Тайм-менеджмент в деятельности банка

Актуальность темы не вызывает сомнений и обусловлена тем фактом, что Эффективное управление временем одно из необходимых условий успешной профессиональной деятельности современного руководителя. В условиях перманентно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции исключительно важно умение эффективно организовывать время на всех уровнях – индивидуальном, командном и корпоративном. Задача руководителя заключается в такой организации труда, при которой сотрудники могут увязать результаты персонального самоменеджмента с повышением показателей эффективности фирмы или ее структурного подразделения.

Опираясь на данные идеи, при проведении настоящего исследования были поставлены следующие задачи.

• 1.    Изучение теоретических основ тайм-менеджмента в системе управления современной организации.

• 2.    Анализ результативности использования рабочего времени руководителей одного из банков города Таганрога.

• 3.    Исследование практики использования основных идей тайм– менеджмента в деятельности руководителя банка.

• 4.    Разработка мер по внедрению основных идей тайм-менеджмента в систему управления современной организации.

• 5.    Мониторинг процесса и начальных результатов внедрения концепции тайм-менеджмента.

Кратко остановимся на конкретных выводах и результатах, полученных в ходе решения поставленных задач в процессе работы над исследованием.

Во-первых, были изучены теоретические основы тайм-менеджмента в системе управления современной организации: феномен времени, рассматриваемый как современные философские и психологические концепции, наряду с чисто физической трактовкой категории времени; произведен анализ основных подходов и методов тайм-менеджмента, для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени. Был сделан вывод о необходимости использования комплекса методов с учетом возможности их адаптации под специфику деятельности конкретной организации.

Во-вторых, был выбран объект исследования – дополнительное отделение одного из банков в г.Таганроге. Был изучен кадровый состав объекта исследования – по поло-возрастным характеристикам, уровню образования и стажу работы. Наибольший вес в составе персонала занимают работники женского пола. В процентном соотношении в 2013 году это составило 71,5% к 28,5%, в 2014 году 90% к 10%, а в 2015 году 90% к 11%. Большинство работников имеют высшее образование (56%), что позволяет сделать вывод о наличии потенциала для развития.

В-третьих, с целью выявления недостатков в организации труда была проанализирована результативность использования рабочего времени руководителя банка. Для этого был использован метод индивидуальной фотографии рабочего дня. В результате был сделан вывод, о том, что руководитель использует свое рабочее время неэффективно, в первую очередь не выполняя намеченный план. Далее был представлен анализ структуры затрат рабочего времени старшего операциониста, т.е. заместителя руководителя исследуемого банка. Отмечено, что операционист ежедневно отрабатывает на 45 минут больше, отведенного рабочего времени, или на 9,3% от 480 минут. Вследствие чего возникает постоянная усталость, и снижается трудоспособность работника. Это говорит о том, что руководитель не правильно распределил обязанности не только свои, но и своих подчиненных.

Так как, принципиально важным направлением развития Банка является максимальная ориентация на клиента, то, проанализировав фотографию своего рабочего дня, руководителем было принято решение о том, что для усиления конкурентной позиции на российском финансовом рынке необходимо использовать новые и более совершенные методы тайм-менеджмента.

В-четвертых, был разработан комплекс мер по внедрению основных идей тайм-менеджмента в систему управления современной организации. В ряду общих изменений, было сделано следующее:

• 1.    Выявление относительного объема потерь рабочего времени, при помощи метода моментных наблюдений.

• 2.    Определение реального вклада работников в деятельность предприятия, с помощью автоматического учета рабочего времени.

• 3.    Повышение эффективности деятельности руководства и специалистов, при помощи внедрения технологии планирования времени на базе Microsoft Outlook.

В-пятых, нами был проведен мониторинг процесса и начальных результатов внедрения концепции тайм-менеджмента.

По результатам метода моментных наблюдений было установлено, что в среднем рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 3% — подготовительно-заключительная деятельность, 39% — основная деятельность, 14% — вспомогательная деятельность, 22% — потери рабочего времени, 5% — отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%. Потери рабочего времени сотрудников варьируются от 15% до 30%. В результате анализа были приняты меры для рационализации процесса использования сотрудниками своего рабочего времени.

Вторым мероприятием по повышению эффективности использования рабочего времени внедрение автоматизированной системы учета. На создание системы обзора и контроля потребовались небольшие вложения, а именно покупка лицензионного соглашения, непосредственно на данное обеспечение, а так же на ее установку. Но данные затраты, по результатам предварительной оценки, окупятся в течение полугода.

Для принятия полного решения об эффективности системы учета рабочего времени, потребуется время, в среднем 1 квартал. Но можно сказать, что уже через неделю, а именно 5ть рабочих дней, сотрудники стали более ответственно относиться к своевременному началу и окончанию трудового дня. Так же было заметно, что внедрение подобной системы позволило снизить потери времени из-за опозданий и ранних уходов до 1 часа в день на 4–5 сотрудников.

Следующее мероприятие по внедрению современных методов управления – «Корпоративный тайм-менеджмент на Outlook». Введение такого стандарта работы обеспечило упрощение контроля – благодаря параллельному просмотру своих задач и задач подчиненных по направлениям деятельности. Согласованность в работе способствовало и улучшению взаимодействия между подразделениями.

Примерно через три месяца, можно делать выводы о достигнутых результатах. Главный результат – это увеличение продаж, снижение затрат. Собственно уже здесь можно увидеть этот главный результат, в первую очередь в понимании сотрудниками того, как нужно управлять временем и что нужно изменить в себе, с тем чтобы само время эффективно работало на тебя.

Все применяемые методы изучения затрат рабочего времени взаимосвязаны и дополняют друг друга. Комбинирование этих трех методов позволяет оперативно оценивать эффективность деятельности компании и конкретных сотрудников. В целом, применяемые подходы, являются мощным средством для достижения целей, и требуют высокого профессионализма и большой ответственности сотрудников банка.

"Экономика и социум" №6(19) 2015