. Недостаточное внимание к одному из элементов может ослабить все хозяйственные операции и существенно снизить их эффективность.

Предпосылками верной организации учета МПЗ являются: рационально ведущееся складское хозяйство; разработка номенклатуры; наличие инструкции по учету материалов; правильная их группировка (классификация), нормирование расходования.

Для непрерывного снабжения, хранения и выдачи материалов на предприятии огромную роль играет строго построенное складское хозяйство, поскольку в деятельности организации не всегда удается добиться согласования темпов поставки материальных ресурсов, темпов производства, сбыта готовой продукции. Значительную роль также сыграет внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля над соблюдением норм и расходованием материальных ресурсов.2

Трудоемкость ведения количественного аналитического учета материалов и существенные качественные показатели определили потребность в поиске более рациональных методов учета материалов для устранения повторов операций. Учет значительно упрощается при использовании в складском учете компьютерной техники. В этом случае все приходно–расходные документы обрабатываются ежедневно или по мере их поступления со складов.

Складское хозяйство множества предприятий сложно и состоит из сети складов со специальным оборудованием для перемещения и хранения материалов. Организациями постоянно ведутся работы по совершенствованию складского хозяйства с применением различных средств механизации складских операций, внедряются автоматизированные системы управления и учета технологическими процессами складирования.3

Глубокое применение автоматизированного учета в процессе оформления первичных документов может стать одним из эффективных путей его усовершенствования. Он позволит: упорядочить документацию и внедрить типовые унифицированные формы; ускорить обработку информации о внутреннем перемещении материалов и сократить количество первичной учетной документации; минимизировать вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета; ограничить число должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу дорогостоящих материалов.

Учет и контроль всех факторов в материально–техническом обеспечении предприятий требует и структурных изменений, которые выражаются в объединении функций управления материально–технического обеспечения, складского хозяйства, маркетинга и сбыта одним руководством. Такая система управления нацелена на утоление спроса подразделений организации в МПЗ, необходимых для непрерывного производства при бесперебойной работе и минимизированных совокупных 4 затратах.

Для эффективности использования материальных ресурсов важен серьезный подход к выбору методов учета. Методология бухгалтерского учета материалов предполагает выбор одного из нескольких методов их учета и оценки, который закрепляется в учетной политике предприятия. Для выбора метода анализируется расходование материальных ресурсов, на основании чего предприятием выбирается такой метод учета на складе, который бы обеспечивал своевременный и точный количественный учет на складе, контроль над корректным документированием операций по их движению, а также соответствие остатков по данным складского учета с остатками по данным бухгалтерского учета.

Организации в праве самостоятельно выбрать способ классификации материальных ресурсов, который бы полностью систематизировал различные материалы, находящиеся на складах, а также контролировал правильность ведения бухгалтерского учета и четкое распределение отклонений в стоимости материальных ценностей по направлениям затрат.5

Таким образом, для повышения эффективности учета и контроля МПЗ следует:

• 1)    Должным образом отражать хозяйственные операции по поступлению, выбытию, товарным потерям, усилить внутренний контроль над первичной документацией;

• 2)    Отслеживать неправильно оформленные документы по поступлению, выбытию и материальным потерям;

• 3)    Внедрить ресурсосберегающие, малоотходные и безотходные технологии для повышения рациональности использования материальных ресурсов;

• 4)    Вовремя производить истребование недостающих документов при расчетах с поставщиками и подрядчиками, а также своевременно проводить расчеты с поставщиками по приобретенным товарноматериальным запасам, что приведет к погашению чрезмерной кредиторской задолженности;

• 5)    Установить контроль состояния расчетов по отсроченной (просроченной) задолженности посредством инвентаризации расчетов, следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженностями;

• 6)    Осуществлять предварительный (в процессе подписания главным бухгалтеров документов) и последующий контроль (производится работниками бухгалтерии при совершении финансово-хозяйственных операций).