Структурно-параметрический синтез системы управления документопотоком

Документы, сопровождающие деятельность учреждения, могут создаваться в разных информационных системах, т. е. происходит дублирование информации в прикладных системах и системе документооборота. С другой стороны, необходимо обеспечить интеграцию этих систем в общую систему документооборота. Кроме того, следует учитывать следующие факторы [1]:

• •    обособленность данных по пониманиям информационной безопасности;

• •    невозможность полностью исключить бумажный документооборот;

• •    наличие определенных объектов рабочего процесса, которые требуют определенного способа их автоматизации [2-7].

2.    Алгоритм системы управления документопотоком

Еще одной проблемой проектирования системы документооборота организации является изменчивость структуры его документооборота: под влиянием различных внешних и внутренних влияний (приказов и директив вышестоящих министерств, ведомств, органов государственной власти и других организаций, новых федеральных образовательных стандартов, государственных стандартов и т.д.), структура организации оптимизируется и, следовательно, созданная система управления документооборотом должна обладать структурной и функциональной гибкостью [8-11]. Решением этой проблемы станет использование структурно-параметрического синтеза, благодаря которому можно оптимизировать систему электронного документооборота (СЭД) не только по ряду показателей, но и изменять структуру ее модулей и отдельных частей в зависимости от поставленных задач.

Для создания алгоритма структурно-параметрического синтеза СЭД применим функциональные диаграммы в нотации IDEF0 [12, 13].

Это дозволит детально отобразить процессы, происходящие в предметной области, а также, наглядно представит входную и выходную информацию, используемые управляющие действия и механизмы (инструменты), и, кроме того, графический язык IDEF0 прост, лаконичен и является стандартом при описании моделей и процессов на различных уровнях детализации.

Алгоритм структурно-параметрического синтеза системы управления документооборотом представлен в виде функциональной схемы в нотации IDEF0 (рисунок 1), которая включает в себя определенные процессы [14]:

Рисунок 1. Алгоритма структурно-параметрического синтеза.

А1. Разбор данных поступающей информации, используемой в организации. Входной информацией для первого пункта алгоритма является информация о тематической области организации. На первом шаге, данных поступающей информации, используемой в организации, изучаются и регистрируются в неформализованной форме с использованием различных вербальных или графических блок-схем, например, с использованием инструментов Microsoft Visio, LucidChart, ASCIIFlow Infinity, Gliffy и др. Затем рассматривается архитектура организации, чтобы составить схему подразделений с перечнем задач и необходимых документов, подлежащих обработке, соответствующих каждому отделу или службе. На следующем шаге составляется набор ожиданий в отношении архитектуры документооборота и окончательной реализации системы управления на основе заявленных требований управленческой команды организации, с учетом устно поставленных задач.

А2. Создание математической модели системы управления документами. На основе анализа моделирования электронного документооборота и имеющихся систем документооборота с использованием подходов системного анализа и математического моделирования создана математическая модель управления, учитывающая архитектуру документооборота организации, программные и аппаратные характеристики системы, оценки ее экономических затрат, продуктивность и качество работы, области определения переменных, уравнения, описывающие процессы, протекающие в документообороте. На основе этой модели и теории графов была разработана классификация основных структур информационных потоков, которая позволяет осуществлять формализацию и программную реализацию в процессах оптимальног движения документов.

А3. Определение программных характеристик системы документооборота. Данный этап непосредственно создает архитектуру системы управления и особенности ее использования (скорость, отказоустойчивость, качество, соответствие пользователей и т.д.), поскольку они определяются характеристиками программного обеспечения - используемыми инструментами разработки, структурой модулей и окончательной реализацией программного обеспечения. На основе поставленных перед системой технических условий и формальной постановки задачи структурно-параметрического синтеза формируется перечень условий к информационной системе, после чего осуществляется подбор средств создания и архитектуры модулей, которая включает функции каждого модуля, включает библиотеки кода и общие формы интерфейса. Данные компоненты полностью определяют программные характеристики создаваемой системы управления. Когда система обновляется и оптимизируется, алгоритм получает управляющие входные данные в виде набора комментариев от пользователей или руководящего персонала организации, после чего программные характеристики системы управления пересматриваются.

А4. Определение оптимальных структур и параметров модулей системы управления. На первом шаге итерации структурно-параметрического синтеза системы управления документами задается начальное состояние параметров, после чего проверяются ограничения задачи и вычисляется значение критерия. Если полученный результат является оптимальным, соответствует всем ограничениям и требованиям управляющего воздействия, то значения параметров передаются для программной реализации системы управления, в противном случае значения параметров изменяются, предыдущие шаги повторяются до тех пор, пока не будет подобран оптимальный набор параметров, при котором целевая функция достигает своего экстремума.

А5. Разработка основных модулей системы управления документооборотом. На основе полученной математической модели системы управления, оптимальных значений параметров и структуры СЭД разрабатываются модули системы управления для исполнительнораспорядительного блока. Для этого используется типовая схема разработки модулей. Она состоит из следующих этапов: создание базы данных для модуля; разработка интерфейса модуля с использованием выбранных инструментов; реализация основных функций модуля, в том числе с привлечением сторонних библиотек программного кода; реализация разграничения доступа к информации по оптимальной модели; реализация средств поиска информации в модуле; наполнение базы данных необходимой информацией. Следуя данной последовательности этапов, разрабатывается типовой модуль системы управления, отвечающий требованиям к его функциональности и программной реализации.

После завершения разработки производится отладка и тестирование модулей, выявляются ошибки, замечания по работе или предложения поступают на вход блока А3 в виде управляющего воздействия, и начинается новая итерация структурно-параметрического синтеза системы управления документооборотом.

3.    Заключение

Реализация алгоритма структурно-параметрического синтеза разрешает уменьшить временную и количественную составляющую проведенных работ за счет использования модульной системы проектирования и формализации объектов документооборота, процессов их перемещения и взаимодействия. Применяя параметры, рассматриваемые в алгоритме в виде математической модели системы управления, систематизации структур информационных данных, условий раздельного подхода, постановки задачи улучшения программно-аппаратных характеристик системы управления, можно значительно упростить процесс представления документооборота, создание и совершенствование системы, а также обеспечить ее конкурентоспособность за счет увеличения ее результативности.

Работа выполнена в рамках государственного задания Минобрнауки России по теме «Концептуальное моделирование информационно-образовательной среды воспроизводства человеческого капитала в условиях цифровой экономики» № 121102600069-2. Работа выполнена в рамках государственного задания Минобрнауки России по теме «Разработка новых методов автономной навигации космических аппаратов в космическом пространстве» 121102600068-5.