Совершенствование управления материальными потоками в складском хозяйстве

Работа логистической системы направлена на удовлетворение потребностей клиента при условии минимального использования затрат и ресурсов.

Если рассматривать материальный поток в логистике от источника сырья до конечного потребителя, то он проходит несколько областей:

• •    Область снабжения производства сырьем и материалами;

• •    Область обеспечения производственного процесса готовой продукции;

• •    Область распределения готовой продукции.

Функциональные области, как правило, начинаются и заканчиваются складами.

Склад одновременно является границей этих областей и связывающим элементом движения материальных потоков между участниками логистической системы.

Функциональное деление логистической системы по областям определяется как:

• •    Логистика снабжения;

• •    Логистика обеспечения производственных процессов;

• •    Логистика распределения.

Существует тесная взаимосвязь между функциональными областями. Цель логистики может быть достигнута только при полной согласованности функционирования всех указанных областей.

Со склада начинается и складом заканчивается и товародвижение внутри каждого звена логистической системы. Благодаря этому, возможно получение точной информации о состоянии и местонахождении товарных запасов в любой момент в режиме реального времени (от выхода от поставщика до получения товара конечным потребителем) информации о запасах в производственном комплексе, а также о всех запасах сети распределения.

Одно из необходимых условий эффективного функционирования складской сети и конкретного склада в цепи поставок – координация его работы с деятельностью других подразделений организации, участвующих в обеспечении движения материальных потоков. Слабое функционирование, либо полное отсутствие такой координации является острой проблемой для многих российских компаний.

В большей степени, основная причина такого положения дел – различие узкофункциональных интересов склада и структурных подразделений компании. Проблема зачастую усугубляется отсутствием на предприятии органа, призванного согласовать цели и позиции сторон межфункционального взаимодействия. Конфликтные ситуации с участием подразделения складского хозяйства особенно часто наблюдаются в компаниях с функционально ориентированной организационной структурой управления, не имеющих наделенной координационными полномочиями службы логистики.

Игнорирование интересов складского хозяйства на различных уровнях принятия решений зачастую приводит к появлению сложных конфликтных ситуаций:

• 1.    несогласованность в размере закупаемой партии поставки . С целью получения оптовых скидок служба закупок заинтересована в приобретении больших партий продукции. У службы складского хозяйства не всегда есть возможность размещения прибывающих грузов (ограничение в складских площадях, трудовых ресурсах, техники). В связи с различной интенсивностью входящих и исходящих материальных потоков склад вынужден нести значительные издержки, связанные с содержанием запасов.

• 2.    несогласованность в периодичности осуществления закупок и поставок . Отдел складского хозяйства заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей (в ритмичном поступлении продукции). С целью поддержания хороших отношений с поставщиками и получения дополнительных скидок служба закупок стремится осуществить редкие закупки крупными партиями. При этом закупки могут осуществляться по удобному поставщикам графику.

• 3.    несогласованность по требуемой таре и техническим параметрам грузовой единицы при поставке товара на склад . Служба закупок может не придавать особого значения параметрам тары и типу грузового транспорта. Транспортный отдел стремится к максимально полной загрузке подвижного состава и уменьшению частоты рейсов с целью сокращения транспортных расходов. Отдел складского хозяйства заинтересован в

• 4.    несогласованность в ассортименте грузовой единицы поставок на склад и со склада . В целях получения дополнительных скидок от поставщиков служба закупок приобретает крупные партии однородной продукции и особо не анализирует о дополнительных затратах, связанных с комплектацией грузовой единицы в том ассортиментном составе, который требуется конечным потребителям в цепи поставок, которые ложатся на отдел складского хозяйства. Отдел складского хозяйства заинтересован в том, чтобы ассортиментный состав грузовых единиц на уровне транспортной тары был приближен к ассортименту заказов большинства клиентов, так как это позволяет значительно сократить издержки на грузопереработку.

• 5.    несогласованность по минимальному размеру заказа покупателя . В целях максимального удовлетворения клиентов служба продаж предпочитает осуществление частых поставок мелкими партиями (настолько мелкими, насколько это требуется каждому конкретному покупателю). Склад несет значительные издержки, связанные с расформированием, переформированием грузовых единиц, невозможностью механизации ряда операций и ручным трудом и т.п.

