Современные технологии управления запасами предприятия

Материально-производственные запасы (МПЗ) представляют материальную основу производственных фондов предприятия. В целях управления материальнопроизводственные запасы отражаются в бухгалтерском учете, который возможно грамотно организовать на базе регулятивных нормативных документов для подготовки бухгалтерской финансовой отчетности. Формируются данные в учете в процессе принятия документов и отражения фактов хозяйственной деятельности предприятия путем составления проводок методом двойной записи. С целью отражения финансовой информации в учете дается описание видов и методики оценки. Для уточнения данных каждая организация определяет методику и способы инвентаризации с целью достоверного отражения имущества в виде материально-производственных запасов в отчетности организации.

Данные, полученные в управленческой и финансовой отчетности, и дают возможность организовать управление материальными запасами - это значимая отрасль всей системы управленческого учета и контроля производственно-хозяйственной деятельности предприятия на основе качественного прогнозирования и планирования управленческой и хозяйственной деятельности.

Обеспечить контроль данных, представленных в отчетности, поможет система внутреннего контроля (СВК), организуемая на предприятии: контроля как такового - за сохранностью материальных ресурсов в местах их хранения и на всех этапах их движения; контроль же за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг, организуется непосредственно в учете: текущий контроль - одна из основных задач бухгалтерского учета материально-производственных запасов.

Материально-производственные запасы составляют значительную часть имущества организации - на промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований. Информация о движении в учетных данных производственных запасов составляет более 30 % всей информации по управлению производством, поэтому контроль состояния учета, полноты и своевременности оприходования, правильности хранения и использования производственных запасов в современных условиях имеет большое значение [1].

Основными задачами контроля операций с производственными запасами являются: установление законности проведенных операций с запасами; проверка организации складского хозяйства, состояния сохранности запасов; проверка правильности и эффективности использования материальных ресурсов; проверка соблюдения правил отпуска запасов; оценка системы внутреннего контроля за использованием запасов в производстве; оценка полноты и правильности отражения хозяйственных операций с МПЗ в бухгалтерском учете и отчетности [2, с. 167].

Одним из значимых в настоящее время, а также перспективных и эффективных видов экономического контроля в условиях рынка является независимый контроль - аудит, который может быть рассмотрен в системе внутреннего контроля организации. Затраты на материалы имеют значительную долю в общем объеме затрат, и аудиторская проверка учета материально-производственных запасов является значимым звеном в системе контроля за деятельностью каждого промышленного предприятия. Она позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в учете, а в дальнейшем и в процессе разработки и принятии управленческого решения.

Целью аудита материально-производственных запасов является формирование мнения о достоверности и полноте отражения в финансовой отчетности информации об МПЗ [3]. Основные задачи аудита материально-производственных запасов следующие:

• -    проверка полноты и своевременности оприходования;

• -    проверка организации складского хозяйства и обеспечения сохранности запасов;

• -    проверка качества инвентаризаций;

• -    проверка порядка формирования стоимости МПЗ и соответствия учетной политике;

• -    подтверждение целесообразности и законности операций по отпуску и списанию МПЗ.

Информационной базой для проверки материально-производственных запасов являются нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей.

Первичные документы, которыми оформляются операции с материальнопроизводственными запасами, зависят от видов и групп материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов должны содержать все необходимые реквизиты [4].

К организационно-правовым документам и другим материалам относятся: протоколы заседаний Совета директоров, решений учредителей и других комиссий; отчеты аудиторов за прошлые годы; договоры на поставку сырья, материалов, товаров; договоры о материальной ответственности.

Достаточно информативными могут оказаться беседы аудитора с персоналом клиента обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.

Проведение аудита начинается с юридического оформления. При проведении внешнего аудита взаимоотношения между аудиторской фирмой и аудируемым лицом оформляются договором на основании письма-предложения, внутренний же аудит проводится на основании приказа руководителя.

Планирование, будучи начальным этапом проведения аудита в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Планирование аудита», предусматривает подготовку общего плана и программы аудита [5]. В общем плане указывают виды работ и сроки проведения аудита, в программе - виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, период их проведения, исполнителей, рабочие документы. При подготовке общего плана и программы аудита аудиторской организации следует установить приемлемый для нее уровень существенности и аудиторский риск, позволяю- щие считать бухгалтерскую отчетность достоверной. С учетом установленного риска и уровня существенности планируются необходимые аудиторские процедуры и определяется объем выборки. Если это целесообразно, то аудитор может согласовать с руководителем проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана. При этом аудиторская фирма независима в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с общим планом.

Аудиторскую проверку операций с материально-производственными запасами целесообразно проводить в определенной последовательности.

