Современные технологии в компании "Рокада Мед": реинжиниринг работы с контрагентами

Основой любого торгового предприятия является получение прибыли, которая сделала бы возможным успешное развитие и процветание компании. Ведь именно развитие и прогресс компании являются основными показателями успеха любого предприятия. Торговые предприятия получают прибыль от продуктивного взаимодействия с контрагентами. Но в современном мире даже добросовестный на первый взгляд партнер может оказаться мошенником. И в этом случае предприятие несет огромные убытки вместо того чтобы получать выгоду от взаимодействия с ним.

Объектом исследования данной научной статьи является предприятие ООО «Рокада мед». Компания «Рокада Мед» с 1991 – крупнейший в России поставщик стоматологических товаров и оборудования. Помимо поставок стоматологических материалов компания занимается обучением действующих и будущих врачей, а так же оказывает сервисные услуги. За время своей работы «Рокада мед» зарекомендовала себя как надежный поставщик, осуществляющий свою деятельность максимально открыто, не прибегая при этом к мошенническим действиям. Дерево функций предприятия показано на рисунке 1.

Обучение действующих стоматологов и студентов ВУЗов

Заключение новых договоров с производителями

Основные функции О ОО "Рокада мед"

Ремонт, сервисное обслуживание оборудования

Поставка стоматологическое о оборудования

Поставка раоюдных материалов для стоматологий

Рисунок 1 - Дерево функций ООО «Рокада мед»

Компания является одним из лидирующих поставщиков и официальным дистрибьютором как российских, так и зарубежных производителей стоматологических материалов. Предприятие имеет разветвленную организационную структуру, где каждый работник имеет свою зону ответственности. Во главе компании стоит генеральный директор, в его подчинении находятся несколько отделов: отдел продаж, кадровая служба, служба организации логистики, юридический отдел, сервисный отдел, финансово-экономический отдел, склад, ИТ-отдел. В свою очередь во главе каждого отдела стоит руководитель, в подчинении которого находится большое количество сотрудников.

Процесс, который рассматривается в данной научной работе - работа с контрагентами. Это один из основных процессов, приносящих прибыль компании и на данный момент стоящий наиболее остро. Ежедневно в данном торговом предприятии заключаются десятки договоров с новыми партнерами, десятки новых компании появляются в базе ООО «Рокада мед». Именно на основе этих договоров и происходит поставка стоматологических товаров партнерам, и стоит отметить, что в силу специфики отрасли, стоимость некоторого стоматологического оборудования может достигать 5 млн.руб. Но помимо добросовестных стоматологических клиник есть и мошенники. Многие контрагенты уже ликвидированы, многие клиники оформлены на несуществующее лицо или на украденные паспорта. И поставка товаров подобным юридическим лицам влечет за собой колоссальные денежные потери для компании. Сам процесс заключения договоров так же отнимает много времени и сил менеджера.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что выбранная тема является очень актуальной для ООО «Рокада мед», так как процесс взаимодействия с контрагентами в данной компании требует реинжиниринга.

Экономическая сущность исследуемой проблемы

На данный момент процесс работы с новыми клиниками происходит таким образом: менеджер начинает сотрудничество с новой клиникой, которой еще нет в базе компании, но для того чтобы компания «Рокада мед» могла поставлять товары в новую клинику, необходимо заключить договор и завести клинику в базе компании. На практике, под видом директора клиники может оказаться мошенник, который предоставит неверные данные (ИНН, расчётный счет, сведения о регистрации клиники и т.д.). Вслед за этим, этим же мошенником будут подписаны договора, содержащие неверные или несуществующие данные и поставлены печати. То есть юридически, этот договор не имеет силы т.к. заведен на несуществующего партнера, и партнер вправе не выполнять обязательства по оплате полученного товара[1]. Для того чтобы этого не происходило, необходимо проверять новых партнёров на легальность, загружать данные о них на сайте федеральной налоговой службы, контролировать статус стоматологических клиник, но это не всегда возможно т.к. менеджеры работают в режиме многозадачности и большее количество времени проводят на выездах и в командировках.

