Тайм-менеджмент или как рационально управлять временем

У большинства современных людей отчаянно не хватает двадцати четырех часов в сутках на то, чтобы полноценно выполнять запланированную работу. Причины всего этого в отсутствии привычки планировать свое время. В наши дни все успешные, деловые и просто ответственные люди имеют ежедневники, расписания или хотя бы элементарнейший «to do» лист (список дел, которые необходимо выполнить к определенному сроку, с английского to do – сделать). И помогает им контролировать свое время тайм-менеджмент.

Итак, тайм-менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Существует много способов и видов планирования времени, но всех их объединяет несколько принципов. Это принцип шести букв «п», правило «съеденной лягушки», «правило АБВГД», принцип принудительной эффективности и принцип равновесия. Принцип шести букв «П». П равильное п редварительное п ланирование п редотвращает п лохие п оказатели – именно в этом суть принципа. Этот принцип не сколько помогает распределять свое время, сколько дает понять, зачем это нужно. Если накануне трудного дня составить список дел, то, скорее всего, он будет выполнен.

Главное, при предварительном планировании учитывать приоритет каждого дела и верно рассчитывать время, которое придется на него потратить. Здесь стоит помнить, что правильно спланированный день повышает производительность на 25%, а 10% времени, которое тратится на планирование задачи, сэкономит около 90% времени на решение этой же самой задачи.

Правило «съеденной лягушки». Одна     народная     мудрость утверждает: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Лягушкой должно стать самое важное, сложное и неприятное дело в расписании. Его стоит делать с самого утра, а после следует вознаградить себя за его выполнение и провести день на подъеме. Если откладывать это дело до последнего, то весь день пройдет в напряженном ожидании, на нервах, и вряд ли вы сможете сосредоточиться на других делах.

Впервые лягушку с неприятным делом сравнил Брайан Трейси [1], чем помог каждому, кто пытается справиться со своим временем.

Правило АБВГД. Каждое невыполненное обязательство имеет свои последствия. Глядя на свой список дел на завтра, следует подумать – какое из них при невыполнении обойдется неприятнее всего? Его необходимо пометить буквой А (сделать обязательно), и далее по убыванию. Буква Д пусть означает «долой» - дела, которые делать, в общем-то, не обязательно. Зачастую, как показывает практика, этой буквой люди отмечают то, в чем не смогли отказать другим людям. Какие-то мелкие услуги, которые, как кажется, не трудно выполнить, и не хочется отказывать и обижать знакомого или приятеля, но которые в итоге занимают прилично времени.

Главное правило метода заключается в том, чтобы не переходить к делам категории Б, пока не закончены все дела категории А. Иначе есть вероятность вообще ничего не сделать.

Принцип принудительной эффективности. Моцарт мог трудиться над несколькими композициями одновременно, однако всем остальным это, как прпавило, не подвластно. Следует помнить, что начатое дело, а потом брошенное, а потом снова начатое – это снижение эффективности и процента полезности этого дела более, чем в пять раз. Потому что после того, как дело оставлено в первый раз, невозможно совершенно точно помнить, что и в какой последовательности планировалось сделать, всю специфику и т.д.

Принцип принудительной эффективности заключается в том, что времени хватает не всегда, но его всегда не хватает на самое важное.

Существует определенная классификация приоритетности дел, разработанная тридцать четвертым американским президентом и носящая название «метод Эйзенхауэра»[2].

• 1.    На первом месте стоят задачи одновременно срочные и важные. Их нужно сделать здесь и сейчас, иначе последствия придется разгребать еще долго и нерационально.

• 2.    Второе место занимают дела важные, но не срочные. Подобные дела очень часто переходят в первую категорию, если откладывать и откладывать, и еще разок отложить. Они имеют выгоду и последствия в перспективе, но это не повод не сделать их, как только появиться возможность и время.

• 3.    Срочные, но не важные дела занимают третье место. Они прямо таки просятся, чтобы вы их перепоручили или просто уменьшили их количество. Они отнимают львиную долю времени и при этом дают мало результата. Такие дела должны быть и есть у каждого человека, но постарайтесь свести их к минимуму.

• 4.    Логично, что на четвертом месте будут не срочные и не важные задачи. Просто вычеркните их. Это ни на что не повлияет.

Этот метод, несмотря на некоторую схожесть, отличается от метода АБВГД тем, что здесь дела распределяются по сроку и важности, а не только по важности. Самое оптимальное – это уметь комбинировать эти методы, получая максимальную пользу.

Принцип равновесия. Он связан с тем, что количество дел увеличивается, количество времени уменьшается, паника нарастает и впору бросить все и просто перестать заниматься чем-либо. Порой времени хватает только на то, чтобы решать жизненно важные вопросы. И порой жизненно важные дела – здоровый сон, нормальное питание. Это и многие другие необходимые организму вещи нужно планировать и обязательно делать.

Во всем важно соблюдать равновесия. Нельзя работать или учиться до изнеможения, думая, что организм все выдержит. Жизнь должна быть насыщенной и интересной, но порой стоит отложить ежедневник и провести время с семьей или просто за отдыхом. А потом с новыми силами сделать в два раза больше запланированного. Это – один из способов сохранить равновесие

Равновесие так же может обеспечить еще один нетрадиционный метод управления своим временем. Это страхование. Страхование защищает вас не только путем предоставления страховой выплаты, которой, кстати, может и не быть, если не произошло страхового случая. Страхование имеет важнейшую для современного человека функцию, которую многие просто не замечают. Эта функция заключается в том, что вместе со страховым полисом человек приобретает психологическую уверенность в своей защите, получает «защиту от страха». Последнее позволяет избавиться от беспокойств, напрасной траты временили нерационального его использования ввиду мнимой или действительной угрозы, дает уверенность и спокойствие для эффективной деятельности [3; 4].

Время не подвластно людям. Оно течет в независимости от человеческих стараний, и никто не может его контролировать. Однако каждый обладает возможностью контролировать себя самого. Планировать и записывать, не забывать и делать. Как только это умение будет освоено – появится возможность добиться истинного успеха в делах.