Тайм-менеджмент или наука управления временем

Часто ли вы задумывайтесь о том, что вам не хватает времени на что-то важное или о том, что вы тратите свое драгоценное время впустую? Если ответ «да», тогда стоит ознакомиться с технологией организации времени и его эффективного использования, то есть с тайм-менеджментом. В более узком смысле тайм-менеджмент учит тому, как можно существенно увеличить продуктивность и эффективность своей деятельности. Тайм-менеджмент представляет собой неотъемлемую составляющую жизни любого настроенного на качественный результат во всех начинаниях человека.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, среди которых:

• •     Постановка целей

• •     Планирование и распределение времени

• •     Делегирование задач и управление ресурсами

• •     Анализ затрат времени

• •     Фиксация времени

• •     Приоритизация

• •     Составление списков

• •      И др. [1]

Первым человеком, рассматривающим управление временем в российской практике, стал А.К. Гастев, общественный деятель и революционер. Это произошло в 20-е годы двадцатого столетия. Первым методом по управлению личным временем считается хронометраж, появившийся в 70-е годы прошлого века. Со временем усиливался интерес к данной теме, и в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии была создана кафедра тайм-менеджмента. [1]

Существует множество способов эффективной организации собственного времени. К одному из них относится правило 6 «П», которое гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планирование действительно выступает залогом успешной работы и средством избежания многих ошибок. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…» [2].

Одним из высокоэффективных средств организации времени считается закон принудительной эффективности управления временем. Его суть заключается в следующем: целенаправленность и сосредоточенность – основа любой деятельности. Всегда следует начинать с выполнения первостепенных задач и продолжать их выполнять последовательно. В ситуации, когда вы бросаете начатое дело, а после возвращаетесь к нему снова и снова, ваша эффективность снижается в 5 раз. Закон принудительной эффективности гласит, что на все времени никогда не хватает, но для самого важного его всегда достаточно. Поэтому для успешного управления временем важно заставить себя в определенный временной отрезок сделать в первую очередь то, что будет наиболее выгодным и результативным, то, что действительно необходимо сделать.

Все дела условно можно разделить на 4 группы:

• 1.    Срочные и значимые – при попытке отложить эти дела на потом вы столкнетесь с множеством проблем. За эти дела необходимо приниматься самому и прямо сейчас;

• 2.    Значимые, но не срочные – эти задачи можно отложить, но они способны оказать сильное влияние на вашу жизнь в долгосрочной перспективе. Несрочные и значимые дела имеют тенденцию становиться срочными и значимыми, если откладывать их постоянно. Чтобы этого не произошло, заранее запланируйте для них временной резерв, и не нарушайте его;

• 3.    Срочные, но не значимые – задачи этого вида мало влияют на ваш успех, они отнимают большую часть вашего времени, и от того, как вы ими распорядитесь, будет зависеть эффективность управления временем в целом. Это те задачи, которые можно и нужно перепоручать кому-либо или сокращать их количество;

• 4.    Не срочные и не значимые – никак не влияют на вашу жизнь, а значит, их невыполнение ничем для вас не грозит. Они не играют никакой роли в вашем списке, и их можно смело вычеркивать [3].

Таким образом, закон принудительной эффективности управления временем учит оценивать степень важности поставленных задач и выполнять только действительно необходимые дела.

Следующий метод борьбы с нерациональным использованием времени является прием «съесть лягушку», придуманный канадским мотиватором и бизнез-коучем Брайаном Трейси [4]. Суть данного приема заключается в выполнении наименее приятных вам заданий в первую очередь. Ведь чем дольше вы откладывайте важное и неприятное занятие, тем дольше вы ощущаете эмоциональный груз. Следовательно, нужно как можно быстрее разобраться со сложным делом, и прилив сил не заставит себя ждать.

Так же не следует забывать про проверенный временем способ – сказать настойчивое, но не грубое «нет». Не стоит думать, что вас посчитают черствым или бесчувственным, скорее всего вас примут за уверенного в себе человека, который точно знает, что хочет от жизни. Как только вы определите своих «пожирателей времени» и постараетесь избавиться от них, у вас появится достаточное количество свободного времени.

Исходя из вышесказанного, я пришла к выводу: научится управлять своим временем – это не одномоментный процесс. Потребуются усилия, чтобы установить равновесие между рабочими делами и личным временем. Мы не можем полностью контролировать все в нашей жизни, но грамотное управление своим временем – это то, к чему стоит стремиться.