Помимо этого, процесс создания и заведения договора так же отнимает огромное количество времени и сил: менеджеру необходимо вручную занести все данные о клиенте в шаблон договора, проверить правильность внесенных данных, в этом случае играет роль спешка и человеческий фактор. После этого договор необходимо отнести на подпись руководителю ООО «Рокада мед», это так же может занять большое количество времени ввиду его занятости, выездов и командировок. После этого необходимо подписать договор со стороны контрагента и только потом, когда договор будет подписан и проверен с обеих сторон, менеджер может начинать работу с новым партнером.

Разработка и внедрение модуля, который позволит проверять легальность нового партнера, прямо во время работы в программе «Маркет», в которой менеджеры оформляют заказы и работают с клиентами. Необходимо чтобы данная проверка осуществлялась по нажатию кнопки мыши, и данные о партнере в рабочей базе «Рокада мед» синхронизировались с данными на сайте Федеральной налоговой службы, и в течении нескольких секунд менеджер видел всю информацию о клинике, взятую из проверенного источника.

Кроме этого, необходимо упростить процедуру заключения договоров о сотрудничестве, необходимо разработать и внедрить в программу «Маркет» модуль, который по нажатию клавиши будет формировать договор с факсимиле руководителя и печатью и отправлять его на почту контрагента. Тем самым будет полностью пропущен этап подписания договора со стороны «Рокада мед», что повлечет за собой высвобождение времени у менеджера, руководителя и клиники-партнера.

Процесс занесения нового клиента в базу данных и заключение договора с ним представлен рисунке 2. Данный процесс представлен в виде мнемосхемы, она показывает движение документов между менеджером, руководителем и контрагентом.

Процесс начала работы с новым партнером происходит следующим образом: контрагент предоставляет все данные о своей стоматологической клинике: ИНН, юридический адрес, данные расчётного счета и т.д., после чего они заносятся в базу данных программы «Маркет», где и происходит работа со всеми контрагентами Далее менеджер вручную заносит данные партнера на сайт проверки «Федеральной налоговой службы», где партнер проверяется и выводится результат: существует ли такая стоматологическая клиника, есть ли у нее лицензия, соответствуют ли ИНН и прочие данные. Если стоматологическая клиника действительно существует и юридически верно зарегистрирована, то на следующем этапе необходимо заключить с ней договор. Менеджер вручную заносит данные из карты партнера в шаблон договора, где поочередно заполняет все необходимые поля. После этого необходимо проверить правильность внесенных данных, так как в спешке менеджер может ошибиться и внести неверную информацию. После подготовки договора необходимо отнести его на подпись руководителю и поставить печати. Этот этап так же может занять некоторое количество времени ввиду занятости или отсутствия руководителя на месте, так как специфика работы подразумевает частые выезды и командировки. После того как договор подписан со стороны «Рокада мед», его необходимо подписать со стороны клиники-партнера для того чтобы приступить к работе и осуществлять поставки товаров. Менеджер направляет договор на подписание к руководителю клиники, после чего подписанный с обеих сторон договор должен быть передан в «Рокада мед».

^►    Потоки апектроннмх документ»

Потоки бумажных документов

Рисунок 2 – Мнемосхема процесса «Работа с контрагентами»

Разработанный программный модуль позволит избежать трудностей, возникающих при заведении новых партнеров и заключении договоров, а так же таких проблем как:

• -    большие затраты времени на заведение новых партнеров;

• -    заполнение договоров на бумажных носителях;

• -    большие потери времени при подписании договора в случае занятости руководителя;

• -    возможные ошибки при заполнении шаблона договора вручную.

Подводя итог, можно сделать вывод о необходимости разработки и внедрения программного модуля автоматизации работы с контрагентами. Т.к., устранение всех вышеперечисленных проблем вследствие ввода в действие программного модуля в значительной степени повлияет на работу компании ООО «Рокада мед».