Структура текстов делового письма на английском языке

Все интенции делового письма материализуются с помощью различных средств языка. Прежде всего - это жесткая структура делового письма, которая, как правило, пишется по установленной форме. Наличие четких структурных компонентов и довольно ограниченный круг средств, наполняющих эти компоненты, позволяют создавать стандартные деловые письма - схемы. Следствием является максимальная унификация текстов деловых писем, повышающая эффективность данной формы коммуникации для осуществления деловых операций. Включение указанных компонентов в деловое письмо характеризуется определенными закономерностями. Среди проанализированных писем можно выделить следующие компоненты, которые располагаются в определенной последовательности:

Начинается деловое письмо с заголовка. В заголовке указывают наименование и адрес организации отправителя и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов. Например:

All communications to be addressed to the company and not to individuals Early Bird Warning Systems

• 75,    Carlton Street, London E. C. 4

Далее за заголовком пишут дату. Дата отправления чаще всего указывается в правом верхнем углу, сразу же под адресом отправителя (если он есть).

Существует несколько вариантов написания даты:

September 7,  1996; September 7th, 1996;  7 September, 1996; 7th

September, 1996

Первый вариант в настоящее время наиболее употребителен.

В дате не ставятся ни предлоги, ни определенный артикль (за исключением официальных писем и деловых документов). После даты точка, как правило, опускается.

Думается, нелишним будет напомнить и об особенностях написания окончаний порядковых числительных в английском языке.

• 1    st, 21 st, 31 st - first 'первый'

2nd, 22nd - second 'второй'

3rd, 23rd - third 'третий'

Во всех остальных случаях порядковые числительные имеют окончание th: 5th, 11th,17th, 24th. Однако, как правило, при обозначении даты в письме эти окончания в настоящее время не употребляются.

Названия месяцев часто пишутся сокращенно:

January - Jan.

Дату можно указывать и цифрами, однако при этом следует помнить, что в американском варианте на первое место ставят месяц, на второе -число и на третье - год. Например, дата 22 декабря 1996 года цифрами в американском варианте будет представлена следующим образом: 12.22.96 или 12/ 22/ 96. В британском варианте на первое место ставится число, а на второе - месяц, как и в русском языке: 22.12.96 или 22/ 12/ 96.

Затем указывают наименование и адрес получателя. Наименование и адрес организации или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка. Если письмо адресовано отдельному лицу - мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):

Mr. Tom Black

Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):

Mrs. Mary Green

При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:

Miss Anna White

После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым). Следом пишется название города.

17, Canon Street,

London,EC3 4BR,

England

Деловые письма обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.

Вступительное обращение пишется на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.

Распространенные формулы вступительного обращения:

Dear Sir,

Dear Mr. Black,

Dear Madam,

Уважаемый господин (строго официально)

Уважаемый господин Блек (менее официально)

Уважаемая госпожа (строго официально)

Dear Mrs. Green,    Уважаемая миссис Грин (менее официально)

Dear Miss White,    Уважаемая мисс Уайт (менее официально)

Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая надпись:

Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black

Затем идет непосредственно сам текст письма. Следом за ним заключительная формула вежливости:

Распространенные заключительные формулы:

Yours faithfully - С уважением (строго официально)

Yours truly - Искренне Ваш (менее официально)

Завершает деловое письмо блок подписи:

Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.

Деловые письма на английском языке могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.

В среднем, каждое деловое письмо содержит 8 блоков. Часть из них, а именно: заголовок, указание на приложение и на рассылку копий -появляются в тексте по мере необходимости. Полагая, что каждый из упомянутых компонентов структуры делового письма несет весьма важную для корреспондентов информацию, которая дублируется другими компонентами, структура делового письма была составлена с максимальным количеством возможных компонентов. Характерной особенностью расположения компонентов структуры является их «блоковая подача».

Заголовок письма не является необходимым компонентом делового письма для каждого коммуникативного намерения. Заголовки деловых писем встречаются во всех письмах различных коммуникативных намерений. Относительно коммуникативного намерения - информирование процент частотности заголовков составляет 81% (81 письмо из 100)

проанализированных писем данной интенции, побуждения к действию - 67% (67 писем из 100) проанализированных писем данной интенции; согласия, отказа и уклонение от ответа - 41% (41 письмо из 100) проанализированных писем данной интенции; жалобы -  18%  (18 писем из 100)

проанализированных писем данной интенции.

Относительно последнего блока «Указание на приложение или рассылку копий» можно сделать следующие выводы: приложение может встречаться в любых письмах различных коммуникативных намерений;

среди проанализированных мной писем данный блок встречался только в письмах с коммуникативным намерением - побуждение к действию, что составило 34 % проанализированных писем данной интенции (34 письма из 10); информирование - 22% проанализированных писем данной интенции (22 письма из 100), жалоба - 81% проанализированных писем данной интенции (81 письмах из 100).

Все остальные блоки являются обязательными и встречались во всех письмах деловой практики относительно всех коммуникативных намерений.

Особое внимание стоит уделить блокам «Вступительное обращение» и «Заключительная формула вежливости». Речь идет о том, знает ли адресат имя получателя письма или нет. При разной форме приветствия, слова заключения будут тоже разными.

Бубнова М.Ю.

студент

Крюкова А.А.

доцент, зам. декана

ФИСТ по НР со студентами

Поволжский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики Россия, г. Самара СОЦИАЛЬНЫЕ КЛИЕНТООРИЕНТИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОВРЕМЕННЫХ КОМПАНИЙ

С каждым днем коммуникации между пользователями в интернете становятся все более важными для компаний: производители хотят понимать, кто и что говорит об их товарах и каким образом можно использовать эту информацию.

Объектом исследования в данной работе выступает - коммерческий банк.

Выбор объекта исследования связан с практической необходимостью повышения эффективности процесса управления взаимоотношениями с клиентами.

Предметом исследования являются непосредственно процесс взаимодействия с клиентами в банке.

"Экономика и социум" №3(12) 2014