Современные средства автоматизации документационного обеспечения управления персоналом

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего, это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д.

Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98 – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее – ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N63-ФЗ «Об электронной подписи».

Статьей 5 Закона N63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:

• 1.    Простая электронная подпись (далее – ПЭП) – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию. Чтобы электронный документ считался подписанным ПЭП, необходимо наличие одного из условий:

• •    простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

• •    ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой

  
  
  

осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Электронный документ, подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом данные акты и (или) соглашения должны предусматривать:

• •    правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

• •    обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

• 2.    Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – УНЭП) – это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Она создается с использованием средств электронной подписи. Для оформления УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр за выдачей ключа. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Также существует ключ проверки ЭП, который представляет собой последователь-

• ность символов и предназначен для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП, который также выдается удостоверяющим центром в виде электронного документа или на бумажном носителе.

• 3.    Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) – это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный УНЭП, как и подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При использовании УНЭП сертификат ключа может и не создаваться, если соответствие ЭП данным признакам может быть обеспечено без такого сертификата (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

• •    ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

• •    для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным по Закону N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром, его доверенным лицом или уполномоченным федеральным органом испол-ни-тельной власти.

Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По сравнению с ПЭП и УНЭП она имеет самую высокую степень защиты и может использоваться для представления документов в любые органы. Исключение со-

Рисунок 1. Главное окно модуля «Документы»

ставляют лишь случаи, когда законами или иными нормативными актами предусмотрена необходимость представления документа только на бумажном носителе.

Для организации документооборота в сфере управления персоналом предназначено большое количество разнообразных программных средств. Проведем исследование особенностей некоторых из них.

Наиболее востребованная в России система электронного документооборота «ДЕЛО» – надежное и безотказное решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, эффективно решает следующие задачи:

• •    регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• •    быстрый перевод документов в электронный вид (сканирование);

• •    надежное хранение и быстрый поиск;

• •    контроль исполнения поручений;

• •    совместная работа и подготовка проектов документов;

• •    построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы;

• •    организация ссылок между документами, проектами и поручениями;

• •    единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов (общие файлы; документы, поручения, обсуждения);

• •    электронное взаимодействие с организациями и органами власти;

• •    интеграция со сторонними бизнес-решениями и системами;

• •    юридически значимый документооборот;

• •    соответствие законодательным, нормативно-методическим требованиям;

• •    автоматизация государственных услуг и обращений граждан.

Преимущества системы: интуитивный и понятный интерфейс; разработка и внедрение силами высококвалифицированных специалистов; поддержка смешанного документооборота (бумажный + электронный); быстродействие и низкие требования к ресурсам; неограниченная масштабируемость; полный цикл работы с документами, включая подготовку и передачу документов на архивное хранение; интеграция с федеральными информационными системами (МЭДО, ЕПГУ, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»).

Главное окно модуля «Документы» представлено на рис. 1.

СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-про-цессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача – автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации.

Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; формирование и просмотр описи документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами;

=ТЕЗИС Задачи Документы Канцелярия Архив Справочники Помощь

ПАПКИ ПРИЛОЖЕНИЯ<

• - Задачи

Новые3

Возврат от исполнителя Назначенные2

В работе2

Для контроля Наблюдаемые v Документы Новые

Согласование3

Доработка

Утверждение1

Ознакомление1

• * Канцелярия

Потоковая обработка входя 1 Регистрация

Резолюция1

Обработка резолюции3

ПАПКИ ПОИСКА ► Все мои задачи v Все мои документы

Согласованные мной Утвержденные мной

Задачи х

Введите слово для поиска...                  Поиск Расширенный режим

® День О неделя

Название                                              Инициатор

Подготовить документы для приобретен...              Климов Д. В. [Klimov] (...

Исполнить документ                                 Смирнов Е. A. [Smirnov]...

Задача на основании                                  Administrator [admin]

Еженедельный отчет                                Смирнов Е. A. [Smirnov]...