• 6.    несогласованность по широте ассортимента предоставляемых клиентам услуг и уровню качества складского сервиса . Увеличение диапазона и качества предоставляемых складом услуг связано с ростом складских издержек, что не удовлетворяет отдел складского хозяйства.

использовании современных средств механизации при разгрузке транспортного средства, минимизации времени подготовки к проведению разгрузочных работ, минимальном количестве перевалок и т.п. Таким образом, отсутствие гармонизации учетно-договорных единиц, которое и лежит в основе данной конфликтной ситуации, приводит к существенному увеличению издержек обращения.

Факторы, оказывающие на вероятность возникновения конфликтных ситуаций между складом и другими функциональными службами:

• •    Особенности организационной структуры управления;

• •    Степень информированности сотрудников о смежных областях деятельности;

• •    Набор показателей эффективности деятельности структурных подразделений компании и связанная с ним система мотивации;

• •    Уровень развития корпоративной культуры;

• •    Степень зависимости подразделений друг от друга;

• •    Уровень сложности решаемых задач;

• •    Степень динамичности внешней среды;

• •    Четкость и особенности распределения функций, полномочий, ответственности и ресурсов;

• •    Уровень информационной поддержки бизнес-процессов;

• •    Уровень взаимного доверия подразделений.

Предотвратить, либо устранить указанные конфликтные ситуации можно путем осуществления межфункциональной логистической координации.

Межфункциональная логистическая координация - это согласование деятельности функциональных подразделений организации, участвующих в продвижении материальных потоков для достижения общеорганизационных целей [1].

Одним из основных механизмом координации является согласованное планирование. Служба логистики должна планировать складские ресурсы (требуемую емкость единовременного хранения, подъемно-транспортное и технологическое оборудование, персонал) в целях обслуживания «входящих» и «исходящих» грузопотоков (в соответствие с утвержденными планами закупок и продаж). Любые возможные изменения ресурсов склада ограничены бюджетом (определено финансовой службой) и временем, необходимым для их осуществления. Все это должно учитываться другими функциональными подразделениями при составлении своих планов.

Большую роль в организации межфункциональной координации играет стандартизация бизнес-процессов взаимодействия, благодаря которой происходит четкое и однозначно трактуемое сторонами распределение полномочий, ответственности и ресурсов между структурными подразделениями организации. При внедрении единой интегрированной информационной системы с общей базой данных, поддерживающей утвержденные разработанные бизнес-процессы, можно осуществлять межфункциональное взаимодействие в режиме реального времени. Стандартизация бизнес-процессов снижает уровень неопределенности и повышает надежность связей между звеньями логистической системы.

Для усиления координации деятельности взаимозависимых служб можно использовать такие дополнительные средства, как межфункциональные рабочие группы и постоянно действующие комитеты, либо назначение менеджеров-координаторов, которые призваны решать нестандартные задачи и текущие проблемы, возникающие в ходе взаимодействия.

Рис. Влияние межфункциональной логистической координации на деятельность склада

Таким образом, за счет внедрения межфункциональной логистической координации можно добиться:

• •    Сокращения операционных издержек на грузопереработку (вследствие, например, снижения числа перевалок и устранения авральных ситуаций);

• •    Уменьшения объема средств, «замороженных» в складских запасах, повышения оборачиваемости последних, что ведет к увеличению прибыли компании (снижение неопределенности в местах «стыковки» смежных служб непосредственно сказывается на сокращении уровня страховых запасов на складе);

• •    Увеличения производительности труда складского персонала (за счет рациональной организации технологического процесса, а также усиления «корпоративного духа» при слаженных действиях, направленных на достижение общеорганизационных целей);

• •    Более рационального использования складских ресурсов (благодаря возможности их заблаговременного планирования и распределения, а также равномерной нагрузке на склад);

• •    Сокращения длительности цикла выполнения заказа клиента (вследствие четкого согласования «входов» и «выходов» взаимодействующих подразделений);

• •    Повышения уровня качества логистического сервиса, создания конкурентоспособной ценности для клиента, что с большой вероятностью положительно отразится на объеме продаж компании [1].