Сущность и значение информационных систем управления проектами

Современная проектная деятельность предприятия или организации невозможно    без    применения    информационных    технологий.

Информационные технологии используются для автоматизации и удобства обработки и анализа данных управления проектами. Они представляют собой комплекс сбалансированный комплекс программных средств, технических и информационных систем, которые направлены на успешную реализацию и эффективную поддержку процессов управления проектами. Сейчас информационная система управления проектами является неотъемлемой частью системы управления проектами любой организации, в чем и заключается актуальность данной статьи.

В первую очередь, информационная система управления проектами – это единое информационное пространство, которое позволяет повысить эффективность управления проектам в организации на протяжении всего жизненного цикла того или иного проекта. Это достигается путем активной поддержки всех процессов управления проектами. Так же информационные системы могут быть направлены на автоматизацию процессов управления портфелем проектов, что позволяет управлять стратегическим планированием.

К задачам, выполняемым информационной системой управления проектами можно отвести следующее:

• 1)    Автоматизация процессов управления проектами на всех стадиях

проекта;

• 2)    Объединение всех планов и задач проектов организации в

единую базу;

• 3)    Формирование единой системы всех ресурсов для контроля и

• управления ими (ресурсами);

• 4)    Оптимизация и удобство коммуникации участников проекта;

• 5)    Создание архива и единой базы данных по проекту или

• портфелю проектов.

Рассмотрим разнообразие информационных систем управления проектами.

На сегодняшний день существует большое количество информационных систем, как простые, для локальных систем с ограниченным, простейшим функционалом для одного или нескольких пользователей, так и сложные программы, с огромным функционалом, которые позволяют решать большое разнообразие задач.

В первую очередь, классификация ИСУП зависит от направленности отрасли, в которой она применяется. По отраслям ИС можно разделить на:

• 1)    Инновационные;

• 2)    Инвестиционные;

• 3)    Строительные;

• 4)    Организационные;

• 5)    Производственные;

• 6)     IT-проекты.

По техническим характеристикам информационные системы можно разделить на три части:

• 1)    Локальные информационные системы. Эти системы управления

проектами предназначены для ведения, например, малого бизнеса, где задействуется крайне малое количество небольших проектов. Преимуществами таких систем является дешевизна и простота использования. Сюда можно отнести Microsoft Project, Spider Project и др.

• 2)    Серверные ИСУП. Довольно распространенная система

управления проектами, ориентированная на средний или крупный бизнес. В задачи данной системы входит автоматизация процессов управления проектами, портфелем проектов. К минусам можно отнести довольно высокую стоимость, в сравнении с локальными системами и необходимость умения использовать подобные системы, желательно имея штаб персонала.

• 3)    ИСУП на основе интернет-технологий. Функционал схож с

системными системами, яркое отличие в том, что нет необходимости в приобретении необходимого оборудования, в формировании специального штаба персонала. Данными системами можно пользоваться на удаленном доступе по сети интернет, предоставляя общий доступ всем участникам проекта. Это несомненно снижает затраты на внедрение и обслуживание данных систем. К минусам можно отнести тот факт, что при использовании

ИСУП по сети интернет необходимо передать всю информацию по проектам в стороннюю организацию, которая будет отвечать за безопасность данных. Так же данные системы все-таки не настолько функциональны, по сравнению с сетевыми, и не настолько глубоко настраиваемы.

Так же информационные систему управления проектами можно разделить по модели ценообразования:

• 1)    Приобретаемые в постоянное пользование (стационарные).

Такой вид обычно пользуется спросом у среднего и крупного бизнеса.

• 2)    Предоставляемые за ежемесячную абонентскую плату

(облачные). Данный вид выбирает малый бизнес в связи с возможностью равномерного распределения финансовых вложений и высокой стоимостью покупки программного обеспечения.

В современном управлении проектами любой организации необходимо внедрение информационной системы управления проектами. Вопрос в том, какую именно систему необходимо использовать. Что бы определиться в этом вопросе, необходимо четко понимать потребности организации в функционале ИСУП.

Итак, возможности, которые могут предоставлять информационные системы управления проектами:

• •    Объединение всех проектов организации для принятия обдуманных, эффективных управленческих решений;

• •    Упорядоченное хранение всей информации по проектам о процессе выполнения работ, имеющихся ресурсах, временных ограничениях, финансовых ограничениях;

• •    Возможность оперативного анализа любых отклонений в проекте: несоответствие запланированных временных ограничений действительному, выход за «рамки» бюджета, нехватка имеющихся ресурсов;

• •    Минимизация времени на коммуникацию между участниками проекта или портфелями проектов за счет имеющейся единой базы данных, в которой всегда внесены актуальные показатели;

• •    Автоматизация процессов, связанных с документооборотом, так как этот процесс происходит дистанционно;

• •    Возможность построения различных отчетных документов, например, графиков, наглядных диаграмм, таблиц;

• •    Использование архивов, накопление информации, постоянное пополнение архивов актуальными данными, в следствии – накопление знаний по реализуемым проектам.

• •    Упрощение процесса контроля качества выполняемого проекта со стороны руководителей;

• •    Возможность более рационального распределения задач по проектной деятельности между участниками проекта;

• •    Снижение рисков превышения финансовых ресурсов за счет более эффективного планирования и контроля за расходом средств.

В настоящее время при работе любой организации необходимо наличие даже самой примитивной информационной системы. ИСУП, в первую очередь, помогает автоматизировать процессы выполнения проекта, структурировать все данные по проекту.