Современное направление развития инвентаризации в бюджетных учреждениях

В настоящее время существует значительное количество бюджетных организаций, многие из которых управляются и действуют неэффективно.

Отсутствие должного внимания к управлению организацией, ее ресурсами и деятельностью достаточно быстро может привести к состоянию финансового кризиса, если средства, которые могли бы быть потрачены на удовлетворение общественных потребностей, расходуются впустую. Без грамотного управления и контроля бюджетные организации зачастую превращаются из общественных институтов в инструменты выкачивания денег из государства, обогащения отдельных лиц за счет общества.

Главным источником информации о состоянии организации является бухгалтерский учет, однако по разным причинам реальное состояние и данные бухгалтерского учета могут различаться.

Инвентаризация является механизмом, который позволяет убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.

Инвентаризация позволяет точно отслеживать физические запасы, которые есть, были проданы или которых нет. Сравнивая физический запас с отчетом, можно найти расхождения. Расчет потерь дает представления о том, что прошло по балансу, как было потрачено, впустую или отдано бесплатно.

Инвентаризация также позволяет увидеть, значительное несоответствие между тем, что вы должны иметь и то, что вы на самом деле имеете. При инвентаризации можно решить ряд проблем, связанных с кражами.

Основные цели, которые преследует инвентаризация:

• -    выявление фактического наличия имущества в организации;

• -    сопоставление данных, полученных в ходе проведения инвентаризации, о фактическом наличии имущества с данными бухгалтерского учета;

• -    проверка правильности и полноты отражения в бухгалтерском учете организации операций с имуществом и финансовыми обязательствами.

Таким образом, вопросы организации и проведения инвентаризации являются актуальными не только с точки зрения научноисследовательской задачи, но и важнейшей практической проблемой для управления и повышения эффективности бюджетных организаций.

Выделяются несколько основных ошибок, возникающих в ходе инвентаризации в бюджетной организации:

• 1.    Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены нарушили порядок проведения инвентаризации, отнеслись к своим обязанностям небрежно либо не обладают должной квалификацией

• 2.    Инвентаризационная комиссия или отдельные ее члены вступили в сговор с материально ответственными лицами

• 3. Количество имущества заранее временно увеличено за счет

• 4. Количество имущества заранее временно уменьшено за счет

• 5.    В учетной политике многих организаций предусмотрено, что инвентаризацию основных средств необходимо проводить раз в три года, однако многие компании игнорируют это и не проводят ее в установленный срок;

• 6.    В процессе инвентаризации материально-производственных ценностей комиссией в присутствии материально ответственных лиц путем пересчета, измерения или взвешивания должно быть проверено их фактическое наличие данных ценностей;

• 7.    Ошибки в документальном оформлении инвентаризации

стороннего имущества

вывоза имущества

Таким образом, инвентаризация имущества и обязательств выступает в качестве способа обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Ее неполное, неправильное проведение и оформление может привести к тому, что соответствующие недостатки не будут отражены в аудиторском заключении, что в свою очередь может значительно повлиять на решение заинтересованных пользователей, получивших данное заключение о финансовом состоянии организации. Кроме того, в полном и достоверном отчете инвентаризации заинтересован сам руководитель организации. Ведь если на фирме происходит хищение имущества, и это умело скрывается, фирма терпит убытки, что в итоге может привести ее к банкротству.

Вследствие всего выше сказанного, во избежание фальсификации отчетов о проведении инвентаризации, хищений имущества организации и прочих проблем, которые возникают вследствие инвентаризации предлагается, во-первых создание программы-плана проведения инвентаризации, во-вторых рассмотрение оптимизации процесса инвентаризации за счет выбора одной из форм организации инвентаризации, в третьих определить преимущества и недостатки каждой из форм и в конце предложить наиболее эффективную форму инвентаризации. План-программа мероприятий по предварительной подготовке проведения инвентаризации должен включать в себя следующие шаги, представленные на рисунке 1.

Разместить запасы с целью упрощения принадлежащих другим

Отделить или правильно определить неходовые, устаревшие или поврежденные ценности

Правильно идентифицировать и

Идентифицировать и составить список запасов.

список товаров, находящихся

Исправить ошиоки. выявленные в результате подсчетов

Рисунок 1. Программа проведения инвентаризации в бюджетном

Правильно отделить документы по приемке и отгрузке ценностей, а также их движению между подразделениями учреждении

Кроме инструкции по контролю и документированию ценностей эта программа может включать инструкцию, адресованную бухгалтерии, по подсчету количества, определению цены, подсчету общей суммы проверяемых ценностей.

В связи с трудоемкостью процесса проведения инвентаризации остро стоит вопрос оптимизации этого процесса. Возможны несколько вариантов решения, для начала организации следует определиться с тем, кто будет проводить инвентаризацию. Для этого остановимся на характеристике организационных форм проведения инвентаризации. Так, проведение инвентаризации могут осуществлять: независимый (сторонний) аудитор по договору вместе с инвентаризационной комиссией или отдельно созданная руководителем инвентаризационная комиссия или стороння организация, специализирующаяся на проведении инвентаризации.

На рисунке 2 изображены организационные формы инвентаризации.

Организационные формы инвентаризации

Независимый аудитор вместе с инвентаризационной комиссией

Стороння организация.

специализирующаяся на проведении инвентаризации

Инвентаризационная комиссия, утвержденная руководителем

Рисунок 2. Организационные формы инвентаризации

Таким образом, на сегодняшний день существует три формы проведения инвентаризации в организации. Каждая организационная форма имеет свои преимущества и недостатки.

В таблице 1, рассмотрены наиболее встречающиеся преимущества и недостатки организационных форм проведения инвентаризации.

Таблица 1. Сравнительная характеристика форм инвентаризации

Формы инвентаризации	Преимущества	Недостатки
Инвентаризационная комиссия, утвержденная руководителем	-    Не требует дополнительных временных и финансовых затрат; -    Оперативность выполнения задания;	-    Искажения результатов инвентаризации; -    Зависимость от руководства.
Независимый аудитор вместе с инвентаризационной комиссией	-    Достоверность информации; -    Ответственность за качество со стороны аудитора; -    Достоверное выражение мнения об информации; -    Высокая квалификация специалиста	-    Периодичность проведения; -    Высокая договорная стоимость.
Стороння организация, специализирующаяся на проведении инвентаризации	-    Независимость; -    Достоверное выражение мнения об информации; -    Ответственность за качество	-    Периодичность проведения; -    Высокая договорная стоимость.

инвентаризации; -    Высокая квалификация специалистов. -    Оперативность выполнения задания.

Из приведенной таблицы 1 видно, что эффективность работы аудитора в паре с инвентаризационной комиссией имеет преимущества по сравнению с инвентаризационной комиссией, утвержденной руководством.

Результаты работы сторонней организации по сравнению с аудитором, будет более эффективным, поскольку специалисты, состоящие в организации более оперативно способны провести инвентаризацию.

Таким образом, наибольший эффект дает использование сторонней организации, так как это дает независимость, достоверное выражение об информации, оперативность выполнения и ответственность за качество инвентаризации.