Прежде всего, необходимо проверить положения учетной политики по учету материально-производственных запасов, которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то: как учитываются материальные ценности - по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам; какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства; какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складах [6, с. 388].

Уточнив выполнение положений учетной политики, аудитор может приступить к проверке соответствующих комплексов задач по учету материально-производственных запасов. К таким комплексам относятся: учет поступления материальных ценностей; аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия; учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей; сводный учет материальных ценностей; анализ использования материальных ресурсов.

Для выполнения проверки комплексов задач по учету материальнопроизводственных запасов применяют различные методы получения аудиторских доказательств.

Так, для подтверждения фактического наличия материально-производственных запасов можно провести инвентаризацию [7]. Наблюдая за проведением инвентаризации, аудитор должен убедиться в том, что в организации установлены: порядок и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества МПЗ; материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение, вносятся в отдельные инвентаризационные описи. При инвентаризации аудитор может выбрать для проверки отдельные статьи МПЗ, самостоятельно провести контрольный подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях [8].

Далее, необходимо сверить данные проведенных подсчетов с данными, отраженными в бухгалтерском учете и отчетности организации. Для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования МПЗ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов [9]. Операции, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности, проверяются в ходе прослеживания. Особое внимание здесь следует уделить соответствию корреспонденции счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического и синтетического учета. При сопоставлении наличия материально-производственных запасов в различные периоды, данных отчета о движении МПЗ с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналитические процедуры [10, с. 389].

Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера, ведомости и Главной книги и показателей отчетности.

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета (письменной информации руководству экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

Для того чтобы аудиторская проверка материально-производственных запасов была наиболее эффективна, а аудиторские процедуры максимально точными, аудитору необходимо исследовать наиболее часто встречающиеся нарушения и типичные ошибки и охарактеризовать их.

К наиболее характерным ошибкам по учету материально-производственных запасов можно отнести:

• –    нарушение обязательности инвентаризации при смене материальноответственного лица; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; при реорганизации или ликвидации организации [11];

• –    не заключены договоры о материальной ответственности с кладовщиками (материально-ответственными лицами);

• –    нерегулярно проводится сверка данных по движению материальных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия;

• –    на складах хранится большое количество неиспользуемых материальных ценностей;

• –    при списании в производство материально-производственных запасов способ определения фактической себестоимости отличается от установленного в учетной политике;

• –    неверно ведется учет НДС по поступившим материально-производственным запасам [12, с. 381].

Таким образом, одним из самых перспективных и значительных направлений контроля за деятельностью субъектов хозяйствования является независимый контроль, осуществляемый либо внешними, либо внутренними аудиторами при условии организованной соответствующим образом СВК.

Проверка сохранности материально-производственных запасов является одной из важнейших аудиторских процедур. Ведь любая существенная ошибка в бухгалтерском учете материально-производственных запасов приводит к искаженному отражению в бухгалтерской отчетности оборотных средств, себестоимости продаж, валовой и чистой прибыли.

С возникновением структурных диспропорций, нарушений во взаимоотношениях различных подразделений и производств резко снижается эффективность управления материальными запасами предприятия, ограничиваются возможности формирования их в необходимом объеме и ассортименте. В сложившихся условиях особую роль должна сыграть разработка эффективных мер по управлению оборотными средствами предприятий, особенно в части запасов и затрат, необходимых предприятию для обеспечения непрерывности производственных процессов и его содержания [13, с. 246].

В основе политики управления материальными запасами должно лежать определение их минимального объема и структуры, достаточных для обеспечения бесперебойной и эффективной производственной деятельности.

Изучение и разработка направлений совершенствования экономических методов управления структурой и объемом оборотных средств, обеспечивающих эффективное функционирование предприятия, выработка стратегии и тактики безубыточного управления запасами в сложившихся экономических условиях – приоритетные направления эффективного использования качественной учетной управленческой информации на этапе заготовления, сбережения и рационального использования материальных ресурсов.

Рациональное и эффективное управление запасами предполагает прежде всего определение их достаточной величины, а также обеспечение минимальных издержек в процессе заготовления и сбережения материальных ресурсов. Здесь особое значение имеют как длительность и устойчивость складывающихся экономических связей с поставщиками и подрядчиками, использование капитала которых позволяет снизить потребность в источниках обеспечения предприятия оборотными средствами, так и наиболее полное и рациональное использование всей совокупности собственных средств [14].

Таким образом, в решении проблемы рационального использования материальных ресурсов значительную роль играет создание эффективной системы управления материальными запасами, важным составным элементом которой является учетная информация, получаемая в системе бухгалтерского учета.