Информация о просроченных задачах (с... Составление сметы                                     Иванов И. В. [Ivanov] (...

Подготовка к испытаниям                                Иванов И. В. [Ivanov] (...

Наведение порядка в документах                      Иванов И. В. [Ivanov] (...

Организация совещания                              Иванов и. В. [Ivanov] (...

Закупка                                                 Иванов И. В. [Ivanov] (...

Handle complaint #00078                               Administrator [admin]

RE: Диаграмма для канцелярии для обе... 1                                                         Administrator (admin)

Резолюция: Поручить Потапову О.М. со...              Смирнов Е. A. [Smirnov]...

Оформить предложения по созданию ЮЗЭ...           Смирнов Е. A. [Smirnov]...

Оформить сформированные требования             Смирнов Е. A [Smirnov]...

Задача на основании совещания                       Administrator [admin]

Рисунок 2. Окно программы СЭД ТЕЗИС

Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

«ДЕЛО» – надежная и удобная система – 21 год успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей. Решает задачи по автоматизации работы с документами в организациях любых масштабов и отраслей.

СЭД ТЕЗИС – это современная, надежная и удобная система электронного документооборота. Система представляет собой комплексное программное решение, которое подходит для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессами в средних и крупных коммерческих компаниях, на промышленных предприятиях, в государственных и научно-образовательных учреждениях.

Система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет решать различные задачи по автоматизации управления бизнесом, включая работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного документооборота и, в то же время, позволяет реализовывать в электронном виде уникальные бизнес-процессы каждой организации.

Сочетание инновационных технологий разработки программного обеспечения, признанных на мировом рынке, и лучших возможностей отечественного рынка СЭД, делает решение для управления электронными документами и задачами СЭД ТЕЗИС системой электронного документооборота нового поколения. Расширенная функциональность системы предоставляет эффективные инструменты для повышения производительности работы организации, прозрачности операций, сокращения расходов и оптимизации рабочего времени сотрудников.

СЭД ТЕЗИС учитывает классические особенности бумажного докумен-тооборота и, в то же время, позволяет реализовать в электронном виде уникальные бизнес-про-цессы компаний. Окно программы представлено на рис. 2

Система ТЕЗИС обладает преимуществами, подтвержденными реализованными проектами в различных отраслях, лишена основных недостатков отечественных систем электронного документооборота. Система быстро внедряется, быстро вводится в промышленную эксплуатацию, проста в администрировании, расширении и масштабировании. Работа в системе ТЕЗИС не требует специальных знаний и навыков, а интерфейс интуитивно понятен даже начинающему пользователю.

Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «Кадры». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство: ведение штатного расписания; ведение личных карточек; оформление командировок; оформление отпуска; табельный учет рабочего времени; формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Система «Кадры», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.

«Кадры» отличается следующими преимуществами: реализована на базе новейших технологий; гибко настраивается; система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

Система «Кадры» предназначена для автоматизации следующих функций:

• 1.    Ведение штатного расписания, а именно: формирование организационной структуры предприятия; задание штатных единиц; просмотр и редактирование штатного расписания; удаление штатных единиц.

• 2.    Ведение личных карточек работников, а именно: заведение новой карточки; поиск и просмотр личных карточек работников; редактирование записей в личных карточках работников; удаление личных карточек работ-ников.

• 3.    Ведение картотеки командировок, а именно: создание новой карточки; поиск и просмотр карточек командировок; редактирование записей в карточках командировок; удаление карточек командировок.

• 4.    Ведение приказов по личному составу: создание приказов; поиск приказов; редактирование неисполненных приказов; удаление приказов; исполнение приказов.

• 5.    Поиск личных карточек работников по различным признакам.

• 6.    Ведение табеля учета использования рабочего времени, именно: предварительная настройка табеля с учетом длительности рабочих дней недели; ввод данных в табель; вывод табеля на печать.

• 7.    Формирование отчетов и справок.

Таким образом, для осуществления электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.