Структура текста делового письма (на примере письма-запроса)

Деловое письмо — это жанр официально-делового стиля, под которым понимают «один из видов официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности» [1, с. 7].

Структура текста делового письма зависит от коммуникативно-прагматической установки его составителя, которая в свою очередь обусловлена экстралин-гвистическими факторами, такими как стратегические задачи деловой деятельности, характер отношений с адресатом и др.

Главной особенностью делового письма, отличающей этот жанр административно-канцелярского подстиля официально-делового стиля от остальных, является его направленность на установление, развитие, а в некоторых случаях прекращение деловых контактов. Контакторегулирующая функция определяет тот факт, что особое значение при составлении делового письма имеют такие прагматические факторы, как коммуникативное намерение адресанта, характер его отношений с адресатом, заинтересованность в адекватной ответной реакции адресата, забота о позитивном имидже адресанта. В связи с этим наиболее актуальным представляется исследование текста делового письма в коммуникативно-прагматическом аспекте.

Текст делового письма можно разбить на отдельные коммуникативные блоки, каждый из которых соответствует определенному шагу в процессе достижения общей цели.

Прежде всего уточним понятие коммуникативного блока. В современной науке этим термином называют текстовую функционально-смысловую единицу, представляющую собой результат языковой материализации одного или нескольких коммуникативно-познавательных действий (смыслов), функционирующую в качестве структурного элемента содержания и характеризующуюся коммуникативной направленностью на выражение актуальной для автора и читателя информации [3, с. 163, 164].

При вычленении коммуникативных блоков исходим из того, что коммуникативное намерение автора обусловливает его определенную реализацию, языковое воплощение.

Деловое письмо-запрос или просьба — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Как правило, письмо-запрос предполагает получение ответа.

Рассмотрим коммуникативные блоки в составе делового письма-запроса с учетом следующих параметров:

• 1)    коммуникативное намерение автора;

• 2)    коммуникативный тип речи (или речевой регистр);

• 3)    синтаксические средства выражения.

I блок — установление контакта с адресатом.

Здесь называется адресат письма.

Определить речевой регистр в этом блоке по классификации Г. А. Золотовой [2, с. 202—217] не представляется возможным. Это один из диалогических регистров, условно его можно назвать контактоустанавливающим. Функционально он соотносится с во-люнтивным, но в то же время изолирован, так как выражает побуждение только к контакту, а не к действию вообще.

Предикаты в этом блоке, как правило, нулевые.

При рассмотрении синтаксического оформления видно, что в состав этого блока входят осколочные конструкции дательного падежа в номинативной функции:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Иванову И. И.

Также может быть представлена конструкция обращения, включающая определение уважаемый, хотя обращение является факультативным элементом делового письма:

Уважаемый Иван Иванович!

II блок — сообщение (констатирующая часть).

Излагается информация о положении дел, в результате которого сформировалась потребность в запросе, иными словами, выражаются мотивы создания документа.

Сторожук Евгения Анатольевна, ассистент кафедры русского языка Института международного образования Владивостокского государственного университета экономики и сервиса.

Тип речевого регистра информативно-описательный и информативно-повествовательный.

Предикаты в этом блоке бытийные, т. е. в данном случае констатируется наличие каких-либо фактов:

В Го су дар ст вен ную жилищ ную ин спекцию При-мор ского края по ступило заявление (обра щение)…

В про из вод ст ве Ленин ско го район ного су да г. Влади во сто ка нахо дит ся дело…

Иногда констатирующая часть сворачивается в непредикативную конструкцию обстоятельственного детерминанта причины:

В связи с про во димой про вер кой…

В целях предот вра ще ния пре ступ ных по ся га-тельств…

Во ис пол не ние По ста новле ния адми ни стра ции Примор ско го края…

• III    блок — побуждение к действию.

Выражается собственно просьба пишущего.

По классификации Г. А. Золотовой, это волюнтив-ный регистр.

В роли предиката обычно выступает глагол просить в форме 1-го лица единственного или множественного числа настоящего времени изъявительного наклонения, который, является во-первых, акциональ-ным, а во-вторых, перформативным, т. е. означает речевое действие.

Важную роль в этом блоке выполняет объектный инфинитив при глаголе, так как он обозначает действие, которое требуется совершить адресату:

Про шу Вас предоста вить сведения…

Про сим Вас со общить о при нимаемых мерах…

Предикат может быть выражен в «расщепленной» форме, что весьма характерно для официально-делового стиля:

Обра ща юсь к Вам с прось бой оказать со дей ст вие…

В некоторых деловых письмах запрос выражается в виде распоряжения с помощью глагола требо вать , краткого прилагательного должен и слова категории состояния не обхо димо. Такая форма выражения представляет побуждение с элементом коммуникативного давления, поэтому она допустима только в письмах, адресант которых имеет более высокий официальный ранг, чем адресат:

Тре бую в крат чай шие сро ки предос та вить сведения…

Вы должны пред ста вить необхо димые сведения…

Вам необхо димо предоста вить ре ше ние ар бит-ражно го суда…

Просьба может быть выражена глаголом предлагать в сочетании с инфинитивом, что также характерно для делового обращения «сверху вниз»:

Предла гаю Вам рас смотреть во прос…

Предла га ем Вам при нять меры…

Содержание запроса может быть сформулировано с помощью следующих синтаксических средств:

• 1.    В виде вопросительных предложений:

Перед экспертами ста вят ся следую щие во про сы:

• 1)    Ка ко во зна чение дан но го вы раже ния?

• 2)    Явля ет ся ли дан ное вы ра же ние оскор би тельным? и др

• 2.    В виде сложноподчиненного предложения с придаточным изъяснительным:

• 3.    В виде конструкции свернутой предикативности с предлогом о и его синонимами в сочетании с предикатной лексикой:

Про шу Вас со общить, доста точ но ли пред ставлен ных ма териалов…

Про шу Вас со общить о при нимаемых мерах…

• IV    блок — обоснование запроса.

Обычно здесь пишущий аргументирует необходимость запрашиваемой информации.

Коммуникативный регистр информативный.

В этом блоке представлены модальные предикаты, выражающие отношение необходимости.

Используются предложения со свернутой предикативностью, выражающие цели автора:

Дан ное за клю че ние нам необхо димо для предостав-ле ния в Ар битражный суд Примор ско го края при за-щи те сво их ин тересов в граждан ском про цес се.

• V    блок — завершение контакта.

В этом блоке выражается уважительное отношение к адресату, благодарность за сотрудничество и надежды на поддержание контакта.

Поэтому речевой регистр в этом случае можно условно назвать регистром поддержания контакта.

Тип предиката статальный, близкий по значению к предикату типа хо теть :

С уваже ни ем, И. И. Ива нов.

Зара нее бла го дарим Вас за оказан ное со дей ст вие и на де ем ся на даль ней шее со труд ни чест во.

Нужно отметить, что не всегда в письме-запросе представлены все 5 блоков. Обязательным является блок установление контакта в одной или двух формах выражения одновременно, также обязательно наличие блока-побуждения, в котором излагается просьба, а остальные блоки могут отсутствовать.

Однако в любом случае при создании делового письма-запроса автор преследует стратегическую коммуникативную цель: сделать так, чтобы адресат выполнил просьбу и при этом был заинтересован в сотрудничестве с адресантом. А реализация этой цели разбивается на отдельные этапы, соответствующие выделенным блокам, оптимальное языковое воплощение каждого из которых способствует достижению коммуникативной цели автора.