Чтобы динамично развиваться, предприятия должны производить конкурентоспособные товары. При этом нужно учитывать, что для потребителя привлекательны не про- сто качественные вещи. Зачастую при покупке того или иного товара решающую роль играет цена. Поэтому первостепенная задача любого производителя - минимизировать себестоимость продукции. Вряд ли кто-то будет спорить с тем, что сегодня для достижения конкурентоспособности предприятию необходимо непрерывно улучшать продукцию, организацию, технологии производства и методы управления. Такое усовершенствование должно применяться на всех стадиях жизненного цикла выпускаемой продукции, начиная от процесса проектирования изделия и определения его потребительских качеств и заканчивая процессами производства, управления себестоимостью продукции и системой сбыта. Применение инноваций в производстве продукции и организации бизнеса позволяет уменьшить отходы производства, время простоев, упростить технологии производства, повысить качество изделия и улучшить обслуживание клиентов [15].

Эффективная реализация выше обозначенной концепции бизнеса возможна только если у руководства компании есть точная информация о затратах, которая позволит принять обоснованные решения как на оперативном, так и на стратегическом уровне. Поэтому системы учета затрат и управления себестоимостью, применяемые на предприятии, должны обеспечить достижение следующих целей:

• -    точное измерение стоимости ресурсов, использованных организацией в процессе производства;

• -    определение эффективности всех операций, производимых на предприятии;

• -    анализ и проведение мероприятий, способствующих улучшению работы организации.

Прекрасно себя зарекомендовали классические системы учета и управления затратами директ-костинг и стандарт-костинг. Однако они ориентированы на оперативный уровень управления бизнесом, в то время как фундамент конкурентоспособности закладывается на уровне стратегическом. Поэтому в последние годы в среде западных (а сейчас и отечественных) менеджеров предлагается пересмотреть устоявшиеся подходы, слабо соответствующие требованиям жесткой конкурентной среды. Дополнить традиционные инструменты управления затратами должны прогрессивные методы целевого стратегического управления затратами, одним из которых и является система «Кайдзен».

Автором этой концепции менеджмента является Масааки Имаи. Он считает, что кайдзен - это настоящая философия, которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни. Таким образом, «Кайдзен» - это постоянное совершенствование, улучшение [16].

Применительно к процессу управления и культуре организации, эта система традиционно означает процесс непрерывного и постепенного совершенствования, который становится возможным благодаря активному участию всех сотрудников компании в том, что она делает, и в том, как она это делает [17]. Кайдзен подразумевает достижение таких конкретных целей, как устранение потерь времени, денег, материалов, усилий, повышение качества товаров, услуг, взаимоотношений, личного поведения, развития сотрудников, снижение издержек на разработку, производство, содержание запасов и распространение и в конечном счете повышение степени удовлетворенности потребителей.

Применение философии «Кайдзен» на предприятии основывается на вовлечении всех сотрудников организации, независимо от должности, в постоянный поиск идей для совершенствования собственной рабочей среды. Основным принципом Кайдзен является внедрение даже малых усовершенствований во всех областях деятельности и на каждом рабочем месте. Эта философия устраняет организационные барьеры, позволяя обычным работникам влиять на способ выполнения их работы [18].

Система управления затратами по методике кайзен-костинг способствует организованному и целенаправленному осуществлению политики снижения себестоимости и затрат на стадии производства, рациональному инвестированию денежных средств, координированию действий множества людей, вовлеченных в производственный процесс, и достижению поставленных целей путем совместных усилий.

Самой известной разновидностью «Кайдзен», завоевавшей весь мир, стала система поставок «Точно в срок».

В современных условиях деятельность отечественных производителей должна быть ориентирована на выпуск высококачественной и конкурентоспособной продукции при максимальном снижении затрат на ее производство. Поэтому особую значимость приобретает использование передовых форм и методов организации труда и управления производством, применяемых в экономически развитых странах. В связи с этим особый интерес представляет метод управления производством по системе «точно в срок».

Концепция управления производством «точно в срок» была разработана в Японии в 1970-х годах и впервые внедрена на предприятиях компании «Тойота». Впоследствии данная концепция управления стала весьма популярной во многих промышленно развитых странах, однако в России в силу ряда причин она не получила широкого распространения [19]. Тем не менее, учитывая необходимость адаптации отечественной системы учета к рыночным условиям и сближения с мировыми стандартами, изучение передовой зарубежной практики представляется исключительно важным.

