Современные подходы к проведению кадрового аудита в образовательной организации

Любая образовательная организация, независимо от типа и вида, сталкивается с проблемами в области управления персоналом. Для реальной оценки потенциала коллектива, возможности достижения им тех или иных результатов требуется проведение независимой оценки действующей системы управления персоналом и ведения кадрового делопроизводства. С этой целью проводят кадровый аудит, осуществляемый для выявления причин возникновения проблем в функционировании системы управления персоналом и выработкой последующих рекомендаций.

В теории и практике управления персоналом эксперты выделяют следующие виды аудита:

• 1.    По периодичности исследования:

• -    текущий - проводится по заранее установленному регламенту за определенный период времени;

• -    оперативный - проводится по оперативному распоряжению руководства;

• -    регулярный - проводится через определенные промежутки времени;

• -    панельный - проводится с определенной периодичностью, с неизменными методикой и инструментарием на тех же группах людей и тех же объектах.

• 2.    По полноте охвата изучаемых объектов:

• -    полный - охватывает все объекты;

• -    локальный - охватывает отдельно выделенную группу объектов;

• -    тематический - включает все объекты или по одной тематике.

• 3.    По методике анализа:

• -    комплексный - используется весь арсенал методов;

• -    выборочный - анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке [2].

Процесс кадрового аудита можно представить в виде определенной последовательности этапов.

Этап 1. Определение объема аудита.

При выборочном аудите проверяется часть документов, при общем - все.

К выборочному кадровому аудиту целесообразно прибегать в случае, если:

• -    кадровый аудит проводится регулярно (например, раз в год), и проверке подлежит лишь документация текущего (прошедшего) года;

• -    у образовательной организации возникла проблема, связанная с принятием кадрового решения, например, с увольнением работника, и проверке подвергается документация, которая касается только данного работника;

• -    кадровая документация приводится в соответствие с изменившимся законодательством, и проверке подлежат только те документы, в которые необходимо внести изменения.

Общий кадровый аудит, как правило, проводится при смене руководителя образовательной организации или руководителя кадровой службы, а также перед проверкой организации контролирующими органами.

Этап 2. Определение вида аудита.

Руководитель образовательной организации выбирает вид аудита: внешний или внутренний. Принимая решение, он должен исходить из цели аудита, кадровых и финансовых возможностей организации.

Этап 3. Выбор аудиторов.

При проведении внешнего аудита выбирается сторонняя организация и создается рабочая группа, которая должна оказывать помощь аудиторам.

Для формализации требований к знаниям и умениям внутренних аудиторов в образовательном учреждении можно ввести балльную систему оценки знаний и умений аудиторов (таблица 1), составленных, в том числе, с применением требований профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» [3].

Таблица 1 - Требования и критерии оценки аудиторов образовательного учреждения

Требования	Критерии оценки	Баллы
Образование	Высшее образование - специалитет, магистратура	3
	Высшее образование - бакалавриат	2
	Среднее профессиональное	1

Опыт работы в области управления персоналом	Более 5 лет на руководящих должностях	3
	Более 5 лет	2
	-	1
Доп. профессиональное образование по кадровому менеджменту	Есть	3
	Нет	0
Доп. профессиональное образование по проведению кадровых аудитов	Есть	5
	Нет	0
Опыт проведения кадровых аудитов	Более 3 лет	5
	От 1 до 3 лет	3
	Нет	0

Кроме того, необходимо проанализировать наличие внутренних претензий к аудиторам, качество подготовки их документации по внутреннему аудиту.

Этап 4. Подготовка плана аудита и необходимого инструментария для его проведения (контрольных карт и т.д.).

По международным стандартам кадровый аудит проводится при наличии такой документации у аудиторов, как программа кадрового аудита, план кадрового аудита, контрольные листки, протоколы несоответствий, заключение (отчет) по кадровому аудиту, отчет главного аудитора по программе кадрового аудита, лист рассылки отчета по кадровому аудиту.

В ходе проведения аудита могут разрабатываться различные контрольные листки в зависимости от специфики и детализации объекта кадрового аудита (например, общий кадровый аудит или только аудит системы мотивации и т.д.).[4]

Этап 5. Подготовка документации для проверки.

Составляется список требуемых документов, затем они подготавливаются для проверяющих. У образовательной организации список документов может быть весьма внушительным.

Этап 6. Проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит проводится чаще всего выборочным методом, что обусловлено более эффективным использованием времени. Ограничения выборочного метода – не все документы (процессы) проверяются.

Аудиторы применяют следующие методы:

• -    анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. - анкетирование руководящих кадров. При этом определяется, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, выявляются недочёты в подходе каждого руководителя подразделения;

• -    интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом;

• - проектирование, групповые дискуссии. Необходимы для того, чтобы у руководящего состава улучшилось понимание как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством;

Этап 6. Составление заключения (отчета по аудиту).

На основе полученных аудитором свидетельств формируются выводы (наблюдения) о соответствии или несоответствии критериям аудита. Далее данные наблюдения обобщаются и соотносятся с подразделениями, процессами, прошедшими аудит, что является основой для улучшения управления.

После получения отчета о результатах кадрового аудита составляется план работы по устранению выявленных нарушений и недостатков с указанием сроков их исправления и ответственных за это должностных лиц.