Сравнительный анализ организации контроля на предприятии

В условиях рыночной экономики очень большое значение имеет качество товара, поставляемого на продажу, соблюдение сроков доставки, качественный и своевременный сервис, гарантийное обслуживание товаров и многое другое. На предприятиях для соблюдения предписаний и норм к производству продукции, выполнению услуг широко используется такая функция менеджмента, как контроль. Он обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Он дает возможность оценить качество планирования и соответствие параметров организации требованиям среды. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития. [5] Отлаженная система контроля на предприятии – залог успеха компании на конкурирующем рынке. [2]

На предприятии возможны два полярных подхода к организации системы контроля: традиционный бюрократический и децентрализованный контроль. Хотя в ряде фирм прослеживаются признаки, как бюрократического контроля, так и децентрализованного, тем не менее, менеджмент организации тяготеет в большей степени к одной из них. Выбор подхода к управлению зависит как от корпоративного «духа», корпоративной культуры организации, так и от личного субъективного предпочтения управленцев.

Под традиционным бюрократическим контролем понимают использование правил, предписываемых политикой, иерархия власти, письменная документация, системы премирования и другие официальные механизмы воздействия на поведение сотрудников организации и оценки достигнутых ими результатов. Бюрократическая система управления основана не на личных субъективных оценках качества труда управленцев и его производительности, а на количественных формализованных оценках в соответствии с определенными правилами и процедурами. [1]

Наличие должностных обязанностей и прав, которые предписывают способы и методы выполнения работы и показатели ее оценки для каждого работника (должности), поддерживают стабильность управленческих организационных структур независимо от конкретных сотрудников, позволяют контролировать процессы управления.

Возможность делегирования полномочий при бюрократическом контроле отсутствует, все управленческие решения принимаются на высшем уровне руководства. Организационная структура бюрократического контроля иерархическая, формализованная. Функции по управлению контролем включены в перечень полномочий и ответственность руководителей. Существуют подразделения и должности, специализирующиеся на контроле. [5]

Бюрократический контроль полагается на культурную значимость традиционного контроля сверху вниз и реализуется через административную систему организации, что предполагает установление качественных целей и направленные на их достижение действия сотрудников, регулируемые официальными правилами и положениями. Предполагается, что подчиненные психологически нуждаются в жестком контроле и иерархии, что помогает им более ответственно относиться к своим должностным обязанностям. [4] Назначение системы бюрократического контроля можно сформулировать как «Предоставление руководству информации об отклонениях для принятия последующих решений». [5]

Задачей децентрализованного контроля является побуждение наемного персонала к действиям, обеспечивающим адаптацию организации к сложившимся условиям. Децентрализованный контроль основывается на ценностях (социальные ценности, традиции, общие для сотрудников воззрения, доверие), способствующих формированию приверженности организационным целям, едва ли не противоположных культуре бюрократического контроля. Сотрудники пользуются доверием вышестоящего руководства, а управленческая команда уверена, что члены организации осознанно желают выполнять возложенные на них требования. Предполагается, что для выполнения рабочих заданий достаточно минимальных указаний и стандартов, а сотрудники могут участвовать в установлении нормативных показателей и дизайне системы контроля.

Организационная структура децентрализованного контроля неформальная. Уместно горизонтальное взаимодействие и координация усилий всего персонала по оптимизации контроля.

В условиях децентрализованного контроля новые технологии способствуют наделению сотрудников дополнительной властью, так как предоставляют им доступ к необходимой для принятия решения информации. Так, корпоративные информационные системы позволяют каждому сотруднику получить данные, которые были когда-то доступны очень немногим. Доступ сотрудников к необходимой информации, расширение круга их полномочий устраняет необходимость в традиционном бюрократическом подходе.

Децентрализованный контроль обычно реализуется в сфере корпоративной культуры и самоконтроля.

Если организация обладает сильной корпоративной культурой, ценности которой соответствуют ее целям, такая культура оказывается мощным средством контроля. Организация становится подобна большой семье, когда каждый сотрудник предпринимает только те действия, которые наилучшим образом служат ее благу.

Также децентрализованная система контроля позволяет руководителям использовать такой инструмент управления, как самоконтроль работников. Без должного уровня самоконтроля (например, при бюрократическом контроле), ситуация порой доходит до абсурда, и контроль становится дороже самого процесса получения результата. [2] Управляющий не может находиться с рядовым работником регулярно и контролировать каждое мгновение его рабочего дня качество выполнения его рабочих функций. Поэтому очень важно, чтобы сам работник контролировал свою рабочую деятельность.

Однако стоит заметить, что обе приведенные системы контроля имеют свои достоинства и недостатки. К основным достоинствам традиционного бюрократического контроля относят простоту и минимальные затраты времени на организацию системы контроля, простоту исполнения контроля, более быструю реакцию на раздражающий фактор. К недостаткам данной системы контроля можно отнести дороговизну, так как на предприятии создается специализированный отдел контроля, а также негативное отношение сотрудников к исполнителям контрольной функции и искажение исходящей от них информации.

Достоинствами децентрализованного    контроля являются минимизация затрат на организацию системы контроля, привлечение сотрудников к осуществлению контроля, возможность использования самоконтроля, сохранение хороших отношений с сотрудниками, неискаженный поток информации. Недостатками данной системы являются ее медлительность по отношению к изменениям ситуации, сложность организации системы контроля, длительный срок налаживания системы контроля и развития корпоративной культуры.

В учебной литературе принято считать, что децентрализованная система контроля является современной, более эффективной и лояльной по отношению к сотрудникам организации. Однако некоторые специалисты уверены, что децентрализованный подход является более жесткой формой контроля, так как способствует активному участию, вовлеченности в него самих сотрудников. [5]

Таким образом, выбор системы контроля зависит непосредственно от сложности организационной структур, выбранной стратегии, а также от личности руководителя организации, его навыков, личностных качеств и привычек.