Широко распространено мнение, что система «Точно в срок» – это просто соответствующее планирование производства, результатом которого является минимальный уровень незавершенного производства и материальных запасов. Но, в сущности, «Точно в срок» представляет собой определенную философию, которая охватывает каждый аспект производственного процесса – от разработки до продажи изделия и послепродажного обслуживания [20]. Эта философия стремится к созданию системы, которая хорошо функционирует при минимальном уровне материальных запасов, пространства и делопроизводства. Это должна быть система, которая не поддается сбоям и нарушениям и является гибкой. Конечная цель состоит в том, чтобы получить сбалансированную систему с плавным и быстрым потоком материалов через систему. Суть системы сводится к отказу от производства продукции крупными партиями. Взамен этого создается непрерывно-поточное предметное производство. При этом снабжение производственных цехов осуществляется столь малыми партиями, что по существу превращается в поштучное. При этом упрощается также система производственного учета, так как появляется возможность осуществления учета материалов и затрат на производство на одном объединенном счете. Применение принципов «Точно в срок» упрощает процесс учета производственных затрат и помогает менеджерам регулировать и контролировать расходы. Такое упрощение приводит к лучшему качеству производства, лучшему обслуживанию и лучшей оценке стоимости.

Система «Точно в срок» представляет собой также концепцию управления материально-производственными запасами, согласно которой наличие больших запасов рассматривается как негативное явление [21].

Во-первых, чрезмерные запасы означают расточительное использование капитала, который мог бы быть инвестирован во что-либо более прибыльное. Во-вторых, запасы скрывают неэффективность производственного процесса, любые изменения которого (например, отклонения от нормативов, нарушение производственного графика или сроков поставки) считаются сигналом снижения эффективности [22].

В системе «Точно в срок» производственные запасы сокращаются до минимального уровня при сохранении только того их объема, который необходим для производства до момента следующей поставки. Такой подход предполагает отказ от большей части резервного запаса, а также частое размещение небольших заказов на поставку сырья и материалов. Меньшие МПЗ не требуют прежнего количества складских площадей и оборудования, что ведет к снижению издержек.

Неотъемлемой частью обеспечения своевременных поставок и контроля запасов является метод «Канбан». Под термином «канбан» понимают простую систему перемещения деталей, основанную на карточках и контейнерах для доставки деталей от одного участка производственной линии к другому. Суть этой системы в открытии карточек отбора и производственного заказа. На основании карточки отбора осуществляется получение всех необходимых материалов и деталей, а карточка производственного заказа сопровождает производство продукции на всех стадиях производства [23, с. 158].

Таким образом, изучение и разработка направлений совершенствования экономических методов управления структурой и объемом оборотных средств, обеспечивающих эффективное функционирование предприятия, выработка стратегии и тактики безубыточного управления запасами в сложившихся экономических условиях – приоритетные направления эффективного использования качественной учетной управленческой информации на этапе заготовления, сбережения и рационального использования мате- риальных ресурсов, где ключевое преимущество занимают современные прогрессивные системы – «Кайдзен», «Точно в срок» и «Канбан».

Подводя итог вышесказанному нужно отметить, что запасы представляют собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности деятельности предприятия, воспроизводства для получения максимально возможной прибыли. Состояние и эффективность использования производственных запасов – как самой значительной части оборотного капитала – является одним из основных условий успешной деятельности организации, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

Основной проблемой в системе управления предприятием является неэффективная, а часто вообще отсутствующая система управленческого учета, которая дает запоздалую, искаженную или слишком обобщенную информацию. Следствием этой проблемы является неиспользование современных методов управления материальнопроизводственными запасами.

Таким образом, необходимым условием эффективного и рационального управления материальными ресурсами в современных условиях является создание взаимосвязанных согласованных систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля за производственно-хозяйственной деятельностью на предприятии.

Ссылки:

• 1.    Горбулин В.Д. Учет материалов [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 2.    Мельник М.В., Пантелеев А.С, Звездин А.Л. Ревизия и контроль : учеб. пособие. М., 2009. 520 с.

• 3.    Методические указания по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности : [Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23 апреля 2004 г.: по состоянию на 2 декабря 2009 г.]. [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 4.    Легких О.Л. Готовимся к аудиторской проверке [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 5.    Правила (стандарты) аудиторской деятельности : [утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. № 696: по состоянию на 02 августа 2010 г.]. [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 6.    Сосненко Л.С. Анализ материальнопроизводственных запасов [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 7.    Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств : [Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49: по состоянию на 2 декабря 2009 г.]. [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 8.    Дрокина Н.В. Аудит материальнопроизводственных запасов сервисных центров [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

• 9.    Методические указания по сбору аудиторских доказательств…

• 10.    Сосненко Л.С. Указ. соч.

• 11.    Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств…

• 12.    Сосненко Л.С. Указ. соч.

• 13.    Керимов В. Э. Бухгалтерский управленческий учет. М., 2009. 480 с.

• 14.    Мишин Ю.А. Формирование учетной управленческой информации в системе рационального и эффективного управления запасам и [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».